Vous êtes dirigeant d’une ONG, fédération, syndicat, ou grande structure associative et vous souhaitez optimiser vos activités administratives ? Association culturelle ou bien sportive, vous souhaitez obtenir de l’aide pour vos démarches administratives mais vous n’avez pas les moyens d’alourdir votre masse salariale ? Ou encore, vous êtes novice et voulez lancer votre projet associatif et le faire grandir en étant accompagné par un professionnel ?
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Qu’est-ce qu’un accompagnement administratif pour une association ?

Un accompagnement administratif associatif est une aide, opérée par un bénévole, secrétaire (salarié ou indépendant) ou prestataire de services, qui permet aux membres de l’association de se concentrer sur leur activité plutôt que d’avoir à traiter des tâches administratives, mais aussi de faire fonctionner correctement l’association. En effet, en tant que bénévole, le traitement de l’administratif ne fait souvent pas partie de vos compétences et peut décourager votre engagement et/ou entraîner des ennuis administratifs. Pourtant il est absolument nécessaire pour tenir votre association à jour aux yeux de la loi (obligations comptables et juridiques) et la faire prospérer.

Cette aide administrative peut se manifester sous plusieurs formes :

• L’assistance de secrétariat : permet de déléguer les tâches de secrétariat telles que la gestion des correspondances avec des partenaires, la tenue à jour des listes de licenciés et adhérents, le suivi de leurs dossiers et cotisations, la préparation de réunion et comptes-rendus… ;
• L’assistance comptable : assure la comptabilité courante de la structure en fonction des obligations comptables comme la tenue des journaux comptables, le suivi de trésorerie, les déclarations annuelles ou encore la mise en place de plans budgétaires. Pour toutes les missions qui concernent le conseil ou l’imputation comptable, l’association est dans l’obligation de faire appel à un secrétaire comptable ou bien de faire réaliser sa comptabilité en interne (par un des membres ou bien un logiciel paramétré) ;
• L’assistance RH : celle-ci est moins courante ou bien ses missions sont endossées par une secrétaire polyvalente. Pourtant, elle s’avère très utile dans certaines périodes, par exemple à la rentrée lors des nouvelles adhésion de licenciés ou bien, pour les plus grosses structures, lors de la recherche de bénévoles et l’attribution de rôles à la direction ;
• L’assistance juridique : aide à garantir que l’association respecte les lois en vigueur. Cette aide permet de conformer les contrats, rédiger des statuts, aider à régler des litiges ou encore aux démarches pour faire respecter la propriété intellectuelle (dans le cas d’une association culturelle)…

A noter que toutes ces tâches peuvent être réalisées par une seule et même personne polyvalente dotée de compétences comptables et juridiques.

Une aide administrative peut intervenir à plusieurs moments de la vie d’une association et pour plusieurs raisons différentes : assurer la conformité légale du lancement d’un projet associatif et de son développement, soutenir administrativement une levée de fond, dépolluer les bénévoles et la direction pour accélérer la croissance de l’association, gérer les adhésions ou les départs pendant un pic d’activité…

Qui peut m’aider dans ces démarches administratives ?

En fonction de votre besoin, vous pouvez traiter vos démarches administratives en interne. Cependant, si vous n’en avez pas les qualifications, vous pouvez recruter un salarié, faire appel à un assistant indépendant en freelance, un prestataire de services administratifs ou bien un prestataire spécialisé dans un domaine : un expert comptable, un juriste…

En fonction des activités à confier il n’est souvent pas nécessaire ni rentable de faire appel à un professionnel hautement qualifié. Pour des missions qui ne nécessitent pas de conseil, faire appel à un prestataire de services comme Officéo est largement suffisant (par exemple pour la relecture de contrat, de la saisie de données comptables ou du suivi de trésorerie…).

Quelles sont les obligations administratives d’une association ?

Une structure associative est, tout comme une entreprise, soumise à des obligations administratives et comptables :

• Déclarer l’association à la préfecture ;
• Déclarer les modifications de statuts au greffe des associations ;
• Tenir une comptabilité pour justifier toutes les opérations assimilées à un compte de l’association. Pour cela, la personne qui s’occupe de la gestion de comptable inscrit toutes les opérations comptables dans un journal (achats, dettes, débit…). Toutes les pièces justificatives doivent êtres gardées (notes de frais, factures…) ;
• Publier annuellement les comptes et faire appel à un commissaire aux comptes si l’association perçoit plus de 153 000 euros ;
• Conserver les documents comptables pendant 10 ans.

En cas de non-respect de ces obligations, votre association prends des risques : amendes, erreurs dans les statistiques, ralentissement de votre activité. C’est pourquoi faire appel à une assistance administrative peut être une idée judicieuse et éviter tout incident.

Pourquoi externaliser les fonctions administratives de son association ?

Externaliser les fonctions administratives de votre structure confère plusieurs avantages qui permettront à terme de la faire grandir :

• Economies d’échelle : en externalisant vos activités administratives, vous avez l’opportunité de maitriser et variabiliser vos coûts. Vous ne payez que pour les heures de travail effectives et n’avez pas à débourser en coût RH (recrutement, turn over…) ou bien en charges patronales étant donné que le prestataire n’est pas salarié ;
• Gain de temps : les dirigeants de la structure et bénévoles n’ont plus à se charger de l’administratif. Ainsi, ils ont plus de temps à consacrer à leur engagement ;
• Qualité : faire appel à un prestataire de services permet de bénéficier d’un double gain de qualité. D’un côté, profiter d’un service expert vous permet d’éviter les erreurs comptables et administratives et fluidifier votre activité. De l’autre côté, vos bénévoles déchargés de leur pollution administrative offre un service associatif plus qualitatif à vos adhérents.

Ces trois avantages combinées permettent à l’association de croître en toute sérénité, dans l’engagement associatif le plus vigoureux !

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Vous pouvez également nous joindre par téléphone du lundi au vendredi de 9h à 19h sans interruption.

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