▷ Dossiers médicaux : Optimisez le classement et l'archivage 📋
La gestion des dossiers médicaux est une composante cruciale des soins de santé modernes. Le classement et l’archivage appropriés des dossiers médicaux non seulement assurent la confidentialité des patients,
Besoin d’aide pour le classement et l’archivage ?
Vous êtes un professionnel de santé (médecin, établissement hospitalier..) et vous rédigez chaque jour des ordonnances. Les feuilles de soins, les comptes-rendus d’intervention et les résultats d’examens s’accumulent ? Évitez que ces documents envahissent votre bureau en optant pour la solution Officéo : classement et archivage des dossiers médicaux.
Vous souhaitez conserver une version numérique de vos dossiers mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? Bien que courant le classement et l’archivage de dossier papier n’est pas toujours évident. Officéo fait appel à des professionnels chargés de la gestion de vos données. Assurant la sécurité de celles-ci.
Gagnez du temps pour votre patientèle et vie personnelle. Le classement et archivage des dossiers médicaux, c’est notre affaire.
Définition d’un dossier médical et son contenu 
Un dossier médical contient toutes les informations qu’un professionnel de santé peut collecter sur votre état de santé. Ces informations proviennnent d’une visite chez le médecin ou d’un passage à l’hôpital.
Les informations sont conservées dans un dossier médical afin de faciliter le suivi des traitements et des soins. Lors d’une consultation chez le médecin, l’infirmier ou le dentiste, celui-ci recueille des données sur votre santé qui sont regroupées dans un document appelé « dossier médical ».
Selon les cas, un dossier médical contient les informations suivantes :
- Les résultats des examens sanguins ;
- Les feuilles de surveillance lors d’un passage à l’hôpital ;
- Les prescriptions thérapeutiques mises en œuvre pour vous soigner ;
- Le dossier tenu par le personnel infirmier suite à une hospitalisation ;
- Les résultats d’examens de laboratoire réalisés avant, pendant et après une intervention chirurgicale ;
- Les comptes-rendus de vos consultations ;
- Les documents de suivi post-opératoire.
Classer et archiver les documents médicaux : les 4 étapes clés
Pour garantir un suivi patient optimal et respecter le cadre légal strict du secret médical, le classement et l’archivage reposent sur 4 étapes incontournables :
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Le tri et l’harmonisation des dossiers : avant tout archivage, il est indispensable de définir une nomenclature standardisée pour tout le cabinet (classement alphabétique des patients, puis tri chronologique et thématique des comptes-rendus, imageries et biologies).
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La numérisation et l’intégration : pour libérer de l’espace physique, les archives papier historiques sont scannées de manière lisible et intégrées directement dans votre logiciel métier (Dossier Patient Informatisé), facilitant ainsi la recherche d’informations au quotidien.
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Le stockage hautement sécurisé (norme HDS) : la loi exige que les dossiers physiques soient conservés dans des meubles verrouillés à accès restreint, tandis que toutes les données numériques doivent impérativement être hébergées sur des serveurs certifiés HDS (Hébergeur de Données de Santé) avec des sauvegardes régulières.
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La destruction confidentielle en fin de vie : une fois le délai légal de conservation expiré (généralement 20 ans après la dernière consultation), le dossier exige une élimination sécurisée au moyen d’un broyage industriel avec certificat de destruction pour le papier, et effacement irréversible pour les fichiers numériques.
Durée de classement et archivage des dossiers médicaux
Que ce soit des dossiers « papiers » ou informatiques, ils doivent être conservés dans des conditions qui garantissent leur confidentialité et leur intégrité. Selon la réglementation, la durée de conservation d’un dossier médical est de 20 ans à compter de la date du dernier séjour de son titulaire dans l’établissement ou de la dernière consultation externe.
A l’issue de ces délais de conservation, et après restitution des documents à l’établissement de santé ayant hébergé ces dossiers, le dossier médical peut être supprimé. C’est ainsi que les établissements qui ont externalisé leurs dossiers médicaux doivent les rapatrier au sein de leur établissement avant de procéder à leur destruction. Référez-vous pour plus d’informations à la réglementation de classement et archivage des dossiers médicaux.
Déléguez le classement et archivage des dossiers médicaux à un assistant Officéo
La conservation des dossiers médicaux est strictement encadrée par la loi et d’une importance capitale pour votre cabinet médical. En effet, le dossier médical peut vous être demandé par vos patients ou servir de preuve en cas de recherche en responsabilité. C’est pour cette raison qu’il faut classer et conserver chaque pièce du dossier patient avec soin.
Le classement et archivage des dossiers médicaux est une tâche chronophage que vous n’avez peut-être pas le temps ou l‘envie de prendre en charge mais vous ne souhaitez pas embaucher.
Gagnez du temps en déléguant cette besogne à une assistante administrative expérimentée. Officéo met à votre disposition sous 48h et partout en France une assistante administrative qui se chargera pour vous du classement et archivage des dossiers médicaux de votre cabinet.
Organisation, tri et numérisation des dossiers médicaux : faites confiance à un expert
Votre assistante Officéo assure pour vous l’organisation, le tri et la numérisation de vos dossiers tout en garantissant leur confidentialité et leur pérennité.
Nos assistant ont l’expérience de l’univers médical et des contraintes qui y sont liées. Elles sauront s’adapter à votre organisation ou vous proposer les meilleurs plans de classement.
Vous aurez ainsi à votre disposition toutes les informations médicales portant sur vos patients et serez ainsi protégés en cas de plaintes ou de réclamations à votre encontre. Votre assistante Officéo s’occupe pour vous :
- De trier le contenu des dossiers médicaux,
- De numériser des analyses et des dossiers médicaux,
- De saisir vos comptes rendu médicaux,
- De classer vos dossiers médicaux (par date, par famille, par importance),
- D’archiver vos documents médicaux selon la législation en vigueur.
Vous pouvez également demander à votre Assistante Officéo de vous épauler dans les tâches suivantes :
- Installation en libéral
- Gestion cabinet médical
- Rédaction et transcription de compte rendu médical
- Préparation de la comptabilité
- Suivi de dossier médical
- Durée de conservation des dossiers médicaux
- Permanence téléphonique médicale
Témoignage de David Brasier, DRH chez Centre d’Imagerie du Nord
et client Officéo
O. : Quels sont les avantages de notre solution d’externalisation administrative ?
D. B. : La qualité du service de vos secrétaires médicales mêlant efficacité et compétence, se démarque des autres solutions comme celle de l’intérim.
Avec Officéo, je n’ai perdu aucun temps pour sélectionner les profils et je n’ai pas été confronté à des processus de recrutements chronophages. J’ai été conseillé et eu tout de suite un profil qualifié et adapté à mes besoins.
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Questions fréquentes
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❓ Comment archiver les dossiers médicaux ?
L’archivage des dossiers médicaux se fait sous format papier par le médecin ou auprès d’une société privée et spécialisée dans l’archivage. Cette dernière doit indiquer dans le contrat conclu deux mentions : la durée de classement et archivage des dossiers médicaux ainsi que les modalités qui permettent l’accès à ces dossiers.
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⌛️ Quels sont les délais de conservation des dossiers médicaux ?
Selon la réglementation, le délai de conservation des dossiers médicaux archivés est de 20 ans à compter de la date du dernier séjour du patient dans l’établissement ou de la dernière consultation.
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💡 Quelle est la procédure à respecter pour l’archivage du dossier patient ?
La conservation des dossiers médicaux est encadrée par loi et est très importante pour votre cabinet médical.
A la fin du délai de conservation de 20 ans, et après restitution des documents à l’établissement de santé ayant hébergé ces dossiers, le dossier médical peut être supprimé. Référez-vous pour plus d’informations à la réglementation de classement et archivage des dossiers médicaux.Pour aller plus loin dans le médical avec Officéo
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