Quand abandon de poste ne rime plus avec stress et urgence RH : Sogepro trouve en l’externalisation une solution sécurisante pour ses fonctions support commerciales !

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Enjeux stratégiques et objectifs fixés

Suite à un pic de saisonnalité et à un abandon de poste soudain au sein du service commercial, Sogepro (filiale promotion immobilière du groupe Société Générale) se trouve confrontée à plusieurs problématiques :

Urgence RH pénalisante et difficultés de recrutement ;
Surcharge de travail à assumer par des équipes déjà débordées, besoin de renfort ;
Sous-effectif et discontinuités de service au sein du département commercial.

Sogepro doit donc trouver, rapidement, une solution temporaire le temps de recruter en interne. Une solution immédiatement opérationnelle et agile qui permet d’actionner des remplaçants experts et autonomes pour absorber le pic saisonnier et apporter un renfort aux équipes commerciales internes.

Besoins exprimés

Afin d’assister les commerciaux et le chargé de clientèle dans leur quotidien, Sogepro décide d’externaliser à Officéo 6 missions principales de son assistanat commercial :

Saisie des dossiers, contrats de réservation et reporting
Complétion et suivi des mandats commerciaux
Gestion des appels et relances téléphoniques des clients à la suite de dépôt de dossiers
Accueil physique et téléphonique des clients
Gestion et suivi des factures
Traitement et suivi des commandes

Solution et déploiement opérationnel

Face à ces enjeux et ce besoin de remplacement urgent, Officéo a proposé à Sogepro une solution clé en main de flexibilisation du volet administratif de ses fonctions commerciales tout en se conformant aux exigences du client de mettre en place une solution au pied-levé, immédiatement opérationnelle.

Pour relever ce défi et tout en se portant garant de la réussite du projet auprès de Sogepro, Officéo a déployé une solution qui s’appuie sur une ressource commerciale experte, opérationnelle et autonome dès le début. Les interventions se sont déroulées sur site selon le souhait du client.
Après une expérience de 9 mois avec Officéo, Sogepro fait le choix d’une externalisation pérenne de son assistanat commercial.

La solution est pilotée par un Account Manager dédié, accompagné d’un Customer Success Manager, assurant à la fois le suivi des missions, la conformité aux exigences du cahier des charges et donc la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Rapidité

Proposition de ressources opérationnelles sous 72 heures avec une mise en oeuvre instantanée de la solution et 0 gestion RH pour combler un besoin urgent.

Flexibilité

Management fluide sur les prestations et service stop & go, arrêt de la mission pendant une période creuse (mois d’août) puis reprise pour 9 mois pour finir par une pérennisation de la solution Officéo dans l’entreprise.

Fiabilité

Intervenants Officéo discrets et expérimentés dans le secteur immobilier. Officéo a apporté une réponse aux exigences de qualité et de confidentialité du client.

Résultats

Des process optimisés et un service commercial redressé pour une satisfaction totale du client !

Optimisation des process : expertises à portée de main dès que nécessaire et nouvelles pratiques développées grâce à l’externalisation. Une flexibilité nouvelle apportée en interne qui répond parfaitement aux besoins de l’équipe pour mieux s’adapter aux pics saisonniers ;
Rattrapage d’un énorme retard accumulé sur les dossiers de suivi clients et réactivité face à l’immédiateté de la demande grâce une solution opérationnelle. Gestion optimale et sans interruption de tous les sujets commerciaux grâce à des ressources expertes et autonomes pour répondre à l’urgence ;
Satisfaction totale du client tout au long de la mission initiale de 8 mois, il prolonge la mission pour 9 mois supplémentaires, repousse volontairement le recrutement en interne et fait finalement le choix de pérenniser Officéo.