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Comment créer un publipostage sur open office ?

courrier entrants et sortantL’un des points très importants à l’actif de l’internet et des nouveaux outils technologiques est la facilitation des moyens de communication. En un clic, il est possible de contacter un grand nombre de personnes pour passer une information. Mais pour cela, il faut s’y connaitre en la matière et disposer de l’outil idéal.

Dans cette même logique d’idée, le publipostage est au cœur de nombreuses stratégies marketing. Dans une entreprise ou pour des fins personnelles, la maitrise de cet outil est d’une grande utilité. Voici un dossier qui explique comment faire un publipostage avec open office

Le publipostage : définition

Le publipostage encore appelé mailing se définit comme l’envoi massif d’un même document, d’un message ou d’un mail rédigé avec un traitement de texte. Son objectif principal est de faciliter le travail et de permettre le gain de temps.

L’utilisateur envoie en peu de temps à plusieurs destinataires des messages électroniques à partir d’un modèle standard et d’une base de données variables. Pour réaliser le publipostage avec open office, les outils Calc et Writer sont sollicités de la suite bureautique Libre office. Ils sont simples d’utilisation comme les logiciels Excel et Microsoft Word

Le publipostage s’effectue en 3 grandes étapes :

  • La création de la base de données ;
  • La création du document, de l’email ou du message à envoyer ;
  • La fusion entre le document et la base de données. 

La création de la base de données de publipostage avec open office

Pour cette première étape du publipostage avec open office, il existe deux possibilités offertes à l’utilisateur. Soit : 

  • Utiliser une base de données existante ;
  • Créer une nouvelle base de données. 

Pour le premier cas, il faut retrouver sur son poste de travail (ordinateur) le dossier contenant la base de données existante.

Pour créer une nouvelle base de données, commencez par la création d’un nouveau fichier. Il faut ouvrir Calc pour créer ce bloc d’adresse.

Ensuite, il faut renseigner la base de données de façon stratégique. Pour cela, il faut inscrire dans les colonnes les différentes données à insérer dans la lettre. Il s’agit du nom, prénom, mail, adresse, ville, etc.

Dans cette logique, les lignes contiennent les enregistrements par destinataire. Sur la première ligne de la base de données, il faut renseigner les titres de colonnes. Il s’agira alors de créer un tableau croisé dynamique. Une fois toutes ces conditions respectées, il faut remplir le fichier.

À la fin, il faut enregistrer et nommer le fichier ainsi créé. Pour cela, il faut se rendre dans le menu principal, « fichier » puis cliquer sur « enregistrer sous » pour finaliser cette procédure. 

La création du document ou du message à envoyer

Une seconde étape importante, il s’agira de créer le modèle type de message à envoyer grâce au publipostage. Il faut se servir de logiciels de traitement de texte comme Writer pour le faire.

Simple et pratique, il faut juste saisir l’information ou le message à transmettre comme une saisie ordinaire. Toutefois, il faut prévoir, l’espace pour les différentes coordonnées du destinataire à insérer. 

Il faut noter qu’à cette étape, il est vivement conseillé de veiller à la qualité du texte et aux différentes erreurs. Les erreurs qui pourraient se glisser sur le message type se répéteront au niveau de chaque destinataire. Une fois le message prêt, il faut passer à la phase de la fusion.



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La fusion entre le document et la base de données

Dernière étape pour finaliser le publipostage, il faut relier les différentes informations existantes pour en faire un seul. Pour commencer, il faut se rendre dans le menu principal de logiciel Writer puis dans « outils » cliquer sur assistance publipostage. Il faut ensuite sélectionner le document type et cliquer sur suivant. 

À cette étape, il est important de renseigner le type de document à utiliser. Le choix est possible entre le modèle email ou une lettre. Il faut ensuite continuer avec la base de données à insérer. En effet, il faut sélectionner la base de données préalablement enregistrée. Il faut cliquer sur « ajouter » pour joindre le fichier.

Pour une dernière correction et une mise à forme correcte, il faut passer à l’option « éditer le document » que propose cet outil de publipostage. Ici, l’utilisateur peut à nouveau changer ou corriger son texte et insérer les différents champs de données existants. 

Pour insérer un champ de données, il faut mettre le curseur à l’endroit souhaité au niveau du document type. Ensuite, l’utilisateur cliquera sur « menu principal », « insertion », « champ » et « autres ». Ainsi, une fenêtre s’ouvre et permettra de choisir le champ idéal selon la liste existante dans la base de données préalablement téléchargée. Il faut répéter ce procédé plusieurs fois afin de fournir toutes les informations importantes de la lettre. 

Une fois toutes les modifications effectuées par l’utilisateur, il faut cliquer sur « fermer ». Il cliquera ensuite sur « revenir à l’assistant publipostage » pour fusionner les différentes informations. 

L’opération de fusion est ainsi réalisée. L’assistant de publipostage crée ainsi plusieurs fois le document type autant de fois que le nombre de lignes sur la base de données. Pour d’éventuelles corrections ou pour apporter une touche particulière à une lettre, il est possible d’utiliser l’option « personnaliser le document ». 

Le publipostage vient d’être effectué, il faut l’enregistrer puis nommer le document. Il faut souligner qu’à la fin du processus, selon le besoin, il est possible d’imprimer ou d’envoyer par email les documents fusionnés.  

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