Frais de déplacement et indemnités kilométriques en libéral
En libéral, les professionnels sont souvent amenés à se déplacer en se servant de leur véhicule personnel. Ils doivent par exemple se rendre au domicile d’un patient, faire de la prospection ou effectuer des livraisons dans le cadre de leur activité professionnelle.
Aidez-moi à suivre les indemnités kilométriques
Mis bout à bout, ces déplacements forment un nombre important de kilomètres parcourus durant toute l’année. La bonne nouvelle est que l’administration fiscale a mis en place un système d’indemnisation de ces frais kilométriques engagés.
Pour en bénéficier de cette indemnisation qui permet de couvrir les frais de déplacement, vous devez toutefois remplir certaines conditions et respecter certaines normes. Il sera alors capital de cerner ces différents afin de comprendre plus sereinement ce à quoi vous attendre.
Principe des indemnités de déplacement en libéral
Dans l’exercice de sa profession libérale, le professionnel qui effectue un déplacement au domicile de son patient ou de son client peut utiliser son véhicule personnel. Il peut alors prétendre à une indemnité de déplacement. Dans la plupart des cas, il s’agit de l’indemnité forfaitaire de déplacement, l’IFD.
L’administration fiscale s’assure de son application systématique à la cotation d’un acte. Cependant, l’acte prescrit doit être effectué à domicile du client pour que l’administration soit en mesure de payer les frais de déplacement. Côté tarification, l’IFD est de 2.50 euros en métropole depuis mai 2012. Ce montant est valable à Mayotte et dans les DOM.
Cependant, il n’y a pas que l’indemnité forfaitaire de déplacement qui vous est accessible lorsque vous êtes en libéral et que vous devez couvrir les frais engagés lors de vos interventions à domicile. Vous pouvez également bénéficier des indemnités kilométriques.
Vous devez les déterminer au kilomètre que vous avez parcouru. Toutefois, il est impératif de faire attention à un point très important lors du calcul de vos indemnités kilométriques de dépenses de déplacement. Ces dernières sont en réalité calculées sur la base du professionnel libéral le plus proche du domicile du patient. Il peut s’agir ou non de votre cabinet ou de votre structure.
Certains points importants sont à cerner, particulièrement dans le cas de la prise en charge des frais de déplacement des professionnels libéraux exerçant comme infirmiers ou infirmières. Votre déplacement doit être à tout prix prescrit par un médecin sur l’ordonnance de votre patient pour être pris en compte.
Mais lorsque celui-ci n’est pas mentionné dans l’ordonnance, vous avez simplement à le facturer avec tact et mesure. Assurez-vous d’en informer votre patient. Lorsque vous avez plusieurs patients résidents au même endroit, vous devez simplement facturer une seule fois pour réduire les frais de déplacement.
Différence entre indemnité forfaitaire de déplacement et frais réels
Lorsque votre activité libérale nécessite des déplacements fréquents et constants auprès de vos clients, ils constituent l’un des postes de dépenses les plus importantes durant l’année. C’est pour cela que leur indemnisation est prévue par l’administration fiscale avec un barème des frais précis.
Au début de l’année civile, l’administration fiscale vous donne la possibilité de choisir entre deux options de prise en charge des frais. Il s’agit des frais réels de déplacement et du forfait kilométrique.
Les frais réels de déplacement
En choisissant cette option de remboursements de frais, vous êtes tenu à la comptabilisation de tous les frais qui ont été réellement engagés par votre voiture dans le cadre de votre activité libérale. Vous tenez compte de l’année civile. Il faut tenir compte des déplacements relatifs aux formations professionnelles et aux visites à domicile par exemple pour indiquer les frais.
Grâce aux frais réels de déplacement, vous déduisez les frais de garage, de péages et les frais de stationnement de la voiture. Vous devez impérativement garder en lieu sûr les justificatifs de ces dépenses. Vous déduisez aussi les dépenses en rapport avec le carburant ainsi que les frais d’entretien de l’engin et de réparation.
Lorsque vous utilisez votre voiture dans le cadre de vos déplacements professionnels et privés dans certaines conditions, il y a un élément à respecter. Vous devez procéder à l’évaluation exacte de la quote-part en rapport avec votre activité libérale. Un exemple simple vous permettra de mieux cerner ce cas.
Imaginez qu’à la fin de l’année civile, vous comptabilisez 45 000 km au total durant l’année, dont 25 000 km, dans le cadre de vos déplacements professionnels. Vous aurez à déduire 55.55 % de tous les frais réels de votre engin (25 000/45 000 x 100 = 55.55).
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Le forfait kilométrique
Contrairement aux frais réels de déplacement, le forfait kilométrique ne demande pas une stricte organisation. Il est calculé suivant un tableau annuel mis en place par l’administration fiscale. Vous devez tenir un cahier de bord dans lequel les kilomètres parcourus durant la journée dans le cadre de votre activité libérale devront être notés afin de justifier les frais. L’annotation doit être quotidienne.
Le forfait kilométrique couvre généralement les dépenses relatives à l’entretien et aux réparations de la voiture. Lorsque des équipements de l’engin, scooter ou véhicule, ont été réparés ou remplacés, il les couvre aussi. Il prend en compte les frais d’essence et les dépenses relatives aux changements des pneus s’il y en a eu durant l’année.
Indemnités kilométriques pour les déplacements professionnels : les conditions à remplir
Si vous êtes un professionnel libéral qui utilise son véhicule personnel, vous devez remplir deux conditions cumulables pour bénéficier des indemnités kilométriques. Dans un premier temps, le domicile de votre client doit être situé dans une agglomération différente de celle de votre lieu d’exercice professionnel.
Il faut ensuite que la distance existant entre votre lieu d’exercice professionnel et le domicile de votre client soit supérieure à 2 km en plaine et à 1 km en montagne.
Il faut alors tenir compte du nombre de kilomètres que vous avez parcourus aussi bien à l’aller qu’au retour dans la colonne dédiée à cela dans la zone des Frais de déplacement lors de la déclaration. N’oubliez pas l’abattement applicable en plaine ou en montagne sur le nombre de kilomètres.
En plaine, vous devez diminuer 2 km à l’aller et 2 km au retour, pour un total de 4 km. En montagne, c’est 1 km à l’aller et 1 km au retour, pour un total de 2 km.
Par ailleurs, le montant des indemnités kilométriques est de 0.35 euro pour la plaine. En montagne, il est de 0.50 euro. Si par exemple 10 km séparent votre lieu d’exercice du domicile de votre client en montagne, la détermination de la cotation se fera comme suit : (7 km x 2) – 2 km = 12 IK.
Le montant total perçu sera déterminé en multipliant le nombre d’IK précédemment trouvé par le montant de l’indemnité. Dans cet exemple, vous obtiendrez 12 x 0.5, soit 6 euros. Ce montant total est à cumuler aux 2.50 euros de d’indemnité forfaitaire de déplacement.
Le professionnel libéral doit impérativement choisir entre le régime de déduction de frais réels et celui du barème kilométrique. Cette décision impactera le calcul de votre indemnité de déplacement par l’administration fiscale.
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