Comment Thalès a flexibilisé son assistanat de direction ?

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Contexte

Enjeux stratégiques et objectifs fixés

Suite à plusieurs départs en retraite de ses assistantes de direction, le groupe Thalès (leader mondial des hautes technologies) se trouvait confronté à des discontinuités de service et devait ainsi trouver, en urgence, des remplaçants immédiatement opérationnels pour répondre au besoin de l’équipe de direction de la Global unit (GBU) Thalès LAS France (Land and Air Systems).

Le besoin exprimé par la responsable achats, avec l’aval de la DG :

• Ne plus recruter en interne, changer de modèle pour moderniser leur service ;

• Opter pour une solution agile s’adaptant à un besoin fluctuant ;

• Avoir une solution innovante leur permettant un renouvellement permanent de compétences.

Le besoin opérationnel

Assistance de direction : seconder au quotidien l’équipe de direction de la GBU Thales LAS qui regroupe : la Direction Générale de Thales LAS, les Directions des Opérations (Achat, Industrie, Supply Chain, Qualité, SI), Finance, RH et R&D.

Missions rendues

Garant du résultat auprès de Thalès, Officéo a permis un management fluide pour prendre en charge les activités de secrétariat de Direction :

Accueil des visiteurs
Gestion des déplacements professionnels via des outils ou l’agence Carlson
Gestion de courriers
Préparation de séminaires internes
Création de demandes d’achat
Travaux bureautiques

Solution et déploiement opérationnel

Face à ces enjeux de remplacements urgents et ce besoin d’assistance de direction récurrent sur des postes cruciaux, Officéo a proposé à Thalès une solution clé en main de flexibilisation de son assistanat de direction en se conformant aux souhaits du client d’assurer un travail collaboratif avec l’équipe interne.

Officéo s’avère être le meilleur choix pour le client, car il s’agit de la solution idéale pour combler un besoin urgent et bénéficier d’une flexibilité et d’un contrôle dans le pilotage de la prestation selon ses besoins.

Se portant garant de la réussite du projet auprès de Thalès, Officéo a déployé une solution qui s’appuie sur un squad de 2 ressources expertes (avec une dizaine d’années d’expérience chacune).

La solution est pilotée par un Account Manager dédié au projet et travaillant main dans la main avec la cheffe des assistants en interne, assurant à la fois la conformité aux exigences du cahier des charges, le suivi des missions et la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Ultra-flexibilité

Management fluide sur les prestations et service stop & go avec un pilotage de la prestation selon les besoins fluctuants du client, en reconduisant le contrat initial pour 3 mois avec une coupure d’un mois entre les deux pendant une période creuse.

Expertise

Assistants de direction de niveau C-level, bilingues, autonomes et opérationnels dès le début. Avec une expérience dans le métier du client et une maîtrise parfaite de ses sujets et ses logiciels SAP (Demande d’Achat, réception), Concur (ordre de mission, notes de frais, etc.), Workday (gestion RH), Outlook, Teams, Cisco Jabber, Ariba (achat catalogue électronique).

Fiabilité

Fiabilité du service Officéo côté intervenants (discrétion professionnelle) en accord avec les exigences du client du fait de la sensibilité de son secteur. Une forte relation client basée sur la confiance assurant une sécurisation du suivi tout au long de la mission.

Résultats

Une continuité de service garantie et des process optimisés (avec en prime une flexibilité interne)

Continuité de service assurée en toutes circonstances : réactivité face à l’immédiateté de la demande ; une stabilité instaurée en interne via la cohésion et l’esprit d’équipe créés avec le pool d’assistants Officéo.
Optimisation des process : équipe déployée en phase avec l’organisation interne et nouveaux process définis et développés grâce à l’externalisation. Une flexibilité interne quant aux horaires grâce à un pool d’assistants interchangeables, ce qui a permis aux directeurs d’avoir à tout moment un assistant de disponible conformément à leur souhait.
Satisfaction totale de la direction qui, convaincue par l’externalisation et la solution innovante d’Officéo, a reconduit le contrat pour 3 mois et se projette pour reconduire à nouveau pour 12 mois.