Pourquoi Officéo s’impose sur un appel d’offres en gestion admin. dans un double secteur public : Énergie et Enseignement !

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Enjeux stratégiques et objectifs fixés

Suite à une réorganisation interne et à un pic d’activité saisonnier, IFP Energies Nouvelles -IFPEN- (acteur majeur de la recherche et de la formation dans les domaines de l’énergie, du transport et de l’environnement) se trouve confronté à de nombreuses problématiques au sein de son service administratif pédagogique :

Surcharge de travail avant et après la rentrée (période forte) ;
Sous-effectif et discontinuités de services ;
Équipes défocussées et complètement débordées, besoin de renfort.

Le Secrétaire Général recherche ainsi, en urgence, une solution experte et flexible qui s’adapte à ses besoins et qui lui permet d’actionner rapidement des ressources opérationnelles et autonomes afin d’apporter du renfort à ses équipes et absorber la surcharge de travail sur le poste de secrétariat pédagogique.

Besoins exprimés

Pour accompagner ce pic d’activité, l’IFPEN doit rattraper un gros retard dans son assistanat pédagogique mais aussi dans la facturation et la gestion des achats… Sous la supervision du Secrétaire Général, le groupe décide de confier à Officéo 6 missions principales :

Secrétariat général

Gestion et suivi des dossiers des apprentis
Suivi de la facturation

Avec l’OPCO et les entreprises.
Gestion des temps

Pointage, absences, paies, etc.
Gestion des achats

Et des démarches administratives des prestataires
Gestion de la communication

Avec les intervenants et les étudiants.
Gestion de projet

Et assistanat bilingue

Solution et déploiement opérationnel

Pour répondre à ce besoin d’assistance urgent, Officéo a proposé à l’IFPEN une solution clé en main de flexibilisation de son secrétariat administratif et pédagogique tout en se conformant aux exigences du client de fournir une prestation qui lui garantit une gestion administrative, agile et continue, de ses intervenants freelances et professeurs.

L’IFPEN bénéficie pendant 1 an et demi d’une mission assurée de manière flexible, répondant en tous points à ses exigences pendant une période de rush très stressante. Après cette période, Officéo a fait l’objet d’une mise en concurrence pour un appel d’offres d’ampleur qui permettrait d’inscrire la solution Officéo comme unique prestataire de services administratifs au sein du groupe.

Pour relever ce défi et tout en se portant garant de la réussite du projet auprès de l’IFPEN, Officéo a déployé une solution qui s’appuie sur un squad de trois assistants pour 2 ETP pendant une période de rush et de pics d’activité en mai, juin, juillet et août. Puis sur un binôme d’intervenants en rotation, à raison de 200 heures par mois en moyenne, permettant au client une variabilité de 150 à 300 heures selon ses besoins tous les mois.

Les intervenants sont tout de suite opérationnels, experts et expérimentés dans le secteur d’activité du client. Les interventions se sont déroulées uniquement sur site selon le souhait du client.

La solution est pilotée par un Account Manager dédié au projet, accompagné d’un Customer Success Manager, assurant à la fois la conformité aux exigences du cahier des charges, le suivi hebdomadaire des missions et la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Expertise

Profils experts, de haut niveau, bilingues en anglais et avec une bonne maîtrise de l’informatique. Ayant chacun minimum 10 ans d’expérience dans l’enseignement supérieur et ayant une bonne connaissance du secteur de l’énergie.

Rapidité

Mise en oeuvre instantanée de la solution Officéo et proposition de 3 profils adaptés sous 72 heures pour répondre à un besoin urgent et apporter un renfort immédiat pendant une période de rush.

Flexibilité

Management fluide sur les prestations et ajustement des missions au fil de l’eau pour s’adapter aux besoins fluctuants du client (en passant de 3 assistants pendant 4 mois puis à 2 pour un équivalent temps plein puis à nouveau 3 lors de la période de rush).

Résultats

Gain de temps en interne, stabilité de l’activité avec une gestion fluide et sans retard convainquent le client à retenir Officéo comme vainqueur de l’AO.

Gain de temps qualifié en interne : équipes internes complètement dégagées de tous les parasites administratifs. Gain de temps qualifié au sein du service pédagogique, à consacrer aux activités à plus forte valeur ajoutée. A cela s’ajoute une flexibilité dans la gestion des missions sans suivi ni formalités RH avec ajustement des interventions via un pool d’assistants experts et polyvalents notamment pendant les périodes de pics d’activité ;
Stabilisation de l’activité : plus aucun retard dans le traitement des factures et leur suivi. Service pédagogique remis sur les bons rails, les demandes de financement sont traitées dans les temps ➕ une gestion administrative plus fluide et saisonnalisée des intervenants formateurs externes ;
Satisfaction totale du client pendant 1 an et demi, ce qui l’a motivé pour une reconduite de la mission et une pérennisation de la solution au sein du groupe via un appel d’offres remporté par Officéo.