Quel est le rôle d’un secrétaire général d’association
Le secrétaire d’association a un rôle central dans la gestion de l’association. Ce dernier est garant de la bonne tenue administrative de l’association, ainsi que de la cohésion entre les membres actifs. Aux côté du président et du trésorier d’association, il jongle d’une mission à l’autre garantir un suivi administratif et juridique irréprochables. Pourtant, est-ce là tout ?
J’ai besoin d’un(e) assistance administrative pour mon association
Généralités sur le rôle du secrétaire général dans une association
Le rôle du secrétaire général dépend de ce qui est stipulé dans les statuts de l’association. La loi de 1901 laisse une grande liberté sur ce poste. Il est toutefois conseillé de rédiger en amont des missions à attitrer au secrétaire dans les statuts de l’association. Dans les statuts, peuvent être stipulés les éléments suivants concernant le secrétaire :
- Le rôle et les missions du secrétaire général ;
- La nomination du secrétaire général ;
- Les responsabilités du secrétaire général au regard de la loi.
Le secrétaire est un dirigeant associatif. En ce sens, ses responsabilités sont les mêmes que pour les autres membres fondateurs du bureau et du conseil d’administration.
Le rôle de secrétaire général adjoint dans une association
Le secrétaire général adjoint en association est appelé à seconder le secrétaire général sur les missions administratives courantes et la gestion des ressources humaines. Parmi les exemples courants, citons :
- Analyse financière et d’indicateurs financiers ;
- Droit des sociétés, droit du travail, législation sociale ;
- Gestion d’agenda ;
- Prise de rendez-vous téléphonique ;
- Techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
- Utilisation d’outils bureautiques.
Beaucoup d’associations doublent en effet les fonctions support par des postes d’adjoints destinés à les remplacer en cas d’indisponibilité, et souvent, à leur succéder.
Cela ne signifie pas que le destin d’un secrétaire adjoint est automatiquement de devenir titulaire. Il est simplement courant que ce soit le cheminement logique dans l’optique d’un renouvellement progressif et programmé du secrétaire de l’association.
Les missions d’un secrétaire général dans une association
Pour maintenir l’ordre dans l’association, les tâches qui incombent au secrétaire général d’une association sont principalement administratives. Entre autres, citons le classement de documents, l’envoi de courriers, la rédaction de dossiers de financement et les demandes de mécénat. En étroite collaboration avec le président et le trésorier de l’association, il est le pont entre ces deux organes dirigeants.
Dans certaines situations, le secrétaire d’association peut parfois endosser des fonctions attribuées en entreprise à un responsable de Ressources Humaines. Il prend alors en charge l’accueil des nouveaux membres de l’association, organise ou réparti les tâches à l’ensemble du corps associatif. Voici quelques exemples pour illustrer les situations dans lesquelles le secrétaire général intervient.
Tenue du registre de l’association
Parmi le fonctionnement administratif courant, la tenue du fichier des adhérents et des registres incombe au secrétaire.
Tout comme il est chargé de traiter, classer et archiver les documents administratifs courants, il est aussi responsables de la tenue du registre spécial obligatoire. Ce dernier compile chaque changement relatif à l’administration de l’association. Cependant, notez que la tenue d’un registre spécial n’est plus obligatoire depuis 2015.
Rédaction des procès verbaux et des comptes rendus
Le secrétaire de votre association, c’est aussi un peu son scribe. Excepté dans des conditions statutaires exceptionnelles, le secrétaire est chargé de prendre des notes. Il ou elle formalise les comptes rendus d’assemblées générales. Les comptes rendus sont clairs, précis, et suivent une charte spécifique.
De la même manière, le secrétaire d’association doit veiller à l’archivage des comptes rendus avec les documents associés. Ceci sont généralement conservés au même titre que les ordres du jour, chaque convocation, la liste émargée des personnes présentes, la feuille des excusés.
La répartition des missions du secrétaire dans une association
Le nombre et l’importance de ces missions, importance pour le niveau du fonctionnement de l’association en interne, incitent parfois à doubler ce poste d’un poste d’adjoint ou à répartir le travail entre plusieurs personnes.
La répartition des tâches administratives
Au vu de l’ampleur des tâches que le secrétaire d’association doit superviser, il est tout à fait possible de déléguer avec d’autres membres de l’association. Cet avantage permet de ne pas surcharger une personne et mieux faire connaître aux différents membres les responsabilités et contraintes du fonctionnement interne de l’association.
Cette répartition peut être informelle, ponctuelle, ou externalisée. Il est également possible d’officialiser une telle répartition des tâches administratives par la nomination d’un ou plusieurs secrétaires adjoints.
La mise en place d’un secrétariat collectif
Gouverner une association peut être une activité organisée de manière collégiale. Chaque membre peut alors s’engager de manière plus active dans l’association. Ceci permet également d’accroître l’engagement ou inciter certains membres à prendre des responsabilités qu’elles auraient pu refuser sous prétexte d’un engagement trop lourd.
Une telle démarche s’inscrit également dans une politique de prévoyance pour préparer la transmission des compétences. L’opération est d’autant plus délicate quand une même personne a occupé un seul poste, pour une durée longue, et s’apprête à quitter ses fonctions.
Aussi choisi pour accroître la démocratie de l’association, un secrétariat collectif doivent pourtant être adaptées selon le type d’association. Certaines associations sont en effet soumises à un type de gérance prédéfini. Dans le cas d’une association reconnue d’utilité publique, les statuts stipulent expressément les personnes membres et représentants du bureau de manière nominative.
Besoin d’une solution premium, souple et experte pour externaliser vos fonctions supports ? Vous êtes à la recherche d’un soutien administratif ou d’une externalisation en entreprise ponctuelle ? Officéo vous accompagne et vous apporte la bonne solution.
Besoin d’aide administrative pour association
Pour aller plus loin
On se charge de votre administratif.
