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 EXTERNALISATION PAIE : en 5 étapes [0 gestion RH ✓]

externalisation paieL’externalisation s’affiche davantage comme l’une des solutions les plus utilisées en entreprise pour se recentrer sur les activités à forte valeur ajoutée. Elle permet de confier à un professionnel extérieur les missions qui demandent des compétences spécifiques, des ressources matérielles importantes et qui sont souvent chronophages.

Parmi les activités les plus externalisées, il y a la paie. La réussite de cette opération dépend principalement de la qualité du service rendu par le prestataire extérieur. Il faut le choisir avec précaution.

Externalisation de la paie : qu’est-ce que c’est ?

L’outsourcing de la paie est un processus complet par lequel une entreprise confie la gestion de paie à un prestataire extérieur. Celui-ci intervient ainsi pour s’occuper de l’établissement des bulletins de paie, de la gestion des contrats de travail, des déclarations sociales auprès des organismes sociaux comme les caisses de retraite et l’URSSAF et du suivi du droit à la formation. 

Le prestataire gestionnaire de paye s’assure que l’entreprise respecte les diverses normes, nouvelles ou anciennes en vigueur, en matière de paiement. Il met constamment à jour ses connaissances dans le domaine législatif pour éviter au donneur d’ordre les erreurs qui peuvent coûter plusieurs milliers d’euros. Par ailleurs, le professionnel extérieur peut accompagner son client lors d’un contrôle URSSAF.

Le fonctionnement de l’externalisation paie est assez simple dans la mesure où l’entreprise qui décide de confier la gestion de sa paie à un professionnel ne s’occupe plus de rien. À la fin de chaque mois, il transmet au prestataire extérieur les données relatives à la paie de chaque salarié de l’entreprise. Les données en question sont relatives :

  • Au nombre de jours de vacances ou congés par employé ; 
  • Aux évolutions et changements de salaires ;
  • Au nombre de tickets restaurant ;
  • Aux absences non justifiées.

Le prestataire extérieur traite les données et renvoie à son client dans les meilleurs délais les divers éléments de paie par mail, courrier ou coursier. Le donneur d’ordre n’a plus qu’à procéder à l’impression des données qui lui sont transmises pour effectuer les paiements par chèque ou virement.

Une externalisation réussie
Un bon binôme, un handshake cool, un workflow bien rythmé, et le tour est joué !

Quels sont les tarifs de l’externalisation paie ?

Le coût peut varier selon la prestation et le type de prestataire d’externalisation paie. Le prix peut être facturé au bulletin de salaire et il est fixé à environ 25 euros par bulletin.

Le prix peut vite augmenter si d’autres prestations viennent s’ajouter à la facturation. Comme un contrat de travail dont le prix est fixé entre 50 et 100 euros ou l’avenant facturé entre 10 et 20 euros.

Officéo par exemple, ne facture pas par bulletin. Les tarifs sont fixés au taux horaire, donc les prix dépendent de chaque prestataire qui fixe ses tarifs librement.

Pourquoi externaliser la gestion de la paie ?

L’outsourcing de la paie s’intensifie dans les entreprises petites, moyennes et grandes. Elles veulent mobiliser leurs meilleures ressources sur les activités pouvant leur permettre d’être plus compétitives et productives. Pendant ce temps, les tâches secondaires sont confiées à des experts externes.

L’externalisation paie pour un gain de temps

Le traitement de la paie est une tâche compliquée et chronophage. Elle est aussi risquée dans la mesure où il ne faut faire aucune erreur au risque de plusieurs pénalités. La gestion de la paie peut ainsi détourner une entreprise de son cœur de métier pendant un certain moment. Mais lorsque cette gestion est externalisée, la société peut se consacrer entièrement aux activités les plus importantes, car elle se fait du temps précieux pour le traitement des tâches à forte valeur ajoutée.

L’externalisation paie pour avoir la garantie d’une paie juste

Le système de paie de la France est l’un des plus complexes au monde. Il y a d’importants éléments à prendre en compte dont les nombreuses lignes comptables à renseigner, la diversité des conventions collectives et l’évolution constante des taux de cotisations. Il peut alors être pénible de traiter la paie en interne. 

De plus, réaliser une veille juridique efficace est assez coûteuse, cela demande aussi d’énormes efforts. En externalisant la paie, l’entreprise s’assure de confier une activité complexe à un prestataire spécialisé. Celui-ci peut donner la garantie de veiller à la production des bulletins de salaire répondant aux nouvelles normes. Le donneur d’ordre s’évite toute erreur et les situations de redressement lorsque l’administration effectue un contrôle.

Externaliser pour bénéficier des conseils de professionnels

Un chef d’entreprise a souvent besoin de conseils relatifs à la gestion de paie de sa société. Avec l’externalisation, il peut à tout moment demander l’avis professionnel de son prestataire sur le sujet. Celui-ci propose généralement une réponse personnalisée dans les meilleurs délais par mail, téléphone ou visioconférence. Il met en œuvre toutes ses compétences pour apporter des solutions efficaces aux problèmes de paie de son client.

prestataire extérieur externalisation de la paie

Quels sont les avantages de l’externalisation de la paie ?

Si l’externalisation de la paie intéresse les entreprises de tous les domaines, c’est parce qu’elle leur permet de se recentrer sur leur cœur de métier en faisant un gain de temps considérable. Mais les avantages de ce process ne se limitent pas à cela.

L’externalisation paie permet de maitriser ses coûts

Pour établir une fiche de paie en interne, il faut rémunérer le responsable des paies et disposer du logiciel adapté. L’entreprise doit aussi prévoir les frais de veilles réglementaire et de formation. Ce sont d’importants postes de dépenses. 

En externalisation la paie, le chef d’entreprise opte pour la facturation selon le nombre de bulletins de salaire établis. Il réalise ainsi une importante réduction de ses dépenses. Dans la plupart des cas, le donneur d’ordre peut économiser plus de 25% avec un process d’outsourcing bien pensé. 

L’externalisation paie permet d’être flexible

Faire appel à un prestataire d’externalisation paie expert et engager un gestionnaire de paie qualifié en interne est très complexe. Il est d’autant plus complexe de le fidéliser. Il est en réalité possible que le professionnel chargé de la gestion de la paie de l’entreprise tombe malade et demande un congé maladie. Il peut aussi démissionner du jour au lendemain lorsqu’il trouve une offre plus intéressante. 

Ce sont des situations qui causeront du tort à la société. Elle va devoir rapidement remplacer le gestionnaire malade ou recruter un autre salarié pour tenir le rôle du professionnel démissionnaire, s’assurer qu’il est en mesure de réaliser efficacement les tâches et le former au besoin. Ce sont des situations difficiles à gérer.

Grâce à l’outsourcing de la paie, l’entreprise gagne en flexibilité sur ces points. Elle profite d’un suivi sans arrêt. Elle jouit aussi d’une meilleure réactivité par rapport à la prise de certaines décisions relatives à la paie des employés.

L’outsourcing de la paie permet de profiter d’une interface simplifiée

Lorsqu’un chef d’entreprise décide de tenir le rôle de Directeur des Ressources Humaines (DRH) et de gérer lui-même la paie de sa société, il doit se familiariser aux interfaces complexes des logiciels de paie. Mais lorsqu’il décide d’externaliser cette tâche, il est en mesure de profiter d’interfaces simplifiées. Les prestataires extérieurs mettent à disposition des interfaces faciles à prendre en main. En cas de problème, il est possible de jouir d’un accompagnement personnalisé. 

L’externalisation paie permet de meilleures prises de décisions

Les prestataires extérieurs gestionnaires de paye proposent un suivi adapté aux besoins de leurs clients. Ils ont des juristes en droit social et des consultants en paie. Ceux-ci sont capables d’apporter des éléments de réponses fiables aux questions des donneurs d’ordre lorsque c’est le moment de prendre d’importantes décisions pouvant affecter la paie des salariés.

Les inconvénients de l’externalisation paie ?

Les limites de l’outsourcing de la paie sont d’abord relatives à la dépendance du donneur d’ordre vis-à-vis du prestataire extérieur. Il est en effet possible de dépendre fortement du prestataire en gestion des ressources de paie étant donné que la gestion de paie est un processus clé au sein de la société. Pour éviter tout risque de dépendance, il peut être indispensable de prévoir des engagements forts de la part du prestataire. Dans le contrat, il faudra prendre le temps de préciser clairement les responsabilités et fonctions de chaque partie.

En adoptant le process d’externalisation de la paie, l’entreprise peut perdre des compétences. Si elle disposait d’un salarié affecté à cette tâche en interne, l’outsourcing de celle-ci peut remettre en cause son poste. C’est pour cela qu’il est capital de se poser de véritables questions sur les réelles compétences à externaliser et celles à conserver.

L’outsourcing peut entrainer un problème de perte de confidentialité. En déléguant la gestion de la paie, l’entreprise doit transmettre plusieurs informations à son prestataire. Celui-ci se retrouve en possession de données sensibles, même à la fin du contrat. Il peut être serein d’inclure des clauses de confidentialité fermes dans le contrat d’outsourcing.

Quelles sont les étapes de l’externalisation de la paie ?

Externaliser la gestion de la paie se fait sur la prise en compte de plusieurs paramètres : 

  1. L’entreprise qui désire mettre en œuvre le projet commence d’abord par définir ses réels besoins. Faut-il faire une externalisation partielle ou totale de la paye ? Si l’externalisation est partielle, qu’elles sont alors les missions à confier au prestataire extérieur et celles à traiter en interne ? L’entreprise définit ainsi le périmètre de l’opération.
  2. La seconde étape consiste à mettre en évidence les ressources auxquelles il faut confier la gestion du projet en interne. Le donneur d’ordre doit veiller au choix du chef de projet avec minutie, c’est à lui que sera confié le pilotage de l’opération en interne. Il doit s’occuper de la conduite de formation, du changement relatif à la communication et du marketing au sein de l’entreprise qui fait le choix de l’externalisation.
  3. La troisième étape consiste à effectuer une étude économique. Celle-ci permettra de comparer les vrais coûts engagés par la gestion de la paie en interne et ceux qu’elle engagera une fois externalisée. L’entreprise commanditaire s’évite les mauvaises surprises de surcoûts, car il peut en effet arriver que le traitement de paie en interne coûte moins cher que l’outsourcing.
  4. Le quatrième élément clé à considérer pour réussir l’externalisation paie des salariés est le choix du prestataire. Il sera important de vérifier la qualité du service qu’il peut fournir, ses références et les engagements qu’il est capables de prendre.
  5. En dernière position, il faudra mettre en place un système de suivi des missions externalisées. L’entreprise établit des indicateurs permettant d’analyser et de mesurer la qualité du service. Par ailleurs, il faut mettre l’accent sur la communication entre les deux parties. Elles doivent être en mesure d’échanger régulièrement sur l’avancement du projet. Choisir des outils de communication permettant de partager tous les types de documents ou fichiers s’impose dans ce cas. Parmi les logiciels les plus employés, il y a par exemple Skype, Telegram et Slack.

Témoignage de Françoise Fley, responsable comptable pour l’agence de voyage « Private Golf Key » – Cliente Officéo

O. : Quels ont été les bénéfices les plus frappants ?

F.F. : J’ai pu être témoin de l’efficacité et de la rapidité d’Officéo en voyant ma masse de travail s’alléger considérablement de jour en jour. Officéo m’a apporté un gain de temps dans le traitement des tâches grâce à un travail efficace et sérieux. Ce qui m’a énormément soulagée dans mon travail de comptable dont je ne voyais pas le bout.

Témoignage complet 


 Quelles prestations paie externaliser à Officéo ?

Vous manquez de temps pour la gestion de la paie de votre entreprise ? Faites confiance à l’expertise et au professionnalisme proposés par un prestataire d’externalisation paie comme Officéo afin de vous assister dans le traitement de la paie.

En effet, externaliser cette prestation permet aux dirigeants et aux chefs d’entreprises de libérer du temps qualifié et se débarraser de toutes les tâches administratives chronophages et sans valeur ajoutée à leur business. Faire confiance à Officéo c’est avoir la certitude d’avoir à disposition un assistant administratif compétent et expérimenté qui vous garantira un travail de qualité. C’est également une garantie pour éviter les risques de pénalités liés au non-respect des nouvelles directives et lois.

La gestion de la paie est une tâche fastidieuse pour les entreprises car il n’est pas évidet d’être à jour quant aux lois en vigueur.

Faites appel à un prestataire de services externe comme Officéo pour ne plus vous soucier de cette tâche chronophage. Officéo vous fournit tous les élements nécessaire à la gestion des variables paie.

Vous pouvez nous externaliser une multitude de prestations de la paie comme : 

  • Bulletins de paie conformes aux lois en vigueur ;
  • Déclarations sociales périodiques ou annuelles dématérialisées ;
  • Mise en place de vos obligations d’adhésion aux caisses sociales obligatoires ;
  • Fichiers d’exports vers un logiciel comptable ;
  • Gestion des attestations de salaire maladie ;
  • Gestion des attestations Pôle Emploi ;
  • Gestion des attestations de salaire accident ;
  • Gestion des attestations de salaire maternité ;
  • Intégration des données d’une pointeuse ;
  • Gestion des certificats de travail et solde de tout compte ;
  • Assistance contrôle URSSAF…

Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

O. : Qu’est-ce qui a motivé votre choix d’externalisation administrative ?
J. M. : En cherchant une assistante pour s’occuper de toutes les tâches administratives, j’ai été conseillée par votre service clients qui m’a guidée et expliqué qu’il s’agit d’une solution flexible et experte avec l’avantage de réajuster en fonction des besoins.
Après une première expérience très réussie avec Officéo, j’ai décidé de vous confier davantage de missions. 

Témoignage complet 


Les critères à prendre en compte pour faire son choix de prestataire

Dans la gestion d’une société, précisément la gestion des ressources humaines ou du personnel, la paie est un élément importante. La gestion de la paie demande du temps et des compétences spécifiques. Lorsqu’une entreprise n’est pas en mesure de s’en occuper convenablement, elle peut l’externaliser partiellement ou totalement. Elle se doit toutefois de choisir avec précaution son prestataire externe. Pour y arriver, il faut tenir compte de plusieurs paramètres.

CritèresExternalisation de la paieGestion de la paie en interne
Le coûtLe coût est défini au préalable et reste fixe, une solution rentable et avantageuse pour les PMEPour définir le coût d’un gestionnaire de paie en interne, il faut prend en compte aussi le coût du logiciel de paie utilisé, le salaire de la personne et le paie de la formation.

Des coûts masqués peuvent venir s’ajouter ce qui peut vite gonfler le prix d’un gestionnaire de paie en interne.

L’expertiseLa paie est un métier qui nécessite de l’expertise et des compétences. Un prestataire externe s’engage pour garantir une prestation de qualité qui répond à toutes les exigences. Les assistants Officéo sont des experts dans leur domaine, expérimentés et connaissent vos métiers.Il est clair que disposer d’une expertise en interne est une stratégie intéressante pour l’entreprise même si cela ajoute des frais supplémentaires.
Le temps que prend cette fonctionL’externalisation de la paie permettra au dirigeant de l’entreprise de gagner un temps considérable à consacrer à son cœur de métier.Dans certaines entreprises, il est nécessaire d’avoir un interlocuteur pour la gestion de la relation (salariés-prestataire). Il ne faut donc pas négliger son salaire en plus du prix du prestataire.
La responsabilité et ses conséquencesLe prestaire de services a la responsabilité de la gestion et la production de la paie conformément à la législation. En cas d’erreur, l’entreprise peut reporter la faute directement sur le prestataire.Lorsque la paie est gérée en interne, l’entreprise est seule responsable en cas d’erreur ou de non-respect de la législation par le gestionnaire de paie. Ainsi, il est important de sécuriser la paie en mettant en place des veilles et des procédures internes.

  Gestion de la paie : comment choisir son prestataire extérieur ?

Piloter une externalisation de la paie
Les prestataires sont nombreux, leurs compétences tout autant … Soyez à la fois le grappin qui choisit l’élu et le commandant qui arrive pour diriger les opérations !

Quel type de prestataire d’externalisation paie choisir ?

Il existe en réalité quatre catégories de sous-traitants capables de prendre en charge le traitement partiel ou total de la paie d’une société. Il s’agit des cabinets d’expertise comptable, des sociétés spécialisées dans le domaine, des éditeurs de logiciels de paie et des gestionnaires de paie indépendants.

En contactant un cabinet d’expertise comptable, le donneur d’ordre peut jouir d’une excellente maitrise des calculs et des chiffres. Ce type de prestataire garantit aussi la fiabilité des montants. Il y a un meilleur niveau de sécurité. Généralement, les cabinets d’expertise comptable sont situés à proximité de l’entreprise.

Une entreprise spécialisée en gestion de paie offre une bonne maitrise des process de gestion ainsi qu’une excellente sécurité. Elle a une parfaite connaissance du métier, ce qui lui permet de proposer un service de qualité sur mesure. Il est même possible d’obtenir les fiches de paie en ligne. Une entreprise de gestion de paie peut intervenir dans le recrutement des collaborateurs.

En choisissant un éditeur de logiciel de paie qui propose une prestation d’externalisation de la paie. Un logiciel de paie peut vous assister dans la saisie des éléments variables et la déclaration sociale effectuée par le prestataire ou même dans le contrôle de la paie par le client, etc.

La paie est donc gérée par le prestataire et la saisie par le client grâce à une plateforme en ligne dédiée. Le service reste modulable en fonction du besoin.

Un gestionnaire de paie indépendant qui a un statut de micro-entrepreneur. La procédure et le fonctionnement sont les mêmes que de faire appel à un cabinet comptable ou à une entreprise spécialisée en gestion de paie.

En revanche, il est important de s’assurer de l’expertise et des compétences du gestionnaire de paie indépendant auquel vous faites appel.

 

Pour choisir entre ces deux prestataires, il faut se fonder sur ses réelles exigences en termes des tarifs d’une externalisation paie, de prestations associées ou de proximité par exemple. 

Tenir compte de l’expertise du prestataire extérieur

Le bon choix en matière de prestataire externe de paie tient aussi compte des années d’expérience de celui-ci, de son histoire et de ses références. Il faut se renseigner sur les types de missions qu’il réalise. 

Pour une relation de partenariat sur le long terme, il peut être nécessaire de partager les mêmes valeurs et convictions avec le prestataire. La collaboration en est améliorée, car l’externalisation se traduit aussi par un savoir-vivre et un savoir-être au quotidien.

L’implantation du prestataire

Le donneur d’ordre peut recourir aux compétences d’un prestataire local de proximité. Il peut faire intervenir un fournisseur national ou international. Tout va dépendre de la taille de la société qui veut externaliser, de sa culture ou de sa notoriété sur le marché. 

En matière d’outsourcing de la gestion de paie d’une entreprise, le choix du prestataire est un élément déterminant de la réussite de l’opération. Lorsqu’il est bien fait, la société peut alors compter sur un collaborateur extérieur qualifié et compétent. 


Les avantages Officéo

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  • Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
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En bref

  • ❓ Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?

    L’externalisation de la pei désigne une opération qui consiste à déléguer la gestion de la paie de son entreprise à un prestataire de services externe qui peut être soit un cabinet spécialisé dans la gestion de la paie, soit une entreprise d’externalisation. Déléguer sa gestion de la paie permet au dirigeant de l’entreprise par exemple de ne plus gérer en interne des bulletins de paie et des déclarations sociales.

  • 🔎 Quels sont les avantages de l’externalisation paie ?

    L’externalisation de paie est adaptée à toutes les entreprises, de n’importe quelle taille et de n’importe quel secteur d’activité. Cette solution, en effet, leur donne l’opportunité de se concentrer davantage sur leur cœur de métier et de mieux optimiser leur temps.
    Ce process offre, vous vous en doutez, beaucoup d’autres avantages :

    • L’externalisation paie permet une meilleure maîtrise de ses coûts.
    • L’externalisation paie offre la possibilité d’être flexible.
    • L’outsourcing paie permet de profiter d’une interface simplifiée.
    • L’externalisation paie contribue aux bonnes prises de décisions.
  • 💪 Comment bien externaliser sa paie ?

    L’externalisation de la gestion de la paie se fait selon plusieurs paramètres et en 5 étapes clés :

    • La définition des besoins par l’entreprise qui désire mettre en place le process d’externalisation.
    • La détermination des ressources auxquelles il faut confier la gestion du projet en interne.
    • La réalisation d’une étude économique qui permettra de comparer les vrais coûts engagés par la gestion de la paie en interne et ceux engagés une fois externalisée.
    • Veiller au choix du prestataire.
    • Et enfin, la mise en place d’un système de suivi des missions externalisées.
  • 💡 Pourquoi choisir Officéo pour l’externalisation de la paie ?

    Officéo est un spécialiste leader en assistance administrative pour entreprises et entrepreneurs. Elle vous permet d’externaliser vos fonctions supports en toute flexibilité en vous offrant un excellent process de gestion ainsi qu’une excellente sécurité. Son défi consiste à trouver la bonne compétence au bon endroit pour vous offrir un service de qualité sur mesure.


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