Comment organiser un offboarding ?
L’entreprise se compose d’un ensemble de moyens matériels, financiers et surtout humains qui interagissent pour atteindre des objectifs.
Dans cet ensemble, le départ d’un collaborateur peut entrainer un frein dans l’élan de développement initialement enclenché. C’est dans ce cadre que l’offboarding apporte des solutions aux préoccupations des dirigeants face au départ d’un collaborateur. Comment organiser l’offboarding dans une entreprise ?
Sommaire
Pourquoi mettre en place l’offboarding ?
Le départ d’un collaborateur n’est pas toujours une phase assez simple à gérer. Le processus d’offboarding permet à chaque acteur de rompre la collaboration sans difficultés ou dommages. Il faut aussi souligner que dans un contexte de forte concurrence, cette stratégie de départ de collaborateur améliore l’image de marque de l’entreprise.
D’un autre côté, l’offboarding est aussi une stratégie indirecte pour attirer des talents vers l’entreprise. C’est alors un outil important de la gestion des ressources humaines et de l’amélioration de la qualité de vie au travail.
Le processus d’offboarding facilite le recrutement boomerang. Il s’agit du recrutement d’un ancien salarié de l’entreprise. Cette technique d’embauche est moins coûteuse à l’entreprise et limite les dépenses de formation et d’intégration.
En dehors de ces aspects, l’offboarding a aussi un effet sur la continuité des activités de l’entreprise et la transmission du savoir-faire. C’est important surtout dans le cadre d’un collaborateur à un poste stratégique de la gestion d’une entreprise.
Préparer la réussite d’offboarding
Avant le départ du collaborateur d’une entreprise, il faut réfléchir et définir les différentes dispositions à prendre. Trois travaux doivent être effectués : informer les autres collaborateurs du départ, organiser des passations puis récupérer les outils de travail du travailleur sortant.
Informer sur le départ du salarié
C’est de la responsabilité du chef d’entreprise d’informer ses collaborateurs du départ d’un employé. Il s’agit d’une astuce pour motiver les autres employés, mais d’affirmer la transparence et la franchise de l’entreprise. Selon les circonstances, il est possible d’organiser un dîner, un apéro ou simplement un au revoir honorable.
Prévoir une passation de service
La passation permet une prise de contact entre le nouveau collaborateur entrant et le sortant.
D’une part, ceci permet à l’ancien employé de transmettre son savoir au nouveau venu au sein de l’entreprise.
D’autre part, il est recommandé de demander à l’offboardé d’établir un manuel dans lequel seront consignées les bonnes pratiques et les missions du poste à occuper. C’est aussi une opportunité d’intégration de la nouvelle recrue.
Récupérer les outils de travail de l’offboardé et supprimer les accès
Les appareils et les mobiliers mis à la disposition de l’employé doivent être restitués lors de son départ de l’entreprise.
C’est d’ailleurs pourquoi il faut nécessairement établir une liste de tous les outils de travail mis à la disposition lors de l’onboarding.
En outre, pour éviter les éventuels cas de fuite d’informations ou de piratage informatique, il faut supprimer les mots de passe de l’ancien collaborateur. Il faut également le désinscrire du réseau interne et désactiver ses badges.
Réussir un offboarding en 3 étapes
L’offboarding est une tâche qui s’accomplit en 3 diverses étapes. D’abord, il faut clôturer tous les règlements ; ensuite il faut organiser une séance de remerciements.
Pour finir, la structure doit faire l’essentiel pour permettre à l’ex-collaborateur de garder le contact avec ses anciens collègues.
Clôturer tous les règlements envers le travailleur sortant
Les notes de frais, toutes les obligations de l’entreprise à l’égard du salarié sortant doivent être réglées ou remboursées.
D’un autre côté, le certificat de travail ainsi que tous les documents administratifs doivent être délivrés. Cette étape permet à l’offboardé de partir de l’entreprise en toute sérénité.
Remercier toute l’équipe pour ses efforts
Permettre au travailleur sortant d’échanger des salutations avec ses anciens collègues est une étape importante dans la réussite d’un offboarding.
C’est également une excellente occasion pour le chef d’entreprise d’exprimer sa gratitude à ses collaborateurs pour leur travail acharné ainsi que leur investissement. Par ailleurs, ce travail permet au manager de motiver encore une fois les salariés.
Garder le contact l’employé sortant
Le processus d’offboarding ne s’arrête pas le jour de départ de l’employé. Il faut trouver une solution pour garder contact avec l’ex-collaborateur. Aujourd’hui, les réseaux sociaux et différents outils numériques de communication offrent ces avantages. Cette tâche permet au travailleur de toujours véhiculer les valeurs de la société.
Quel outil numérique utilisé pour faciliter l’offboarding ?
Le processus de l’offboarding doit aussi prendre en compte les délais. Il faut alors pouvoir se rappeler chaque étape et définir le processus initial prévu.
Si l’entreprise dispose au préalable d’outil de gestion des ressources humaines, il peut y intégrer l’offboarding. Cette astuce permet d’automatiser certaines tâches et faciliter le travail.
Il y a également l’agenda électronique qui est aussi une option utilisable pour se rappeler les échéances. Les outils de création de Workflow ou de ticket de suivi peuvent aider dans cette démarche de l’entreprise.
Conclusion
Le processus d’offboarding permet en premier de rehausser l’image de marque de l’entreprise et facilite le départ des collaborateurs. C’est également une solution pour faciliter l’onboarding de la nouvelle recrue. Il faut également souligner qu’à l’ère du numérique, il existe des logiciels utilisables pour aider dans la réussite de cette démarche dans une organisation.
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