[Relance facture impayée par téléphone] Guide pratique ✓

Faire preuve de courtoisie et de professionnalisme est très important lors des négociations avec sa clientèle. Ses différentes qualités sont surtout requises dans le cadre d’une relance de facture impayée par téléphone dans une procédure de recouvrement. Comment réussir cette tâche de la gestion du poste client en entreprise ? Voici un guide pratique qui aborde cette notion en détail. 

J’ai besoin d’aide pour mes relances téléphoniques

Qu’est-ce qu’une relance facture impayée par téléphone  ?

La relance de facture impayée par téléphone est considérée comme un moyen de recouvrement d’une créance le plus judicieux pour faire une relance à l’amiable. La relance téléphonique est également le moyen le plus rapide car elle permet un contact rapide et direct avec le débiteur pour l’obtention d’une réponse concernant le retard de paiement ou le non-paiement des factures pour ainsi éviter d’entamer une procédure contentieuse plus longue et plus compliquée.

La relance téléphonique de par la rapidité qu’elle fournit dans la mise en relation avec le débiteur et les informations qu’elle permet de collecter rapidement, elle permet également de lui rappeler son devoir à respecter ses obligations contractuelles.

L’importance de la relance de facture impayée par téléphone

Pour des raisons variées, certains clients peuvent accuser du retard dans le paiement de leurs factures. Pour ce faire, la relance de facture impayée par téléphone est un moyen très efficace de rappeler à ces consommateurs leur engagement de solder les factures impayées. La relance téléphonique est procédure simplifiée de rappel de paiement. Elle se définit également comme une opportunité de collecte d’information pour comprendre les raisons du retard de paiement. Cette solution, en plus de faciliter le recouvrement des créances, renforce le lien de la structure avec sa clientèle. 

Pourquoi procéder à une relance de facture impayée par téléphone ?

Il faut noter que le téléphone est le canal de communication préféré des français et il est utilisé à une plus grande échelle par les consommateurs. Il est donc dans votre droit de prendre le téléphone pour relancer vos clients sur les factures impayées. D’ailleurs, il est même conseillé de privilégier le téléphone pour la première relance de facture impayée. La relance téléphonique représente le moyen le plus rapide et le plus efficace afin de débloquer une situation ou de régler un problème d’impayé qui résulte d’un simple oubli. Cette technique permet à la fois d’avoir une réponse rapide et d’être rapidement payé et à la fois de préserver de bonnes relations avec vos clients.

Quel est le moment idéal pour procéder à une relance téléphonique ?

Il est important de bien choisir le bon timing pour effectuer une relance de facture impayée par téléphone. Tout d’abord, il est impératif que l’appel soit effectué après le dernier délai de paiement. Et même une fois l’échéance arrivée, il faut patienter quelques jours avant d’appeler le client pour lui rappeler ses obligations. En outre, il est conseillé de faire parvenir une première lettre de relance par courrier ou même un message électronique avant de procéder à la relance client. 

Réussir la relance téléphonique en 4 étapes

La relance téléphonique est une opération très délicate. L’issu de cet appel détermine la poursuite ou non de la collaboration avec les clients débiteurs. Ainsi, la procédure de rappel de créance par discussion téléphonique doit prendre en compte 4 règles importantes. 

Préparer la relance téléphonique

Un travail préparatoire doit être fait avant d’appuyer sur le bouton « Call » du téléphone pour une relance de facture impayée par téléphone. À cet effet, il faut recenser certaines informations telles que : 

• Le nom ;
• Les coordonnées du client ;
• Les délais de paiement ou de règlement de la facture ; 
• Les données concernant la facture à recouvrir (montant de la facture, acompte, sommes dues…).

Entrer en contact avec le client

Pour mener à bien la relance de facture impayée par téléphone, il est conseillé que l’appel soit effectué par le personnel qui a conclu la transaction. À présent, il faut exposer les raisons de la prise de contact et découvrir les raisons du retard accusé par le client. Il faut ensuite négocier, proposer des solutions puis obtenir une promesse de paiement. 

Gérer les objections et les éventuelles mésententes

L’autre règle d’or pour réussir la relance téléphonique, c’est la courtoisie et la détermination dans les propos de l’appelant. Pour ce faire, il est recommandé d’écouter attentivement les objections et tâcher de les répondre tout en régulant son débit de parole. 

Effectuer l’appel dans le strict respect de la loi

Dans le but de connaître le succès d’une relance téléphonique, il faut veiller à respecter les droits du consommateur même s’il est débiteur. D’une part, il faut éviter de le harceler par des appels répétés ou de contacter ses proches. Le recours à des propos menaçants ou à des appels masqués est strictement considéré comme des actes hors-la-loi. 

Que faire si la relance de facture impayée par téléphone ne fonctionne pas ?

Vos nombreuses relances téléphoniques restent infructueuses ? Elles ne suffisent pas et sont toutes tombées dans l’oreille d’un sourd ? il est donc temps de penser à une autre solution de recouvrement amiable celle de l’envoi d’une lettre de relance. Vous pouvez également faire suivre cette lettre si besoin d’une lettre mise en demeure ou lettre « d’avertissement » pour facture impayée. Privilégiez l’envoi en courrier recommandé de cette dernière avec accusé de réception. Elle vise à informer le débiteur des conséquences de ses retards et de réclamer des pénalités de paiement.

Si ces actions ne portent pas leurs fruits, vous pouvez désormais passer par un juge ou un huissier pour adresser au client une injonction de paiement.

Exemple de relance téléphonique pour facture impayée

L’objet de la facture qui suscite la relance des clients dépend de l’entreprise et de ses activités. Voici un exemple de relance téléphonique pour facture impayée afin de vous donner une idée de sa structure. 

L’entreprise : Bonjour Mr/Mme X  Client X : Bonjour, À qui ai-je l’honneur s’il vous plait ?  L’entreprise : Je m’appelle XXX. Je vous appelle de l’entreprise XXXXX. Avez-vous quelques minutes à m’accorder s’il vous plait ?  Client X : Oui. Allez-y.  L’entreprise : Merci. Je vous contacte suite à votre facture du mois de XXXXX qui est restée impayée jusque là.  Client X : Je pensais passer à votre agence parce que le montant de la facture est supérieur à ma consommation durant ce mois. Pour ce montant, il faut bien croire que ça prête à de l’escroquerie.  L’entreprise : Je vous comprends parfaitement Mr/Mme X. Je suis prêt à mettre tout en œuvre pour que votre facture corresponde à votre consommation. Veuillez me rappeler votre numéro de téléphone s’il vous plait pour que je procède aux vérifications sur notre serveur.  Client X : Je suis désolé mais je préfère passer à votre agence pour régler cette affaire.  Entreprise : Alors, quand est-ce que nous pouvons espérer vous revoir dans les locaux s’il vous plaît ?  Client X : Voici mes disponibilités : XXX, XXXX, XXXXXX.  L’entreprise : Merci Mr/Mme X, c’est bien noté. Je vous souhaite une excellente journée.

L’externalisation des relances téléphoniques

Faire le choix d’externaliser sa relance de facture impayée par téléphone peut s’avérer très efficace et avantageux pour votre entreprise. En faisant appel à un prestataire de services comme Officéo pour lui déléguer vos relances téléphoniques, vous pourrez profiter de plusieurs avantages.  

• Gain d’argent si vous n’avez pas les moyens d’embaucher ;
• Avoir des assistants experts et qualifiés à disposition pour gérer votre relance téléphonique ;
• Gain de temps et de productivité : en effet en externalisant vous ne perdez aucun temps dans les processus de recrutements chronophages ;
• Maintien d’une bonne relation commerciale avec les clients.

En externalisant, vous aurez à vos côtés un assistant compétent qui vous assiste et vous accompagne dans chacune des étapes de la relance facture impayée par téléphone depuis la préparation de l’opration, jusqu’à l’appel du client. De plus, votre assistant Officéo vous permettra de bien cibler vos appels téléphoniques en adaptant les messages de relances à chaque interlocuteur tout en veillant à bien préserver votre réputation et votre image de marque. 

Ainsi, vous devrez bien choisir le prestataire qui vous permettra de profiter d’un service de qualité tout en vous recentrant sur votre coeur de métier. 

Conclusion

Relancer un client pour le paiement d’une facture impayée requiert un réel sens du professionnalisme. Il faut être attentif aux justifications, aux objections et aux propositions faites au cours de la conversation. La principale règle à respecter consiste à traiter le client avec le respect et la courtoisie qui reflète l’image de l’entreprise. 

J’ai besoin d’aide pour mes relances téléphoniques

---

Questions fréquentes