Commencez par une relance amiable écrite ou téléphonique. En cas d’échec, envoyez une mise en demeure, puis engagez une procédure de recouvrement si nécessaire.
[Gestion des impayés] ▷ Guide ultime : procédure et astuces 💡
La gestion des impayés est une notion essentielle de la gestion commerciale des entreprises.
La mise en place d’un processus efficace est nécessaire pour assurer l’équilibre financier de la société. Heureusement, certaines dispositions peuvent vous aider à éviter les impayés
Qu’est-ce que la gestion des impayés ?
La créance client est une dette (somme d’argent) du client vis-à-vis de l’entreprise à payer dans un délai défini. Elle correspond au décalage entre l’exécution d’une prestation ou la vente d’un produit et son règlement. Lorsque ce délai n’est pas respecté, la créance devient alors une facture impayée. La gestion des impayés consiste donc à la mise en place d’une procédure pour récupérer le montant dû.
En France, le délai moyen de paiement est de 66 jours. Mais, il est courant que ce délai ne soit pas respecté ce qui met les TPE, petites et moyennes entreprises en difficulté.
La contribution du gouvernement à la prévention des impayés
Historiquement, les différents gouvernements de France ont activement contribué à la prévention des risques d’impayés. Récemment, plusieurs lois ont été votées pour soutenir les entreprises et sanctionner celles qui accusent des retards de paiement.
- Loi de modernisation de l’économie (2008) : Cette loi plafonnait les délais de paiement à 60 ou à 45 jours. Elle est suivie en 2014 par les pouvoirs étendus qui permettaient de sanctionner les entreprises qui avaient pour habitude de payer leurs factures en retard.
- Loi Sapin II (2016) : Elle vient renforcer la répression contre les mauvais payeurs avec la politique « name and shame ». Les entreprises en tort pouvaient alors se voir attribuer de ce « label » disgracieux sur le site de la DGCCRF (Direction générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des fraudes) ou dans la presse.
- Loi PACTE (2019) : Elle vient instaurer l’affacturage inversée. Une aide supplémentaire pour accompagner les entreprises dans le processus de gestion des impayés.
Toutefois, ces mesures restent insuffisantes puisque les entreprises françaises ne sont pas toutes atteintes de la même manière par ces différentes lois. Ainsi, il faut penser et trouver des solutions pour la gestion quotidienne des impayés.
Procédure de gestion des impayés
La procédure de gestion des impayés suit généralement deux étapes :
- Envoyer une lettre de relance : la relance rappelle de manière cordiale qu’une facture n’a pas été payée et propose un délai supplémentaire, généralement de 15 jours. Dans un souci de traçabilité, la lettre est éditée en papier recommandé. Il est également nécessaire de conserver les accusés de réception.
- Mise en demeure : Si le débiteur ne paie toujours pas, le ton se durcit et le créancier insiste sur le recours à la voie judiciaire avec un délai plus court. À ce moment-là, vous pouvez rajouter au montant initial de la facture les intérêts légaux de retard. Ces intérêts sont dus dès que la date de la première échéance vient à terme.
Si après ces deux étapes vous ne réussissez toujours pas à avoir vos créances, vous avez la possibilité de recourir aux services d’un huissier ou à laisser au client un délai de 30 jours avant d’entamer une procédure de recouvrement de créance judiciaire.
Les bonnes pratiques pour éviter ou limiter les impayés
Se prémunir d’un impayé est plus rentable que le recouvrement des créances.
Quelques conseils :
- L’identification de l’interlocuteur comptable dès le début d’un contrat ;
- La facturation des pénalités de retard ;
- La spécification des conditions de paiement dans le devis ;
- Le verrouillage des CGVs ;
- L’application et le suivi des processus de recouvrement et de relance.
Les bonnes pratiques à suivre afin de limiter les risques d’impayés consistent en :
- La relance rapide des factures ;
- La vérification de la solvabilité des clients ;
- La souscription à une assurance contre les impayés ;
- L’imposition d’un acompte dans les conditions de paiement.
Solutions de gestion des impayés
Le suivi des ventes et paiements est une activité chronophage. Même pour les petites entreprises le volume des factures peut atteindre un niveau tel qu’il devient nécessaire de recourir à une aide supplémentaire pour assurer le recouvrement des impayés.
Les logiciels spécialisés
Les logiciels de gestion des impayés offrent des avantages permettant d’accélérer l’encaissement de vos factures client. L’avantage premier de ces logiciels réside dans la possibilité d’automatisation du processus de recouvrement. L’automatisation permet d’éviter les oublis et la perte de temps quant à l’exécution de tâches chronophages relatives au suivi des factures et à la relance des clients.
En outre, les logiciels de gestion des impayés disposent de fonctionnalités qui permettent de prévenir les impayés. Ainsi, vous pourrez automatiser la demande des acomptes lors de l’édition des devis et factures. Vous pourrez également gérer une assurance impayée à travers votre logiciel.
Les fonctionnalités proposées par ces logiciels sont plus ou moins avancées en fonction des acteurs. Ainsi, certains logiciels offrent la possibilité d’un paiement direct sur la plateforme par virement ou par carte bancaire. D’autres logiciels permettent de prédire le comportement de paiement des clients grâce à un scoring prédictif.
L’externalisation du recouvrement des impayés
Les prestataires de services externes mettent à votre disposition des profils professionnels de recouvrement de créance client disposant de solides compétences et utilisant des outils performants. Ils organisent la mise en place et le suivi d’une procédure de recouvrement de A à Z pour vous faire gagner du temps sur cette partie très chronophage et fastidieuse. Leur attribution comprend également l’exécution de ladite procédure ainsi qu’un accompagnement juridique.
- En plus de vous faire gagner du temps, faire appel à un prestataire externe spécialisé dans la gestion d’impayés vous permet de gagner en productivité et de dégager du temps qualifié à consacrer à l’exécution de tâches cœur de métier ;
- L’externalisation vous offre également un confort et une flexibilité quant à la réalisation de cette mission en s’adaptant à vos besoins et à votre charge de travail ;
- Elle vous fait profiter des compétences d’assistants professionnels et experts dans leur domaine avec une mise à disposition sous 48h.
La gestion des impayés est une tâche fastidieuse qui exige de prendre des décisions rapides et efficaces. La déléguer à un professionnel tel qu’Officéo vous permettra d’éviter les litiges clients et de gagner un temps précieux à consacrer à votre cœur de métier.
J’ai besoin d’aide pour recouvrir mes créances
En plus de la prise en charge de votre recouvrement et de vos impayés, les assistants Officéo peuvent vous venir en aide sur les missions suivantes :
- La préparation de la comptabilité générale,
- La gestion des notes de frais,
- L’utilisation des tableaux de suivi de trésorerie Excel,
- La gestion de trésorerie d’entreprise, ainsi que son suivi,
- Le suivi et la relance des factures,
- La gestion des litiges clients,
- Le suivi de la déclaration de TVS pour les véhicules de catégorie N1
- Une aide à la déclaration de la TVA,
- Les démarches concernant la fiscalité entreprise dirigeant.
FAQ
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❓ Comment éviter les impayés ?
Les entreprises disposent de plusieurs solutions pour prévenir les impayés. La plupart de ces solutions reposent sur la connaissance des clients afin de prédire leurs comportements de paiement.
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