Élus d’un CSE ? En quoi externaliser votre admin. à Officéo est LA solution idéale pour satisfaire vos salariés ?

Être rappelé(e) Appeler le 01 49 70 98 63

Enjeux stratégiques et objectifs fixés

Suite au changement de leur CSE et la non compatibilité de l’ancienne assistante au nouveau CSE, Signify (auparavant Philips Lighting, leader mondial de l’éclairage pour les professionnels, les particuliers et l’Internet des objets) doit faire face à plusieurs problématiques majeures au sein de son CSE :

Election d’un nouveau CSE qui nécessitait une nouvelle assistante ;
Ancienne assistante de l’ancien CSE ne répond pas aux attentes des élus ;
Désorganisation et discontinuités de service au sein du CSE ;
Profusion de sujets administratifs sans possibilité de traitement ou de suivi ;
Difficultés de recrutement sur ce poste très polyvalent et flexible ;
Une expérience décevante avec l’intérim et le freelancing en direct.

Les élus du CSE doivent donc relever le défi de trouver une solution aussi flexible que le freelancing mais plus fiable que ce dernier car ils souhaitent bénéficier d’une continuité de service que le freelancing direct n’offre pas.

Ils souhaitent avoir des ressources opérationnelles et polyvalentes pourvues d’un large éventail de compétences et d’expertises en comptabilité, événementiel, organisation et ressources humaines. Des connaissances en digital, en négociation, en immobilier et gestion de produits locatifs sont également nécessaires pour l’exercice de ce poste.

Besoins exprimés

Avec une volonté formelle d’opter pour une solution externe agile, motivée par le modèle convaincant du freelancing et dans un objectif de trouver une solution qui assure le tuilage sur un poste très exigeant, CSE Signify décide d’externaliser à Officéo plusieurs missions principales :

Gestion comptable financière
Gestion des achats et des fournisseurs
Gestion et suivi de projets
Gestion RH
Gestion du site internet et des communications
Suivi et gestion du matériel et assistance et maintenance informatique
Gestion administrative et suivi des opérations spéciales
Gestion de biens immobiliers, suivi et paiement de charges
Gestion administrative de l’entraide et suivi des remboursements

Solution et déploiement opérationnel

Face à ces enjeux et ce besoin d’assistance d’ampleur sur un poste crucial au sein d’un CSE, Officéo a proposé à Signify une solution clé en main de flexibilisation des fonctions d’assistanat administratif du CSE tout en se conformant aux exigences du client de prendre en charge un large panel de missions et d’assurer le tuilage avec l’ancienne assistante.

Le CSE de Signify trouve en Officéo le combo parfait entre le freelancing et l’intérim avec en prime une continuité de service et une agilité que nulle autre solution permet. Officéo assure une permanence ; les assistants sont très polyvalents et agiles pour permettre aux élus de bénéficier d’une réactivité et toujours avoir une réponse à leur besoin quel qu’il soit.

Pour relever ce défi et en se portant garant de la réussite des missions auprès de Signify, Officéo a déployé une solution qui s’appuie sur un squad de deux ressources expertes, aux compétences adaptées, opérationnelles et autonomes dès le début. Les interventions se sont déroulées en mode hybride (sur site et en distanciel) selon le souhait du client.

La solution est pilotée par un Account Manager dédié, accompagné d’un Customer Success Manager, assurant à la fois le suivi des missions, la conformité aux exigences du cahier des charges et la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Expertise

Assistants experts de profils high level, dotés de compétences diversifiées, ayant une réelle polyvalence et capables de prendre en main un large périmètre de missions en toute autonomie. Une expérience confirmée de +10 ans dans le monde des CSEs et une maîtrise parfaite des logiciels spécifiques du client comme Proweb.

Flexibilité

Management fluide sur les prestations pour s’adapter aux besoins fluctuants du client en passant d’un temps plein à un temps partiel. Un service à la carte avec une fréquence d’intervention ininterrompue même en cas d’imprévus et changement d’assistant sous 24 heures.

Fiabilité

Fiabilité de la solution Officéo côté service et côté intervenants (discrétion professionnelle) en accord avec les exigences du client du fait de la confidentialité des sujets du CSE et de la sensibilité des sujets RH traités.

Résultats

Une continuité de service au sein du CSE qui a conquis les salariés de l’entreprise !

Continuité de service grâce à une solution agile sur un temps plein ou un temps partiel flexible. Réactivité face à l’immédiateté de la demande avec des ressources expertes, polyvalentes et tout de suite opérationnelles pour répondre à un besoin urgent tout en garantissant le tuilage avec l’ancienne assistante. Aucune interruption dans le traitement des sujets grâce à une disponibilité continue du squad d’assistants (remplacement en cas de maladie ou d’imprévus) qui assure une permanence pour répondre à toutes les demandes des salariés et assister les élus à n’importe quel moment ;
Satisfaction totale de 350 salariés : traitement et validation rapides des demandes de subventions faites par les salariés (participation vacances à hauteur de 50%, tickets cinéma, etc.). Des élus dégagés de tous les sujets administratifs polluants et refocussés sur des missions à plus forte valeur ajoutée ;
Satisfaction totale du nouveau bureau élu tout au long de la mission grâce à une solution d’externalisation flexible et experte dans la gestion du CSE. Les élus sont tellement convaincus par le modèle d’Officéo qu’ils ont pérennisé la solution et la mission depuis 3 ans pour leur CSE.