Pourquoi Officéo s’impose face à l’intérim depuis 4 ans pour externaliser les fonctions support d’un leader industriel mondial ?

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Enjeux stratégiques et objectifs fixés

Suite à une ribambelle d’événements qui s’enchaînent : départ à la retraite de leur assistante commerciale, arrivée d’un nouveau directeur général et déménagement du siège social, PPG Industrie (leader mondial de la production de revêtements, peintures, produits optiques, produits chimiques, verre, etc.) doit faire face à de nombreuses problématiques majeures au sein de sa direction générale :

Tensions au sein de l’équipe et discontinuités de service ;
Surcharge d’activité à gérer par des équipes déjà débordées et désorganisées ;
Accumulation de l’administratif et profusion de sujets d’Office Management générés par le déménagement ;
Difficultés de recrutement sur un poste crucial : assistant.e de direction commerciale.

Le nouveau directeur général a exprimé le besoin de trouver, en urgence, une solution temporaire, rapide et agile qui s’adapte à leur besoin et qui permet d’accéder à des ressources opérationnelles pour remplacer leur assistante. Le but étant de renforcer ses équipes commerciales et financières et les libérer des tâches à faible valeur ajoutée tout en profitant d’une continuité de service le temps d’un recrutement pérenne en interne.

Avec une culture de l’externalisation pré-existante, établie et développée via l’intérim chez cet industriel et dans un objectif de trouver rapidement une solution de dépannage sur un poste d’assistance de direction générale, PPG a formulé le besoin suivant :

Opter pour une solution experte et reconnue dans son domaine, en mesure de répondre aux besoins spécifiques des équipes commerciales;
Avoir une solution de dépannage, temporaire le temps d’un recrutement définitif en interne;
Trouver urgemment une assistante avant le départ à la retraite de leur assistante afin de permettre une phase de transition et de transmission de savoir sur une durée de 4 à i mois. L’assistante Officéo assurera, à son tour, le tuilage avec la nouvelle recrue (formation et onboarding);
Faciliter la prise de poste du nouveau directeur général et l’accompagner au quotidien;
Trouver un partenaire de confiance pour accompagner le groupe pendant la phase de déménagement. Bénéficier d’une vraie collaboration, d’une flexibilité et d’un suivi de plus près des différentes missions.

Besoins exprimés

PPG Industrie décide de confier à Officéo 6 missions principales au sein de sa direction générale :

Assistanat de direction et secrétariat
Assistanat commercial
Assistanat financier
Assistanat comptable
Assistanat ADV et relations clients
Office Management dans le cadre du déménagement

Solution et déploiement opérationnel

Pour répondre à ces enjeux et ce besoin d’assistance urgent et de haut niveau, Officéo a proposé à PPG Industrie une solution clé en main de flexibilisation du volet administratif de ses fonctions : commerciales, comptables, financières et ADV. Officéo se conforme aux exigences du client de lui prêter main forte pendant une période charnière de déménagement et de restructuration interne pour le client pour trouver en Officéo une collaboration de confiance avec un réel accompagnement.

PPG Industrie trouve en Officéo le prestataire idéal à solliciter pour divers besoins au sein d’une industrie où la culture de l’externalisation est déjà bien ancrée.

Se portant garant de la réussite du projet d’externalisation auprès du client et pour relever ce défi, Officéo a déployé une solution qui s’appuie sur un service modulable s’ajustant à la hausse comme à la baisse selon les besoins du client. La solution actionne deux ressources expertes pour un équivalent temps plein. Les interventions se sont déroulées uniquement sur site selon le souhait du client.

La solution Officéo est pilotée par un Account Manager dédié, assurant à la fois la conformité aux exigences du cahier des charges, le suivi hebdomadaire des missions et aussi la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Rapidité

Proposition de profils adaptés sous 48 heures pour chaque besoin qui se présente et mise en œuvre instantanée pour répondre à un besoin urgent. Remplacement de l’assistante interne avant son départ à la retraite.

Expertise

Des ressources polyvalentes expertes avec un niveau avancé en ADV, finance et en comptabilité, autonomes et multi-tâches. Elles ont une maîtrise parfaite du métier du client et de ses outils comme Oracle.

Flexibilité

Management fluide sur les prestations avec possibilité de pouvoir interrompre la mission dès recrutement en interne et de pouvoir la prolonger si nécessaire. Un accompagnement et un suivi méticuleux de jour en jour. Des assistants fidèles et fiables qui se forment entre eux pour assurer une continuité de service notamment lors du tuilage avec la nouvelle assistante comme souhaité par le client.

Résultats

Gain de flexibilité opérationnelle au sein d’une DG très satisfaite ➡️ Solution Officéo pérennisée au sein du groupe dans plusieurs de ses B.U.

Une solution coup de poing : mise en place d’une solution réactive sous 48 heures avec garantie de tuilage entre les différents assistants. L’Office Manager Officéo a accompagné le déménagement du client, cet accompagnement a retiré une épine du pied du client ;
Gain de flexibilité opérationnelle au sein de la direction générale grâce à l’externalisation de nombreuses missions administratives de leurs fonctions support. La direction est tellement satisfaite du modèle de l’externalisation et du service délivré par la solution Officéo, elle a élargi son périmètre d’externalisation à d’autres postes notamment celui de l’assistance au DAF ;
Solution de tuilage temporaire devenue une stratégie d’externalisation de long terme : la mission initiale de courte durée s’est démultipliée et a perduré grâce à une solution qui leur a permis une qualité de service, une continuité de service via l’accès à des profils professionnels et polyvalents ;
Satisfaction totale du client depuis 2020, une collaboration de confiance et un accompagnement par un spécialiste de l’Office Management pendant plus de 3 ans. Le nouveau directeur général est tellement satisfait de la solution Officéo, qu’il ne souhaite plus recruter en interne et a préféré garder la solution Officéo au sein de sa B.U.