[Gestion administrative association] Vie associative réussie

Guide complet pour gérer une association

Vous recherchez une aide administrative pour votre association ? Une association bien organisée est une association qui peut se développer. Bien gérer votre association permet d’accéder à des subventions, permet d’attirer de nouveaux membres et porter plus loin les valeurs de votre structure. Officéo maîtrise l’art de vous placer aux premières loges d’une vie associative réussie grâce à une administration gérée sereinement et quand vous en avez besoin.

Une association peut-elle externaliser ses services administratifs ?

Comment externaliser ? Qui se charge de déléguer ?

La gestion d’une association est généralement assurée par une équipe composée par un président, un vice-président, un administrateur, un secrétaire et un trésorier.

L’attribution des rôles et des missions est libre pour pouvoir assurer le bon fonctionnement de l’association. Néanmoins, ce sont habituellement les administrateurs et les secrétaires qui se chargent de la gestion administrative.

1. Vous êtes une association ?
2. Besoin d’aide pour éditer et diffuser vos supports de communication auprès de vos membres ?
3. Vous souhaitez développer vos activités et optimiser le fonctionnement de votre association ?
4. Vous avez besoin d’une aide ponctuelle ou à moyen terme pour des travaux administratifs ?
5. Embaucher une personne dédiée ne fait pas partie de vos plans ?

—> Externalisez à un prestataire externe spécialisé dans les services de soutien administratif !

Pourquoi externaliser ses tâches administratives ?

L’objectif d’une association n’est pas l’enrichissement de ses membres ou la réalisation des activités commerciales générant des bénéfices, mais plutôt un objectif non lucratif qui dépend de la raison d’être de l’association.

Par ailleurs, certaines contraintes peuvent freiner le bon fonctionnement de votre vie associative :

• Le besoin d’expertise : les démarches administratives ne sont pas toujours faciles à faire. Les associations ont besoin d’aide pour effectuer certains travaux qui nécessitent des connaissances de plus en plus pointues ;
• Les ressources limitées : qui n’encouragent pas les associations à embaucher.
• La gestion administrative de fait de manière collégiale : vous souhaitez mieux répartir les tâches administratives au sein de votre association pour que les membres se concentrent sur d’autres priorités concernant la croissance de votre structure.

Il est donc nécessaire de faire appel à un assistant indépendant qui se charge de votre gestion administrative association !

Apporter de l’aide administrative à une association

Nombreuses sont les associations ou personnes aidées par des associations se heurtant à des difficultés administratives.

Personnes à la retraite, situation d’isolation, ayant activité en marge : pour bénéficier d’aides sociales, il est nécessaire de connaître les bonnes procédures administratives.

Un assistant administratif Officéo peut intervenir dans votre association d’aide pour aider vos adhérents ou personnes rencontrant des difficultés administratives. Lors d’une intervention ponctuelle ou récurrente dans vos locaux, une secrétaire Officéo présente aux bénéficiaires les aides auxquelles ils peuvent prétendre.

Guidés, conseillés, ils peuvent alors effectuer leurs démarches administratives courantes. Les personnes rencontrant des difficultés financières réussissent à obtenir les aides dues : RSA, aide au logement, Couverture Médicale Universelle, etc. Vous continuez vos projets associatifs, et vous concentrez sur des missions prioritaires.

En savoir plus

Le périmètre d’actions de nos assistants pour tenir la gestion administrative et financière d’une association

Officéo déploie une gamme de services permettant de répondre aux demandes les plus précises d’exécution administrative. Les associations travaillant avec Officéo ont généralement recours aux services suivants :

• Traitement des courriers ;
• Traitement de demandes d’adhésion ;
• Classement et archivage des documents ;
• Mise à jour de l’annuaire des adhérents ;
• Rédaction de procès-verbal suite à une assemblée générale.

Les services rendus par nos gestionnaires administratifs ne se limitent pas seulement au rangement et au tri de vos documents. Ils peuvent comprendre la préparation de la comptabilité des associations (pré-comptabilité) tout comme l’administration des devis, factures et commandes en cas de subventions spécifiques à votre association.

Plus que la gestion administrative générale de votre association, nos assistants peuvent vous venir en aide concernant des volets très précis de la vie associative ou de votre ONG :

• Gestion financière et comptable ;
• Obligations déclaratives et tenue des statuts ;
• Organisation d’événéments associatifs ;
• Gestion des moyens pour la mission associative ;
• Contrôle de la fiscalité.

Comment gérer l’administration d’une association ? Les étapes pour réussir !

Une gestion administrative réussie d’une association comprend les étapes suivantes :

• Établir une structure organisationnelle solide : définissez les rôles et les responsabilités au sein de l’association, créez une hiérarchie claire et nommez des responsables pour chaque fonction clé.
• Élaborer des procédures et des politiques internes : mettez en place des politiques et des procédures pour les opérations administratives telles que la gestion des membres, la tenue des réunions, la gestion des finances et la communication interne.
• Gérer les membres et les adhésions : développez un processus d’adhésion clair, suivez les renouvellements, gérez la base de données des membres et fournissez un soutien approprié aux membres.
• Gérer les finances : établissez un système de comptabilité, tenez des registres financiers précis, établissez et respectez un budget, effectuez des rapports financiers réguliers et assurez-vous de respecter les réglementations fiscales applicables.
• Communiquer efficacement : établissez des canaux de communication clairs et utilisez-les pour informer les membres, les bénévoles, les partenaires et le grand public des activités de l’association. Utilisez des outils de communication tels que les sites web, les bulletins d’information électroniques, les médias sociaux, et organisez des réunions régulières.

• Assurer le respect des réglementations légales : familiarisez-vous avec les lois et réglementations en vigueur concernant les associations à but non lucratif, notamment en matière de gouvernance, de responsabilités financières et de protection des données.

• Évaluer et améliorer continuellement : surveillez les performances de l’association, sollicitez les commentaires des membres et des bénévoles, identifiez les domaines d’amélioration et mettez en œuvre des actions correctives pour renforcer l’efficacité de la gestion administrative.

Veuillez noter que ces étapes sont des lignes directrices générales et peuvent être adaptées en fonction des besoins spécifiques de chaque association.

Qui gère gère une association ? Quelle organisation ?

Une association se gère via 3 démarches et formalités incontournables : l’organisation des Assemblées générales de l’association, la rédaction des PV d’assemblée générale de l’association, l’obtention d’un agrément et des autorisations pour organiser des manifestations ponctuelles.

Qui est le gestionnaire d’une association ?

Le gestionnaire d’une association est la personne qui la représente dans tout ce qui relève de la vie civile de l’association. Le trésorier de l’association s’occupe des comptes de l’association et les secrétaires de la gestion administrative.

Quelles sont les obligations administratives d’une association ?

Les obligations administratives d’une association englobent plusieurs aspects essentiels visant à assurer la conformité légale et la transparence de ses activités. 

Celles-ci comprennent généralement :

• La tenue rigoureuse de registres et de documents internes ;
• La réalisation de déclarations auprès des autorités compétentes conformément à la législation en vigueur ;
• Le maintien d’une gestion financière méticuleuse et transparente ;;
• La présentation périodique de rapports d’activités et financiers ;
• Le respect des normes et des réglementations propres au domaine d’activité de l’association. 

L’accomplissement consciencieux de ces obligations s’avère crucial pour garantir la crédibilité, la légalité et la viabilité à long terme de l’association dans son environnement opérationnel et juridique.

Pourquoi faire appel à la société Officéo pour vous apporter une aide admin. ?

[Plus d’infos sur nos garanties juridiques et conformité RH sur notre FAQ].

Plus qu’une assistance administrative tout au long de la création de votre activité d’infirmière libérale, Officéo vous propose une solution répondant à chacun de vos besoins tout au long de la vie de votre activité professionnelle. Libérez-vous des tâches administratives à faible valeur ajoutée, et concentrez-vous sur ce que vous faites de mieux : votre métier.

Pour bénéficier de notre solution experte, sans embauche et rapide à mettre en place, vous pouvez nous contacter via Le formulaire. Nous nous chargeons de prendre contact au moment le plus opportun pour vous.

Vous pouvez également nous joindre par téléphone du lundi au vendredi de 9h à 19h sans interruption.

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