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Externalisation des services généraux d’entreprise : tout savoir

En matière de gestion d’entreprise et de secrétariat, les services généraux représentent un investissement considérable en temps. Plusieurs organisations se demandent si elles ne devraient pas externaliser les services généraux.

Pour autant, la question que vous devrez vous poser est de savoir pourquoi vous devriez faire confiance à un prestataire pour votre gestion administrative.

 

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Définition et domaine de compétences des services généraux

Les services généraux de l’entreprise encore désignés par les moyens généraux de l’entreprise concernent l’ensemble des services qui assurent le fonctionnement correct de la société au quotidien. Toutefois, ces services ne représentent pas l’activité de l’entreprise. En effet, bien qu’essentielles à la vie de l’entreprise, ces activités ne font pas partie des fonctions génératrices de revenus.

Il s’agit notamment de la gestion de l’énergie (électricité et chauffage), la gestion des fournitures et du courrier, la gestion des systèmes de sécurité ou encore l’entretien des bâtiments et des espaces verts.

Comment gérer les services généraux d’une entreprise ?

La gestion des services généraux au sein d’une entreprise peut être confiée à une personne ou une équipe de personnes en interne au sein de l’entreprise. Cela implique de diviser la force de travail du personnel ou alors de procéder à un recrutement. Il faut alors prévoir un temps d’adaptation, car les besoins spécifiques en matière de services généraux ne sont pas les mêmes pour toutes les entreprises. Cette méthode de gestion demande un investissement considérable en temps et en argent.

Les entreprises peuvent externaliser tout ou une partie des moyens généraux afin de réduire les coûts que représentent ces derniers. Les prestataires qui gèrent les moyens généraux de l’entreprise sont experts dans ce domaine d’activité.

En quoi consiste l’externalisation des services généraux d’une entreprise ?

L’externalisation des services généraux implique de céder à une entreprise tierce les responsabilités liées aux tâches administratives de votre société. 

Ces tâches comprennent entre autres : 

  • La saisie d’informations (comptes rendus, factures fournisseurs, rapports, lettres commerciales, etc.) ;
  • La gestion du standard et des appels téléphoniques ;
  • La gestion et le traitement du courrier entrant et sortant, etc.

Pourquoi opter pour l’externalisation des services généraux ?

Confier l’externalisation des services généraux à un prestataire est avant tout une question de confiance. En effet, les données traitées au sein de ce service sont sensibles. Vous devrez déléguer le traitement de ces tâches à un prestataire de confiance, fiable et expert pour comprendre les enjeux de votre entreprise.

Bénéficier de l’expertise d’un prestataire externe

Le traitement des tâches administratives est le corps de métier du prestataire que vous aurez choisi, de ce fait, il maîtrise les différentes procédures. Il est expert dans son domaine. Avec sa parfaite maîtrise du métier, le prestataire est capable de vous offrir un service sur mesure pour répondre à tous vos besoins. 

Bénéficier d’un service adapté à votre évolution

La croissance d’une entreprise impacte la quantité des tâches liées aux services généraux. En externalisant, vous gagnez un temps non négligeable que vous consacrez à votre cœur de métier. Le prestataire est constamment en veille et est capable de proposer des méthodes innovantes pour accompagner votre évolution.

Améliorer votre fiabilité

Éviter les erreurs sur les factures, la rédaction des documents administratifs ou toute autre tâche liée aux services généraux. Cela contribue à donner une bonne image de votre entreprise aux yeux de vos clients et de vos fournisseurs. Une bonne gestion des services généraux permet d’accroître la fiabilité de votre société.

Vous concentrer sur votre coeur de métier

Confier les services généraux de son entreprise à un prestataire expert, c’est également pouvoir se concentrer sur son activité principale. Ainsi, chacun exerçant dans son domaine de compétence, l’entreprise devient plus performante.

Réduire les coûts

Avec l’externalisation des services généraux, vous n’avez plus besoin de recruter en interne ou de payer des charges liées au recrutement que ce soit en CDD ou en CDI . Avec l’externalisation, vous n’augmentez pas les charges liées aux ressources humaines et vous dégagez du temps que vous allez consacrer à la formation d’un nouveau collaborateur. Vous minimisez également les pertes liées au départ d’un collaborateur entièrement formé par l’entreprise.

Gagner en flexibilité

Dans certains domaines, les pics d’activité peuvent prendre des proportions colossales. Dans ces cas, il est nécessaire de pouvoir s’appuyer sur un prestataire capable de suivre le rythme de travail induit par ces pics d’activité. Cela vous permet de poursuivre votre activité sans générer des erreurs et sans altérer la qualité de vos produits ou services.

En outre, l’externalisation des services généraux de votre entreprise vous permet d’établir des liens commerciaux et des partenariats avec plusieurs professionnels.

Même s’il est important de choisir d’emblée un partenaire de confiance, vous avez toujours la possibilité de changer de prestataire. La concurrence entre les différents professionnels vous assure donc de bénéficier du meilleur service possible.

De plus, vous avez la possibilité de modifier la demande de prestation en fonction des périodes. Ainsi, vous pouvez ajuster les missions à la hausse pendant les périodes de pic d’activité ou à la baisse pendant les périodes creuses.

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En résumé

  • Quelles sont les missions des services généraux ?

    Les missions des services généraux sont multiples et servent à assurer une bonne gestion quotidienne de l’entreprise. Ils s’occupent de l’établissement des cahiers de charges des prestataires, de la gestion de la logistique, de l’emailing, etc.

  • 💪 Qui gère les services généraux dans l’entreprise ?

    La gestion des services généraux de l’entreprise est confiée au responsable des services généraux ou encore appelé responsable des affaires générales. Il s’agit d’une personne qualifiée, ayant le contact facile et ayant en esprit la bonne coordination des activités pour le bon fonctionnement de l’entreprise.

  • 👀 Pourquoi est-il recommandé d’externaliser les services généraux ?

    L’externalisation des services généraux permet de mutualiser les coûts de ces derniers et permet à l’entreprise de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. C’est aussi une opportunité pour l’entreprise de bénéficier de l’expertise et du savoir-faire des professionnels externes.

 

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