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[Comment faire un compte-rendu de réunion ?] Modèle

compte rendu réunion

 

Le compte rendu de réunion est un aide-mémoire précieux, notamment sur les décisions prises et les tâches à effectuer. Un CR obéit à certaines règles. Le ton doit rester neutre, et ne pas prendre position. Ce document restitue les décisions et points abordés, et se veut purement factuel. La prise de notes lors d’une réunion sert de base pour faire un compte rendu de réunion. Voyons rapidement comment structurer ce type de document administratif d’entreprise.

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Définition du compte rendu de réunion

Le compte rendu de réunion est un document professionnel. Ce document permet de rapporter des faits, des activités et des propos échangés dans le cadre d’une réunion. Il permet également de rendre compte des décisions prises, et de leur suivi dans le temps.

Les différentes parties d’un compte-rendu de réunion

D’une manière générale, le contenu d’un compte-rendu de réunion suit la structure classique de l’introduction-développement-conclusion.

La structure de votre compte-rendu :

  • Introduction : avec l’heure d’ouverture de la réunion, l’annonce de l’ordre du jour, les thèmes abordés par le passé si besoin.
  • Développement : avec l’exposition des faits, la restitution des débats dans l’ordre chronologique. Les échanges sont reformulés, synthétisés.
  • Conclusion : avec les décisions prises et les votes. Ajouter l’heure de fin de réunion, et si possible la date, l’heure et le lieu de la prochaine réunion.

Quel est l’intérêt d’un compte rendu de réunion ?

Il est important de faire un compte rendu quel que soit le type de la réunion et quels que soient les sujets abordés. Il s’agit, en effet, d’un document indispensable qui permet de mettre à l’écrit tout ce qui s’est dit à l’oral.

Un compte rendu de réunion vous permettra plusieurs avantages :

  • Dégager des solutions concises et concrètes à différents problèmes et garder une trace écrite des décisions prises ;
  • Fixer des objectifs précis ;
  • Formaliser les décisions prises et définir les responsabilités de chacun ;
  • Faire un suivi de l’avancée des projets et des actions à entreprendre ;
  • Récapituler les précédentes réunions et informer les participants des réunions à venir ;
  • Préparer les prochaines réunions.

Les 6 étapes à suivre pour faire un compte-rendu de réunion

 1. La préparation

Il est nécessaire de préparer le document que vous allez utiliser pour la saisie des informations de la réunion afin de garantir une efficacité et gagner du temps pendant la réunion.

2. La prise de notes

Pour faire un compte-rendu précis et complet, il est recommandé d’utiliser un appareil pour effectuer l’enregistrement de la réunion comme un smartphone ou un dictaphone. Cet enregistrement donnera lieu à une retranscription complète et précise de la réunion.

3. Les informations obligatoires

Pour qu’un compte-rendu soit valable, complet et pertinent, plusieurs informations importantes doivent y figurer.

Parmi ces informations, on retrouve :

Voici les informations clés à faire figurer dans votre CR : titre du document, identité de l’entreprise, nom et numéro de la réunion, date de la réunion, objet de la réunion, ordre du jour, etc.

4. La mise en forme

Il est recommandé d’entamer la rédaction du compte-rendu juste après la réunion afin d’avoir en tête tous les échanges durant la réunion et limiter les oublis.

Soyez vigilant quant au contenu du CR, ce dernier doit être : informatif, factuel et explicatif. La mise en forme doit également être structurée selon les parties du compte-rendu.

5. La relecture

Une fois votre CR est rédigé, prenez bien le temps de le relire pour vous assurer de la présence de toutes les informations et de la cohérence du contenu.

6. La validation et enfin la diffusion

Un compte-rendu de réunion est officiel une fois que toutes les parties l’ont approuvé et validé.

Dès que le compte-rendu est validé, pensez à l’envoyer le plus tôt possible à toutes les personnes concernées. Il est également important de rendre le document accessible à tout le monde dans l’entreprise.

Les mentions obligatoires dans un compte-rendu

Votre compte rendu de réunion doit comporter 6 éléments essentiels :

  1. L’objectif de la réunion : le contexte de la réunion, le sujet abordé et pourquoi l’avoir tenue ;
  2. La date de la réunion : la date à laquelle les personnes se sont réunies ;
  3. Les personnes présentes : lister les personnes qui ont assisté à la réunion en mentionnant leur service ou le poste occupé ;
  4. Les autres personnes impliquées mais n’ayant pas participé : les personnes concernées par le sujet abordé ;
  5. Le thème de la réunion et les sujets abodés : la synthèse des discussions avec les documents mentionnés et les présentations utilisées ainsi que les conclusions et les décisions prises lors de la réunion. Sans oublier les actions mises en place avec les dates définies ;
  6. La date et le lieu de la prochaine réunion s’ils ont été précisés.

Le type de compte-rendu à choisir

Vous devez effectuer le choix du type de votre compte-rendu selon votre besoin, vous avez le choix entre un compte-rendu exhaustif, une synthèse, un relevé de décision ou un rapport de visite.

Afin de définir le format que suivra votre compte-rendu, retenez qu’il existe :

  • Des comptes-rendus exhaustifs qui contiennent l’intégralité des échanges pendant la réunion en étant fidèle au langage utilisé par chaque intervenant ;
  • Des comptes-rendus plus ou moins exhaustifs, qui font abstraction des répétitions ou des interventions superflues ;
  • Des synthèses courtes qui sélectionnent les informations importantes ;
  • Des relevés de décisions qui retiennent uniquement les décisions prises en réunion en excluant tout le débat ;
  • Des rapports de visites qui reprennent les éléments constatés comme dans un formulaire.

Pour choisir le bon type de compte-rendu, vous devez essayer de déterminer certains éléments primordiaux :

  • L’objectif du compte-rendu ;
  • Pour une communication interne ou externe ;
  • Le lecteur du compte-rendu ;
  • Les ressources à disposition ;
  • Le temps nécessaire pour le faire.

4 conseils pour faire un compte rendu de réunion réussi

Une longue réunion vient de se terminer et une tempête d’idées se bousculent encore dans votre tête. Ne faites surtout pas l’erreur de reporter la rédaction du compte rendu à plus tard ! Faites-le tout de suite tant que vous avez toutes les idées en tête. Pour faire un compte rendu réussi, suivez ces 5 conseils :

  • Passer à l’action dès que la réunion est terminée :

Vous devriez rédiger le compte rendu tout de suite après la réunion, ainsi vous aurez les idées encore bien claires et bien structurées ans votre tête. Plus vous attendez pour rédiger votre compte rendu, plus vous êtes susceptibles d’oublier ou de passer à côté de choses ou d’informations importantes dites pendant la réunion.

  • Comprendre ce qu’est attendu et comment faire un compte rendu de réunion :

Pour un travail de qualité, il est primordial de comprendre d’abord ce qui est attendu. Vous devez savoir rédiger un compte rendu de réunion et comprendre qu’il s’agit d’un document écrit qui reprend les sujets abordés lors de la réunion. Il récapitule brièvement toutes les décisions prises et comporte des éléments essentiels que vous devez connaître.

  • Faire une trame ou un plan structuré du compte rendu de réunion :

Vous êtes prêt à passer à la rédaction du compte rendu mais vous ne savez pas par où commencer. Construisez d’abord une trame qui reprend tous les éléments importants de votre compte rendu en suivant ces étapes :

  • La date et le lieu, les participants et le rôle de chacun d’entre eux dans le projet ;
  • Les titres principaux de l’ordre du jour ;
  • Le contexte et la problématique ;
  • Les sujets de discussion et les points abordés lors de la réunion.
  • Rédiger le contenu du compte rendu de réunion :

Une fois votre plan est bien structuré, passez à la rédaction de votre compte rendu. Gardez en tête que le compte rendu c’est une trace écrite à conserver de ce qui a été dit à l’oral lors de la réunion. Pensez à mettre les points de l’ordre du jour dans un sommaire pour faciliter la lecture.

Exemple de compte rendu de réunion

Exemple de compte-rendu de réunion d’association

Dans une association, l’Assemblée Générale (AG) fait partie des réunions les plus fréquentes. Elle permet de faire le point des mesures passées et établir l’orientation de l’association en fonction des actions menées et des objectifs. L’AG permet de réunir les adhérents. Elle est aussi l’occasion pour faire remonter des réclamations et des suggestions pour améliorer la gestion associative. Le compte-rendu de réunion d’une association est donc primordial. Il permet de certifier de la bonne tenue de la réunion, et de communiquer aux membres absents les décisions prises. La structure d’un exemple de compte rendu de réunion d’association peut suivre la trame que voici. 1 : Les éléments relatifs à l’association ; 2 : Le nombre de personnes présentes et représentées ; 3 : L’ordre du jour ; 4 : Les éléments de l’Assemblée Générale ; 5 : Les heures d’ouverture et de clôture ; 6 : Le corps du compte rendu de réunion ; 7 : Les conclusions générales.


Découvrez nos exemples de compte rendu de réunion d’association à télécharger (format PDF)


Compte rendu de réunion de chantier

Le compte rendu est à transmettre aux artisans comme aux entreprises présents lors de la réunion de chantier. Les personnes ou entités absentes doivent aussi recevoir ce document. Surtout lorsqu’elles sont concernées par les décisions prises. Le compte rendu peut-être adressé avant la convocation suivante. L’envoi peut-être fait séparément à la convocation, mais un rappel avec ce document joint est toujours utile pour les participants. Il convient également d’éviter une remise en main propre du compte rendu lors de la réunion suivante. Voici une structure possible pour faire un compte rendu de réunion de chantier. Le plan peut-être adapté selon la situation, et ne constitue un document final valable pour toutes les situations.

COMPTE-RENDU DE RÉUNION DE CHANTIER

Numéro :
Date de la réunion :
Adresse du chantier : … (permet aux destinataires d’éviter toute confusion entre plusieurs chantiers)
Présents :
Excusés :
Absents :
I LOT … (intitulé du lot) … (nom de l’entreprise ou de l’artisan).
A Remarques générales.
B Hygiène et sécurité.
C Remises de documents.
D Travaux réalisés.
E Travaux en cours.
F Travaux à réaliser.
G Points techniques abordés.
H Délais.
II LOT … (intitulé du lot) … (nom de l’entreprise ou de l’artisan).
A Remarques générales.
B Hygiène et sécurité.
C Remises de documents.
D Travaux réalisés.
E Travaux en cours.
F Travaux à réaliser.
G Points techniques abordés.
H Délais.
DATE DE LA PROCHAINE RÉUNION
TABLEAU RÉCAPITULATIF DES PENALITES PREVISIONNELLES

 

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Questions fréquentes

  • ❓ Quelles sont les caractéristiques d’un compte rendu de réunion ?

    Un compte rendu consiste en une transcription fidèle d’un événement ou d’une réunion. Il s’agit d’une description de toutes les choses dites lors de cette réunion de manière claire, concise et précise. Il reprend de manière exhaustive les échanges d’une réunion en gardant l’essentiel et en évitant les redondances.

  • 💪 Comment faire un compte rendu ?

    La rédaction d’un compte rendu nécessite de la rigueur et beaucoup d’organisation. Pour ce faire, vous devez suivre des étapes clés. D’abord, il vous faut déterminer le format du compte rendu à faire et choisir un modèle à suivre. Ensuite, prenez des notes lors de la réunion ou faites un enregistrement pour ainsi retranscrire la réunion. Enfin, relisez votre compte rendu ou faites le relire par les participants.

  • 💡 Quel est l’objectif d’un compte rendu ?

    Le compte rendu de réunion consiste en un document écrit qui reprend en détails les échanges lors d’une réunion. L’objectif d’un compte rendu est de garder une trace écrite des discussions ainsi que de communiquer sur un événement avec les participants.

  • ✅ Comment faire l’introduction d’un compte rendu ?

    L’introduction (aussi appelée présentation) d’un compte-rendu doit énoncer ces différents points :
    • L’objectif du compte-rendu ;
    • L’intérêt de la réunion ;
    • Les problèmes à résoudre ;
    • Le plan du compte-rendu.
    L’introduction sert à définir clairement les actions à réaliser ainsi que les méthodes qui vont être utilisées pour y arriver.

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