Comment l’OFB a réussi l’externalisation de la gestion d’un appel à projet public ?

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Contexte

Enjeux stratégiques et objectifs fixés

L’Office Français de la Biodiversité (un établissement public dédié à la protection et la sauvegarde de la biodiversité) lance un appel à projet financier pour l’année 2022 qui vise à mobiliser la population sur la préservation de la biodiversité.

Dans le cadre d’un appel à projets, le comité de pilotage de l’OFB, constitué de chefs de projets occupant des postes très techniques, doit gérer un flux d’informations important selon un calendrier très contraint.

Il doit étudier environ 300 dossiers/an pour en sélectionner une centaine à financer selon des critères d’éligibilité strictes.

Le besoin opérationnel

L’OFB recherche une solution flexible pouvant s’adapter en temps réel aux différentes phases de la réalisation du projet pour décharger ses chefs de projet du volet administratif chronophage et les positionner entièrement sur l’étude technique du projet.

La demande concerne une assistance de gestion administrative pour venir en aide à l’équipe de l’OFB dans le traitement, le suivi et l’annonce des résultats des demandes de financement faites par les porteurs de projet.

Missions rendues

Complétion et vérification de dossiers

Vérifier la conformité administrative des dossiers de demande de subvention et relance jusqu’à complétion.
Collecte et annonce des résultats

Préparer les décisions d’aide spécifiques à chaque projet et les envoyer aux porteurs de projet et au pôle administratif et financier
Traitement des dossiers retenus

Collecter toutes les pièces administratives fournies par les porteurs de projet et suivre la mise en place des financements.
Contrôle des délais

Garantir le respect des délais dans le rendu des livrables et l’accomplissement des objectifs dans chaque phase du processus.

Solution et déploiement opérationnel

Face à ces enjeux et ce besoin d’assistance multi-ponctuel, Officéo a proposé à l’OFB une solution clé en main de flexibilisation du volet administratif de son projet public.

S’engageant sur des objectifs fixés par le client, Officéo a déployé une solution avec obligations de résultats sur les délais des livrables. Elle s’appuie sur un service intégrant un pool d’intervenants spécialistes, capables d’absorber un flux de dossiers important et travaillant main dans la main avec les chefs de projet de l’OFB.

La solution est pilotée par un Account Manager dédié toujours à l’écoute, assurant à la fois la conformité aux exigences du cahier des charges, le bon suivi de la mission et la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Ultra-flexible

Management fluide sur les prestations et service stop & go avec ajustement des missions selon les besoins fluctuants du client, en ayant une ressource qui s’adapte aux différentes phases du calendrier.

Expertise

Assistant expert, autonome et tout de suite opérationnel. Avec une maîtrise parfaite des sujets d’appels d’offres, du métier du client et de ses outils.

Fiabilité

Intervenant Officéo avec une expérience dans le secteur public, en accord avec les exigences du client du fait de la sensibilité de son secteur. Une forte relation client basée sur la confiance et l’accompagnement tout au long du projet.

Résultats

Des objectifs atteints dans les temps impartis avec flexibilité et fiabilité

Étude de plus de 310 dossiers de demande de subvention en 2 mois ➡️ Objectif phase 1 atteint et réponse aux livrables ;
Optimisation des process : équipe déployée en phase avec le calendrier du client pour répondre à des besoins fluctuants. Gain de flexibilité interne et refocus de l’équipe projet sur l’expertise technique ;
Satisfaction totale de l’équipe projet qui, convaincue par la solution Officéo et la qualité de son service, a reconduit le contrat pour 4 mois et a renouvelé sa confiance envers Officéo en lui confiant une nouvelle campagne projet.