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l'externalisation administrative
Comment, en 4 mois, Galileo a optimisé ses process et refocussé ses équipes RH pour enrayer un fort turnover ?
Enjeux stratégiques et objectifs fixés
Confronté à deux problématiques majeures au sein de sa holding :
- Turnover alarmant sur un poste stratégique suite aux départs soudains de deux gestionnaires RH ;
- Changement de direction qui a pour ambition de rénover les RH et d’optimiser deux process : la gestion de la paie et la gestion du personnel.
Galileo Global Education (un groupe européen d'enseignement supérieur privé), se trouvait confronté à des difficultés de recrutement et à une discontinuité de service au sein de son département RH.
La DRH devait ainsi trouver, en urgence, des remplaçants opérationnels et experts sur ces postes et répondre aux exigences de la direction.
Besoins exprimés
Gestion de la paie
Prise en charge d’un portefeuille de paie d’environ 200 collaborateurs (récolte des variables et établissement de la paie de A à Z, établissement des documents de sortie, établissement des déclarations sociales).
Gestion et administration du personnel
Rédaction des contrats de travail et avenants (150 à 200/an), suivi des signatures de contrats électroniques, constitution des dossiers d’embauche pour les nouveaux arrivants, création des postes à pourvoir sur Workday, gestion de la mutuelle et prévoyance, formalisation et harmonisation des process RH entre les établissements, etc.
Participation au projet de migration du logiciel paie
Reprise et fiabilisation de données, alignement des données avec le SIRH, soutien du chef de projet sur son portefeuille de paies, montée en compétences sur le nouvel outil groupe avec l’équipe projet.
Solution et déploiement opérationnel
Face à ces enjeux et ce besoin de remplacement urgent sur un poste RH stratégique, Officéo a proposé à Galileo une solution clé en main d'externalisation du volet administratif RH.
Officéo s’est imposée comme une évidence pour le client car il s’agit de la solution idéale pour combler un besoin urgent et assurer une période de transition jusqu’au recrutement permanent en interne.
Se portant garant de la réussite du projet auprès de Galileo et se conformant à ses exigences, Officéo a déployé une solution qui s’est articulée autour de :
- Un Account Manager dédié et impliqué dans le projet depuis l’onboarding jusqu’à l’offboarding, assurant à la fois le suivi des missions, la conformité aux exigences du cahier des charges et donc la satisfaction client ;
- Un service à la demande, s'appuyant sur un squad de 2 ressources expertes (pour un équivalent temps plein), opérationnelles et autonomes dès le début. Les interventions se sont déroulées selon une organisation souhaitée par le client, alternant travail à distance et sur site.
Pourquoi Officéo ?
Flexibilité
Management fluide sur les prestations et ajustement des missions à la baisse comme à la hausse selon les besoins du client, en passant d’un temps plein à 3 jours puis à nouveau à un temps plein.
Expertise
Assistants tout de suite opérationnels, experts et expérimentés sur les sujets du client avec une maîtrise parfaite de ses logiciels SIRH (Workday et People net).
Rapidité
Proposition d’un profil sous 48 heures avec mise en œuvre instantanée et 0 gestion RH pour répondre à un besoin urgent.
Résultats
Des RH refocussées et des objectifs atteints dans les délais fixés
Focus des équipes RH sur le process de recrutement : équipe soulagée de la gestion de la paie et de l’administration du personnel. Ce gain de temps qualifié a été réalloué au recrutement en interne ;
Continuité de service : aucune perte de temps sur la formation des intervenants Officéo qui ont pris en charge en urgence les missions jusqu’au recrutement interne et ont assuré l’offboarding (transfert de compétences et passation avec la nouvelle recrue) ;
Optimisation des process (gestion de la paie et gestion du personnel) : équipe déployée en phase avec l’organisation interne et RH rénovées avec apport de nouvelles pratiques ; réussite du projet de migration du logiciel paie et nouveaux process développés grâce à l’externalisation.
Convaincu(e) par ces résultats ? Non ? Discutons-en au 07 45 88 40 60.
Ou laissez-moi vos coordonnées, je vous rappellerai.