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Comment organiser un onboarding ?

suivi recrutement RHDans une entreprise, la réussite du processus de recrutement concourt au renforcement de la qualité de son personnel. Mais cette étape à elle seule ne garantit pas un employé de qualité et encore prêt pour s’intégrer aux réalités d’une entité.

Pour cela, il faut un temps et un processus d’intégration qui doivent faciliter une meilleure compréhension de la culture et du fonctionnement de l’organisation. Il s’agit de l’onboarding. Voici comment réussir l’organisation d’un onboarding. 

Pourquoi mettre en place un onboarding ?

L’onboarding est une suite logique au processus d’embauche d’un nouvel employé au sein de l’entreprise. L’échec de cette étape peut conduire à une rupture rapide de la collaboration de travail de la part du nouveau salarié.

L’onboarding est très important. Il permet au travailleur de connaître la culture et le mode de fonctionnement de sa structure de recrutement. 

D’un autre côté, un onboarding bien effectué permet de fidéliser les membres de la société pour plusieurs années.

D’après les statistiques, au moins 70 % des travailleurs continuent à travailler au sein de la même entreprise, lorsque l’onboarding est réussi. Pour finir, ce travail permet de refléter le prestige et la bonne organisation de l’entreprise. 

Effectuer un travail préparatoire pour la réussite du onboarding

Il est très risqué d’entamer un processus d’onboarding sans effectuer un travail préparatoire au préalable. Pour mener à bien l’onboarding d’un nouveau collaborateur, le planning doit porter sur 3 aspects différents. 

Prendre les nouvelles du collaborateur avant son entrée dans l’entreprise 

Généralement, après la phase d’entretien de recrutement, les recruteurs observent le silence jusqu’au premier jour de travail du candidat recruté. Ceci est une grave erreur dans la mesure où le processus d’insertion de ce dernier commence bien avant l’entrée au sein de la structure.

À ce titre, il est conseillé de recontacter le collaborateur bien avant la date de prise de fonction. Cette démarche consiste, non seulement à prendre des nouvelles, mais aussi pour lui indiquer le code vestimentaire de la société.

Un mail de bienvenue ou un appel téléphonique de l’équipe sont des moyens de renouer le contact avec le collaborateur. 

Discuter avec les managers

Il faut ensuite s’entretenir avec l’équipe qui s’occupe du management des ressources humaines afin d’éclaircir certains points avant l’arrivée du collaborateur. Cette discussion doit porter sur certains points comme :

  • Les formations à mettre en place pour le nouveau collaborateur ; 
  • Le matériel dont il a besoin pour accomplir la tâche qui lui sera assignée ; 
  • Les différents outils numériques (logiciels) d’onbarding de candidat à utiliser ;
  • Les différentes journées d’insertion (si le collaborateur doit fait partie d’une équipe opérant sur plusieurs sites). 

Apprêter les outils de travail 

Il est très décevant de manquer de mobilier nécessaire pour accomplir sa mission comme il se doit.

À ce titre, il faut anticiper sur les équipements indispensables pour le travail. Il peut s’agir des ordinateurs, des bureaux, des écrans, des comptes d’accès au réseau et des téléphones dont le collaborateur a besoin.

L’entreprise doit s’assurer de leur disponibilité d’une part, mais aussi de leur bon fonctionnement d’autre part. Pour conseil, il faut informer les services compétents dès lors que le postulant réussit à décrocher le poste de travail. 

Utiliser les bons outils d’onboarding 

La réussite du processus d’onboarding dépend aussi des différents équipements et méthodes de suivi mis en place. Il existe aujourd’hui des logiciels bien adaptés et utilisables à chaque étape du processus pour suivre l’avancée des différentes stratégies.  

  • Faire un mapping des différentes stratégies mises en place. À cette séance, il faut visualiser les différentes étapes du processus d’onbarding du candidat. Des outils comme Draw.io peuvent vous aider à bien suivre ce travail. 
  • Créer un workflow sur-mesure. Cette démarche vise à faciliter le travail des collaborateurs dans le processus d’onboarding. Axel assistance est aussi une solution numérique de chat très pratique, pour aider les managers chargés de l’onboarding. 
  • Créer des tickets pour une bonne communication entre les différents acteurs d’onboarding. L’outil Jira est une solution dans ces cas. 

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💡 L’onboarding, process parfois négligé, reste cependant essentiel à votre entreprise : il a un impact sur la performance, l’engagement et la rétention de vos collaborateurs.

Alors préparez-vous dès à présent à l’arrivée de vos futurs collaborateurs !

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Les différentes étapes de l’organisation d’un onboarding

Après le travail préparatoire, il est maintenant temps de procéder à l’organisation proprement dite de l’onboarding. Cette tâche s’articule autour de 5 points essentiels. 

Organiser une réunion d’information pour intégrer le nouveau collaborateur

La première chose à faire consiste à organiser une réunion avec le nouvel employé et les services de RH de l’entreprise. Cette entrevue permettra essentiellement de présenter l’équipe et ses missions au collaborateur.

C’est également l’occasion idéale pour aborder les valeurs ainsi que les aspects administratifs de l’entreprise à savoir. Il peut s’agir du règlement intérieur et de la signature du contrat de travail…. 

Au cours de cette réunion, le nouveau collaborateur reçoit le matériel nécessaire. Le badge de l’entreprise, la copie du règlement intérieur et tout autre équipement nécessaire lui sont remis. 

Aussi, la société met à la disposition de l’employé un badge pour la machine à café, un compte d’accès au réseau de l’entreprise et tous les documents administratifs dont il a besoin. Pour finir, à la fin de cette réunion, il faut présenter les différents locaux de l’entreprise au nouveau membre de l’équipe pour une meilleure connexion.

Organiser une réunion de travail pour mieux informer le collaborateur sur le travail à faire

Une fois les présentations effectuées, il faut également envisager une réunion de travail au cours de laquelle le nouvel arrivant apprend le fonctionnement de l’entreprise.

Pour ce faire, le manager doit lui indiquer les projets en cours d’exécution ainsi que leurs intérêts pour l’entreprise. Il faut ensuite informer le nouvel employé des tâches qui lui seront confiées et le mode de fonctionnement de l’équipe à laquelle il appartient désormais.

Le manager doit aussi préciser ce qu’il attend de la part du travailleur, surtout sur le point du savoir-être. 

Désigner un mentor 

Nommer un tuteur d’intégration peut être une meilleure solution pour une meilleure insertion du nouveau collaborateur au sein de la société.

Même si le manager peut très bien accomplir cette tâche, il est surtout conseillé de désigner un travailleur pour le faire. Ceci permet au nouvel employé d’être mieux imprégné des réalités de son équipe, devenant plus rapidement un membre à part entière. 

Permettre au collaborateur de suivre les formations

Entrer dans une nouvelle entreprise présente des difficultés d’adaptation notamment en ce qui concerne les différentes procédures et les fonctionnements de chaque équipe.

Pour une meilleure productivité, il est recommandé de donner accès au collaborateur à toutes les formations qui peuvent permettre de mieux réaliser les tâches. 

Faire le point de la première semaine 

La dernière étape de l’organisation d’un onboarding consiste à faire le bilan à la fin de la première semaine de travail du salarié. Il s’agit d’un travail qui est très peu chronophage (20 minutes maximum) au cours duquel, il faut s’informer sur :

  • Les impressions de la nouvelle recrue après sa première semaine de travail ;
  • La satisfaction de l’employé par rapport au poste de travail qui lui a été accordé ;
  • La volonté ou non de continuer au sein de l’équipe ;
  • Les éventuelles questions auxquelles le nouveau collaborateur souhaite avoir des éléments de réponse. 

Conclusion

L’atteinte des objectifs d’une entreprise dépend de la qualité de son personnel. La réussite du processus de recrutement est donc une première initiative importante. Mais pour une bonne intégration et un employé de qualité, il faut maitriser et bien organiser son onboarding.

Pour cela, il faut d’abord mettre en place des travaux préparatoires et ensuite suivre un processus bien adapté. Aussi bien les dirigeants que les anciens employés doivent participer à cette démarche.  

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