Comment le BPO métamorphose sa gestion de contrats prestataires et participe à son développement à l’international ?
Contexte
Enjeux stratégiques et objectifs fixés
Galileo Global Education (un groupe européen d’enseignement supérieur privé avec de grandes ambitions de développement à l’international) se trouve confronté à plusieurs problématiques majeures au sein de sa holding :
- Mise en place de nouveaux programmes éducatifs ayant engendré un recrutement massif d’enseignants indépendants ;
- Absence de process en interne pour la gestion des contrats prestataires “enseignants” ;
- Changement de direction qui a pour ambition de rénover les RH et d’optimiser les processus internes ;
- Souhait de changer de modèle et d’implémenter une politique de modernisation du fonctionnement du groupe (moins recruter en interne).
Le besoin opérationnel
Le DRH doit ainsi trouver, en urgence, une solution agile et actionner des ressources immédiatement opérationnelles pour libérer ses équipes et créer des processus, jusque-là inexistants, en interne.
Besoins exprimés
Complétion de dossiers
Demande de documentation auprès des prestataires (9 documents à récupérer).
Inscription et signature des contrats
Relance des prestataires pour signature et/ou complétion de dossier.
Suivi et analyse
Assurer un suivi sur l’ensemble des prestataires y compris les anciens, datant de 10 ans, assurer un niveau d’analyse sur les statuts, dates, etc.
Gestion de la relation entre l’école et les enseignants
Instaurer un climat relationnel solide basé sur la confiance.
Solution et déploiement opérationnel
Face à ces enjeux et ce besoin d’assistance récurrent sur des postes RH stratégiques, Officéo a proposé à Galileo une solution clé en main de flexibilisation de son volet administratif RH en se conformant aux souhaits du client de prendre entièrement en charge la gestion des contrats prestataires pour décharger ses équipes internes.
Officéo s’est imposée comme une évidence pour le client, car il s’agit d’une solution agile et innovante, idéale pour combler un besoin d’externalisation stratégique à long terme. Avec, en prime, la proposition d’une solution BPO : mise en place d’outils de dématérialisation et définition de nouveaux process techniques et de gestion.
Se portant garant de la réussite du projet auprès de Galileo, Officéo a déployé une solution qui s’appuie sur un service modulable pour s’adapter aux besoins fluctuants du client. Elle intègre un squad de 2 ressources expertes (pour un équivalent temps plein), opérationnelles et autonomes dès le début. Les interventions se sont déroulées à 100% en distanciel, selon le souhait du client.
La solution est pilotée par un Account Manager dédié au projet, accompagné d’un Customer Success Manager, assurant à la fois le suivi des missions et des OKR, la conformité aux exigences du cahier des charges et donc la satisfaction client.
Pourquoi Officéo ?
Rapidité
Réactivité de la solution avec une proposition de ressources opérationnelles sous 48 heures pour répondre à un besoin urgent. Le tout avec 0 gestion RH.
Expertise
Assistants experts, rigoureux, autonomes et opérationnels dès le début. Font preuve de proactivité en mettant en place des business process et des outils de dématérialisation comme Adobe Sign.
Fiabilité
Fiabilité de la solution Officéo côté service (signature d’un accord de confidentialité) et côté intervenants (discrétion professionnelle) en accord avec les exigences du client. Délégation complète d’un service à un prestataire fiable avec la sécurité d’avoir un account management dédié.
Résultats
Des RH refocussées, des business process métamorphosés et automatisés grâce à l’externalisation
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Refocus de l’équipe RH : équipe totalement libérée de la gestion chronophage des contrats prestataires et de la charge mentale afférente. Les intervenants Officéo structurent en autonomie et gèrent de A à Z tout un process indispensable à la bonne marche des écoles. Ce gain de temps qualifié a été consacré aux activités à plus forte valeur ajoutée pour donner corps au potentiel de croissance de l’entreprise ;
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Réussite d’un projet BPO : externalisation complète de tout un process métier. Création puis optimisation d’un service à part entière et d’un business process, auparavant inexistants ;
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Automatisation des processus : déploiement d’une solution de dématérialisation et d’automatisation de certains processus chronophages, dans le cadre d’un projet de transformation digitale ;
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Satisfaction totale du client qui, convaincu par l’externalisation et la qualité du service, a reconnu Officéo en tant que partenaire de long terme, responsable du service de gestion des contrats de prestataires.
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