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Vidéo : tout comprendre sur l’externalisation comptable en 2 min

Qu’est-ce que la saisie comptable ? La pré-comptabilité ?

La saisie comptable est une étape clé et obligatoire de la gestion financière d’une entreprise. Elle consiste à enregistrer toutes les opérations économiques qui impactent les comptes : ventes, achats, règlements, dettes, etc. Ces opérations sont d’abord inscrites dans des journaux comptables (ventes, achats, banque, salaires…) puis reportées dans le grand livre, où elles sont classées par compte. Cette saisie, qui doit être rigoureuse et chronologique, permet à l’entreprise de suivre précisément sa trésorerie et à l’expert-comptable de construire des analyses fiables et éclairées.

En amont de cette étape se trouve la pré-comptabilité, qui regroupe l’ensemble des tâches préparatoires à la comptabilité « officielle » : tri et classement des pièces justificatives, numérisation, vérification des factures, rapprochements bancaires, etc. Ces missions, bien qu’essentielles, peuvent être réalisées par des profils non diplômés en comptabilité, comme un assistant indépendant ou un prestataire externe. Seuls les experts-comptables et comptables salariés sont habilités à produire les écritures comptables définitives.

Comment faire une saisie comptable ?

La saisie comptable doit être effectuée selon des normes comptables. Seule une personne salariée de l’entreprise ou un expert comptable est habilité à opérer la comptabilité d’une entreprise. Une personne extérieure peut en revanche effectuer des missions de pré-comptabilité qui doivent passer par un logiciel agréé pour devenir opérations comptables. Lorsque les données sont saisies, il est nécessaire de tenir plusieurs journaux qui vont par la suite être centralisés dans un grand livre comptable.

La saisie comptable peut se faire de deux manières différentes : soit manuellement dans des cahiers, soit informatiquement à l’aide de logiciels comptables. Pour ce faire, il faut rechercher et collecter les pièces comptables (factures, notes de frais, les devis…). Ces tâches administratives préalables sont chronophages mais facilement externalisables.

Chaque ligne à l’intérieur d’un journal comptable représente une opération qui devrait comprendre les éléments suivants :

• La date du jour de l’opération
• Le numéro du compte impacté par l’écriture
• Le nom de l’opération (crédit ou débit)
• Le montant
• La devise en euros

Externalisation de la saisie comptable : totale ou partielle ?

3 règles à respecter pour une saisie comptable externalisée réussie

Pour une saisie comptable externalisée réussie, il faut respecter quelques règles :

1. Définir le volume de données et d’heures nécessaires : Évaluez précisément la quantité de documents à saisir et estimez le temps que cela prendra pour organiser efficacement l’activité.
2. Choisir un prestataire fiable avec des procédures sécurisées : Sélectionnez un prestataire ayant des protocoles de travail rigoureux pour garantir la sécurité des données et l’efficacité des services. Vous pouvez également envisager l’option de logiciels adaptés pour optimiser cette tâche.
3. Vérifier la conformité et demander des recommandations : Assurez-vous que le prestataire respecte les normes légales et comptables. Obtenez des recommandations fiables auprès de professionnels de votre secteur pour garantir la qualité de ses services.

Inconvénients de l’externalisation de la saisie comptable

L’outsourcing de la saisie comptable présente aussi des limites.

• L’entreprise peut rencontrer des problèmes de confidentialité. Pour mener à bien sa mission, le prestataire externe a accès aux données de la société, comme les marges et le chiffre d’affaire, mais aussi à certains logins et mots de passe. La perte de confidentialité est un des risques qui effraie le plus les sociétés qui souhaitent externaliser des tâches comptables.
• Ouvrir ses portes à un assistant externe à sa culture est parfois difficile pour une organisation. Il arrive que le profil de l’assistante comptable ne s’adapte pas aux autres employés. C’est un problème qui peut nuire aux performances et toucher votre activité.
• Il y a aussi d’importants frais cachés. Il faut débourser du temps et de l’argent pour recruter le prestataire, le former, l’équiper et le remplacer au besoin.
• Lorsqu’un un litige naît entre le donneur d’ordre et le prestataire, il peut être difficile de le régler. 

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Officéo ne propose pas un simple service d’externalisation. Il est l’intermédiaire entre l’assistant indépendant et vous, garant de la qualité et simplicité du service.

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