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Mis à jour le : 23 avril 2024
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Publié par Fabien Laffargue

Faire un compte rendu de réunion ▷ en 6 étapes clés

Les réunions rythment notre quotidien au travail et permettent aux collaborateurs d’échanger sur plusieurs thématiques et axes de l’entreprise. Le plus important dans celles-ci restent cependant les comptes rendus de réunions (CR de réunion) qui en découlent .Dans cet article, nous explorerons les bonnes pratiques pour optimiser la rédaction des comptes rendus de réunion, garantissant ainsi une communication claire et une action efficace ! 

 

Faire un compte rendu réunion : 6 étapes

 

Le compte rendu de réunion est un aide-mémoire précieux, notamment sur les décisions prises et les tâches à effectuer. Un CR obéit à certaines règles. Vous êtes une structure à la recherche d’un professionnel afin d’effectuer la rédaction de comptes rendus de réunions pour vous ? Il est vrai qu’il s’agit d’une tâche chronophage qui demande une certaine expertise et une attention particulière. Mais ne cherchez plus, désormais reposez vous sur Officéo et concentrez vous sur votre cœur de métier !

Qu’est-ce qu’un compte rendu de réunion ? Définition

Le compte rendu de réunion (CR de réunion) est un document très important pour la gestion de vos projets. Ce document permet de rapporter des faits, des activités et des propos échangés dans le cadre d’une réunion. Il permet également de rendre compte des décisions prises et de préparer la prochaine réunion. La rédaction d’un compte rendu se forme sur la base de prises de notes. Ainsi, il permet de garder des traces pour suivre l’évolution d’un projet quelconque.

Quels sont les types de comptes-rendus ?

Vous devez effectuer le choix du type de votre compte-rendu selon votre besoin et le type de réunion. Vous avez le choix entre un compte-rendu exhaustif, une synthèse, un relevé de décision ou un rapport de visite.

Afin de définir le format que suivra votre compte-rendu, retenez qu’il existe :

  • Des comptes-rendus exhaustifs qui contiennent l’intégralité des échanges pendant la réunion en étant fidèle au langage utilisé par chaque intervenant ;
  • Des comptes-rendus plus ou moins exhaustifs, qui font abstraction des répétitions ou des interventions superflues ;
  • Des synthèses courtes qui sélectionnent les informations importantes ;
  • Des relevés de décisions qui retiennent uniquement les décisions prises en réunion en excluant tout le débat ;
  • Des rapports de visites qui reprennent les éléments constatés comme dans un formulaire.

Pour choisir le bon type de compte-rendu, vous devez essayer de déterminer certains éléments primordiaux :

  • L’objectif du compte-rendu ;
  • Pour une communication interne ou externe ;
  • Le lecteur du compte-rendu ;
  • Les ressources à disposition ;
  • Le temps nécessaire pour le faire.

Les différentes parties d’un compte-rendu de réunion

D’une manière générale, le contenu d’un compte-rendu de réunion suit une structure classique. Après avoir inscrit le procès verbal de la réunion, il faut rédiger l’introduction, le développement et la conclusion.

La structure de votre compte-rendu :

  • Introduction : avec l’heure d’ouverture de la réunion, l’annonce de l’ordre du jour, les thèmes abordés par le passé si besoin.
  • Développement : avec l’exposition des faits, la restitution des débats dans l’ordre chronologique. Les échanges sont reformulés, synthétisés.
  • Conclusion : avec les décisions prises et les votes. Ajouter l’heure de fin de réunion, et si possible la date, l’heure et le lieu de la prochaine réunion.

    Quels sont les éléments clés d’un compte rendu de réunion ?

    6 étapes pour faire un compte rendu de réunion

     1. La préparation

    Il est nécessaire de préparer le document que vous allez utiliser pour la saisie des informations de la réunion afin de garantir une efficacité et gagner du temps pendant la réunion.

    2. La prise de notes

    Pour faire un compte-rendu précis et complet, il est recommandé d’utiliser un appareil pour effectuer l’enregistrement de la réunion comme un smartphone ou un dictaphone. Cet enregistrement donnera lieu à une retranscription complète et précise de la réunion.

    3. Les informations obligatoires

    Pour qu’un compte-rendu soit valable, complet et pertinent, plusieurs informations importantes doivent y figurer.

    Parmi ces informations, on retrouve : titre du document, identité de l’entreprise, nom et numéro de la réunion, date de la réunion, objet de la réunion, ordre du jour, etc.

    4. La mise en forme

    Il est recommandé d’entamer la rédaction du compte-rendu juste après la réunion afin d’avoir en tête tous les échanges durant la réunion et limiter les oublis.

    Soyez vigilant quant au contenu du CR, ce dernier doit être : informatif, factuel et explicatif. La mise en forme doit également être structurée selon les parties du compte-rendu.

    5. La relecture

    Une fois votre CR est rédigé, prenez bien le temps de le relire pour vous assurer de la présence de toutes les informations et de la cohérence du contenu.

    6. La validation et enfin la diffusion

    Un compte-rendu de réunion est officiel une fois que toutes les parties l’ont approuvé et validé.

    Dès que le compte-rendu est validé, pensez à l’envoyer le plus tôt possible à toutes les personnes concernées. Il est également important de rendre le document accessible à tout le monde dans l’entreprise.

    Comment rédiger un procès verbal (PV) de réunion ?

    Votre procès verbal de réunion doit comporter 6 éléments essentiels :

    Mention obligatoire Description
    Objectif de la réunion Le contexte de la réunion, le sujet abordé et pourquoi l’avoir tenue.
    Date de la réunion La date à laquelle les personnes se sont réunies.
    Liste des participants
    Lister les personnes qui ont assisté à la réunion en mentionnant leur service ou le poste occupé.
    Autres personnes impliquées mais n’ayant pas participé Les personnes concernées par le sujet abordé.
    Thème de la réunion et les sujets abordés La synthèse des discussions avec les documents mentionnés et les présentations utilisées ainsi que les conclusions et les décisions prises lors de la réunion. Sans oublier les actions mises en place avec les dates définies.
    Date et le lieu de la prochaine réunion A indiquer s’ils ont été précisés par les personnes concernées.

     

    Y a t-il des exemples de comptes rendus de réunion ?

    Exemple, comment faire un compte rendu de réunion d’association (pdf)

    Dans une association, l’Assemblée Générale (AG) fait partie des réunions les plus fréquentes. Elle permet de faire le point des mesures passées et établir l’orientation de l’association en fonction des actions menées et des objectifs. L’AG permet de réunir les adhérents. Elle est aussi l’occasion pour faire remonter des réclamations et des suggestions pour améliorer la gestion associative.

    Le compte-rendu de réunion d’une association est donc primordial. Il permet de certifier de la bonne tenue de la réunion, et de communiquer aux membres absents les décisions prises. La structure d’un modèle exemple de compte rendu de réunion d’association peut suivre la trame que voici. 1 : Les éléments relatifs à l’association ; 2 : Le nombre de personnes présentes et représentées ; 3 : L’ordre du jour ; 4 : Les éléments de l’Assemblée Générale ; 5 : Les heures d’ouverture et de clôture ; 6 : Le corps du compte rendu de réunion ; 7 : Les conclusions générales.


    Découvrez nos exemples de compte rendu de réunion d’association à télécharger (format PDF)


    Exemple, comment faire un compte rendu de réunion de chantier (pdf)

    Le compte rendu est à transmettre aux artisans comme aux entreprises présents lors de la réunion de chantier. Les personnes ou entités absentes doivent aussi recevoir ce document, surtout lorsqu’elles sont concernées par les décisions prises. Il convient également d’éviter une remise en main propre du compte rendu lors de la réunion suivante. Voici une structure possible pour faire un compte rendu de réunion de chantier. Le plan peut-être adapté selon la situation, et ne constitue un document final valable pour toutes les situations.

    Modèle de compte rendu de chantier

    Pourquoi déléguer vos comptes-rendus de réunion à une assistante administrative Officéo ?

    Vous êtes à la recherche d’un support pour la rédaction et la gestion de vos comptes-rendus de réunion ? Déléguer une mission de secrétariat courant offre de nombreux bénéfices. En effet, en optant pour un prestataire de services administratifs expert pour externaliser vos comptes-rendus de réunion à une assistante administrative Officéo, vous êtes facturé uniquement sur les heures effectuées, ce qui vous permet une meilleure maîtrise de votre budget et ainsi de réaliser des économies.

    En choisissant Officéo, vous aurez à disposition sous 48h et partout en France une assistante administrative expérimentée et polyvalente, qui se chargera de toutes vos missions administratives polluantes et saura s’adapter à vos besoins pour vous permettre de vous recentrer sur votre cœur de métier.

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    Témoignage de Pierre Granges, responsable IT dans le département Support & Sourcing chez Allianz France et client Officéo

    pierre granges

    « Trouver un prestataire comme Officéo nous a permis de variabiliser notre support administratif et donc d’optimiser nos coûts fixes. J’ai fait l’expérience d’un prestataire qui a effectué les missions avec les bons profils, en réponse à nos besoins et en synergie totale avec les équipes internes en place. « 

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    Questions fréquentes

    • ❓ Qui fait le compte rendu d’une réunion ?

      Le compte rendu d’une réunion est généralement rédigé par le secrétaire ou le rapporteur de la réunion, désigné à l’avance ou choisi pendant la réunion.

    • 💪 Comment rédiger un compte rendu d’une réunion ?

      D’abord, il vous faut déterminer le format du compte rendu à faire, choisir un modèle à suivre, vous pouvez même établir un plan pour s’organiser. Ensuite, prenez des notes lors de la réunion ou faites un enregistrement pour ainsi retranscrire la réunion. Enfin, relisez votre compte rendu ou faites le relire par les participants.

    • 💡 Pourquoi faire un compte rendu de réunion ?

      Le compte rendu de réunion consiste en un document écrit qui reprend en détails les échanges lors d’une réunion. L’objectif d’un compte rendu est de garder une trace écrite des discussions ainsi que de communiquer sur un événement avec les participants.

    • ✅ Quels sont les éléments qui doivent figurer sur un compte rendu ?

      Dans un compte rendu, on doit retrouver de façon organisée l’en-tête avec la fiche d’identité du compte rendu, l’ordre du jour, le développement ainsi que la conclusion. Il est également possible d’y retrouver des annexes.

     

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