Comment Bornes Solutions a remis ses équipes commerciales sur les rails en externalisant la gestion de 1600 contrats ?

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Enjeux stratégiques et objectifs fixés

Suite à une forte accélération des ventes, la direction générale de Bornes Solutions appartenant au Groupe OCEA Smart Building (qui accompagne ses clients par des solutions innovantes pour piloter la performance énergétique de leur patrimoine immobilier et maîtriser leurs charges en eau et énergie) se trouve confrontée à deux problématiques :

• Une restructuration interne très prenante donc aucun temps à consacrer au recrutement ;

• Des équipes débordées, besoin urgent de renfort commercial sur la partie back-office.

Le directeur général de Bornes Solutions cherche une solution d’urgence pour répondre à de nombreux besoins.

Besoins exprimés

Assistanat Commercial

Un technicien de relation clients multicanal pour assurer ces missions :

Contacter et récupérer les documents administratifs signés auprès des syndics ;
Assurer le contrôle administratif des dossiers bornes solutions ;
Réaliser des sprints de relance (téléphonique, e-mail ,etc..) ;
Gérer les relations internes et externes (commerciaux mobilité électrique, back-office, syndic, conseils syndicaux).

Assistanat Administration Des Ventes

Dans le cadre de la refonte de leur système d’information :

Assurer le basculement d’anciennes données vers le nouvel outil ERP ;
Récupérer et normer l’ensemble des contrats signés depuis le début de l’entreprise (1600 contrats) ;
Saisir les informations contractuelles sur leur SI ;
Récupérer les informations manquantes auprès des parties prenantes, etc.

Solution et déploiement opérationnel

Face à ces enjeux d’assistance urgente, Officéo a proposé à Bornes Solutions un service clé en main de flexibilisation du volet administratif de ses fonctions commerciale et ADV.

Garant du résultat auprès de Bornes Solutions et se conformant à ses exigences, Officéo a déployé une solution qui s’appuie sur :

Un service à la carte, s’appuyant sur un squad de 3 ressources expertes, aux compétences adaptées et tout de suite opérationnelles. Les interventions se sont déroulées selon une organisation souhaitée par le client, alternant travail à distance et sur site ;
Un Account Manager dédié et impliqué dans le projet depuis le processus d’onboarding, assurant à la fois le suivi des missions, la conformité aux exigences du cahier des charges et donc la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Flexibilité

Management fluide sur les prestations et ajustement des missions à la baisse comme à la hausse selon les besoins du client.

Rapidité

Proposition de profils sous 48 heures avec mise en œuvre instantanée et 0 gestion RH pour répondre à un besoin urgent.

Expertise

Des assistants autonomes, polyvalents, opérationnels et experts avec une maîtrise parfaite du métier du client et de ses outils CRM.

Résultats

Une continuité de service optimale et un énorme retard rattrapé au sein de la direction commerciale

Continuité de service assurée : réactivité face à l’immédiateté de la demande, aucune interruption dans les ventes de l’entreprise grâce à des intervenants Officéo opérationnels qui ont pris en charge les sujets de manière rapide et efficace.
Rattrapage du retard accumulé sur la gestion de divers sujets commerciaux : absorption d’une charge de travail importante par les intervenants Officéo permettant à l’entreprise de consolider sa croissance exponentielle.
Basculement réussi vers le nouvel outil ERP : 1600 contrats gérés et intégrés sur le nouvel ERP.
Satisfaction totale du client qui, convaincu par la solution Officéo et la qualité des interventions, se projette pour déléguer davantage de missions (administratives, RH, etc.).