Comment comptabiliser et enregistrer les notes de frais efficacement ?
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Les notes de frais s’accumulent ? Votre activité professionnelle ne vous permet pas de toutes les traiter ? Finies les heures perdues à faire un état de vos notes de frais pour la comptabilité. Choisissez le service de gestion note de frais comptabilité Officéo.

Les frais professionnels

Le salarié est souvent amené à engager des frais, inhérent à ses activités professionnelles, que l’entreprise lui rembourse. Selon l’activité il peut s’agir de frais professionnels qui peuvent être de différentes natures :

  • Frais d’alimentation ;
  • Coûts de transport ;
  • Frais kilométriques (utilisation du véhicule personnel pour des déplacements professionnels) ;
  • Dépenses de mobilité professionnelle (exemple : hébergement provisoire suite à une mutation, dépenses de déménagement…) ;
  • Frais de télétravail (pour les personnes qui travaillent depuis leur domicile ou en dehors des locaux de l’entreprise) ;
  • Factures liées à l’utilisation professionnelle d’outils issus des NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication) ;
  • Les frais d’habillage (obligation de porter une tenue de travail, obligation de s’habiller dans l’entreprise).

Les frais professionnels peuvent être remboursés de deux manières, en frais réel ou bien au forfait selon le choix de l’entreprise.

NB : Depuis l’Ordonnance du 22 septembre 2017, l’alinéa 1er de l’article L1222-10 du Code du travail a été supprimé. L’employeur n’a plus l’obligation de prendre à sa charge les frais professionnels du salarié en télétravail.

Gestion note de frais comptabilité : Faites confiance à un expert Officéo

Ne vous occupez plus de la saisie de vos notes de frais de comptabilité et concentrez-vous sur le développement de votre entreprise.

Votre assistante Officéo contrôle pour vous chaque note de frais remise par vos employés. Elle veille à ce que les notes de frais soient bien détaillées au sein de votre entreprise ou cabinet médical. Les justificatifs obligatoires sont joints et elles sont remises avant la date limite fixée. Votre assistante Officéo se charge :

  • D’enregistrer pour vous toutes les informations relatives à vos notes de frais ;
  • De répartir vos notes de frais par dossier selon un système de classement qui vous convient et qui correspond aux exigences de votre expert-comptable ;
  • De répertorier toutes les factures justificatives sur un tableur ou tout autre tableau de bord. 

Une fois toutes ces conditions réunies, le remboursement des notes de frais sont valides. Votre assistante Officéo se charge pour vous de toutes les formalités administratives relatives à la gestion des notes de frais qu’elles soient :

  • Réelles : Il s’agit du remboursement exact des frais réellement engagés par l’employé dans le cadre de sa mission. Ce sont généralement des dépenses liées aux logement, déplacements, restauration ou encore de petites fournitures. Ce sont par exemple des tickets restaurants pour un repas d’entreprise, ou encore des tickets de péage pour un stationnement lors d’un déplacement professionnel.
  • Forfaitaires : Elle prend la forme d’une allocation globale correspondant aux différents frais de logement, déplacement, repas.
  • Déduction forfaire spécifique : ce dernier type de calcul est plafonné à 7 600€ par année civile et par salarié. Il concerne certaines catégories de salariés dont les employeurs sont autorisés à calculer les cotisations et assurances chômage selon une déduction forfaitaire lors de frais professionnels.

Grâce au service gestion note de frais comptabilité, plus de dépassements de frais, vous avez en temps réel une vision synthétique de l’évolution de votre trésorerie.

Déléguez la gestion de vos notes de frais à un assistant Officéo

En optant pour la solution gestion note de frais comptabilité Officéo, vous optez pour une solution souplepersonnalisée et sans engagement. Officéo met à votre disposition sous 48h et partout en France une assistante qui se chargera de traiter pour vous toutes vos notes de frais.

Vous gagnez ainsi un temps précieux que vous pouvez consacrer à votre activité professionnelle. La solution gestion note de frais comptabilité Officéo vous assurera ainsi une efficacité optimale et un gain de temps appréciable en surveillant pour vous l’état de vos dépenses.


Autres services administratifs

En plus de ce service de gestion notes de frais comptabilité, Officéo peut vous venir en aide sur l’externalisation des missions suivantes :

Pour toutes questions, n’hésitez pas à nous contacter via ce formulaire ou au 01 49 70 98 63.

note de frais comptabilité

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