Tomra recherche une variabilisation des coûts de son service ADV pour accompagner son boost brutal d’activité ➡️Solution retenue : une prestation de services clé en main

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Enjeux stratégiques et objectifs fixés

Suite à une forte et soudaine croissance d’activité provoquant une désorganisation interne, Tomra (groupe norvégien de fabrication de machines d’automatisation) se trouve confronté à plusieurs enjeux d’ordre RH :

• Sous-effectif et discontinuités de services au sein du département ADV ;

• Surplus d’activité à gérer par des équipes déjà débordées ;

• Direction qui a pour ambition de rénover les RH et décide de ne plus traiter le volet ADV et Office Management en interne.

Le vice-président France recherche ainsi, en urgence, une solution modulable qui s’adapte à leurs besoins et qui leur permet d’actionner rapidement des ressources opérationnelles et autonomes afin de libérer leurs équipes et absorber la surcharge de travail jusqu’au recrutement interne.

Missions rendues

Gestion comptable & financière

Relance des clients en retard de paiement et en impayé.
Gestion de la comptabilité clients/fournisseurs.
Suivi de la facturation des interventions curatives.
Tenue de tableaux de bords et mise à jour de reportings.

Suivi logistique et opérationnel

Suivi d’interventions par e-mail.
Réception des consommables et des pièces détachées.
Facturation des consommables.
Suivi du processus d’envoi et de facturation.

Solution et déploiement opérationnel

Pour répondre à ces enjeux et ce besoin d’assistance urgent, Officéo a proposé à Tomra une solution clé en main de flexibilisation du volet administratif de ses fonctions ADV et comptables tout en se conformant aux exigences du client de mettre en place une solution sans engagement, immédiatement opérationnelle et flexible.

Pour relever ce défi et tout en se portant garant de la réussite du projet auprès de Tomra, Officéo a déployé une solution qui s’appuie sur une ressource ADV experte et maîtrisant la comptabilité générale, opérationnelle et autonome dès le début. Les interventions se sont déroulées sur site selon le souhait du client.

La solution est pilotée par un Account Manager dédié au projet, accompagné d’un Customer Success Manager, assurant à la fois la conformité aux exigences du cahier des charges, le suivi des missions et la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Flexibilité

Management fluide sur les prestations et ajustement des missions d’une semaine à l’autre pour s’adapter aux besoins fluctuants du client (en passant d’1 jour par semaine puis à 4 jours/semaine).

Rapidité

Mise en oeuvre instantanée de la solution et proposition d’un profil adapté sous 72 heures pour combler un besoin urgent.

Expertise

Une ressource experte en ADV et maîtrisant la comptabilité générale, bilingue et autonome. Une maîtrise parfaite du métier du client et de ses logiciels comme Sage.

Résultats

Objectif Tomra atteint : variabilisation de ses coûts + Un retard facturation totalement rattrapé pour un service ADV optimisé

Rattrapage du retard accumulé sur la facturation et recouvrement réussi d’un gros volume de factures en un temps record à coût variabilisé. Un suivi comptable plus minutieux et plus optimisé ayant permis au client de se rendre compte de l’importance de la pérennisation de ce service en interne ;
Focus des équipes internes sur les activités à plus forte valeur ajoutée : équipe soulagée et libérée de toutes les tâches chronophages liées au recouvrement et au suivi comptable. Ce gain de temps qualifié a été réalloué au recrutement en interne. Etablissement des process pour éviter les impayés et effectuer les relances ;
Satisfaction totale du client tout au long de la mission de 6 mois qui, convaincu par la solution Officéo, a évolué vers une consommation récurrente jusqu’au recrutement permanent en interne.