ASSISTANT ?
Par ici

i
ENTREPRISE ?
Etre rappelé

i
Ou appelez-nous
01 49 70 98 63
ENTREPRISE ?
Contactez-nous
ASSISTANT ?
Par ici

i
01 49 70 98 63 (lun-ven / 9h-19h)phone (1)phone-hover (1) On vous rappelle ?picto-formulaire-clientpicto-formulaire-client-hover

Depuis 18 ans, leader français de
l’externalisation administrative

Success story Graitec

Quelle solution le groupe international Graitec a-t-il choisie pour absorber en urgence une montée en charge des flux admin. et financier ? Spoiler alert : pas l’intérim !

Enjeux stratégiques et objectifs fixés 

Suite à un pic de saisonnalité et à un arrêt maladie se prolongeant, Graitec (groupe international concepteur et distributeur de solutions logicielles pour le BTP) se trouve confronté à quatre problématiques majeures :

  • Sous-effectif et discontinuités de service au sein de plusieurs départements ;
  • Surcharge d’activité à gérer par des équipes déjà débordées, besoin de renfort ;
  • Difficultés de recrutement sur deux postes (+ une expérience décevante avec l’intérim).

Le directeur général de Graitec doit donc trouver, en urgence, une solution alternative à l’intérim, flexible et rapide. Il souhaite avoir des ressources support à portée de main sur un temps raccourci et recherche donc une solution agile qui permet d’actionner des ressources opérationnelles pour absorber le pic saisonnier et apporter un renfort aux équipes internes.

Besoins exprimés

Assistanat Administration Des Ventes

Assistanat Administration Des Ventes

  • Vérification de la conformité des commandes aux procédures internes (montant, remise, indication obligatoire, conformité légale) ;
  • Traitement des commandes via des systèmes et outils clients internes ;
  • Vérification de la livraison client ;
  • Gestion de la facturation client, etc.
Assistanat comptable

Assistanat comptable

  • Gestion de la relation fournisseurs et de la relation avec la banque ;
  • Rapprochement bancaire ;
  • Saisie des écritures comptables ;
  • Déclaration de la TVA ;
  • Gestion et suivi de trésorerie, etc.

Solution et déploiement opérationnel

Face à ces enjeux et ce besoin d’assistance urgent, Officéo a proposé à Graitec une solution clé en main de flexibilisation du volet administratif de ses fonctions ADV et comptables tout en se conformant aux exigences du client sur la technicité et la fiabilité des profils proposés.

Officéo s’est imposée comme une évidence pour le client car il s’agit d’une solution plus experte et plus sûre que l’intérim, plus agile que les contrats courts et le tout avec une rapidité de mise en œuvre pour combler un besoin urgent.

Pour relever ce défi et assurer une action “commando” en se portant garant de la réussite des missions auprès de Graitec, Officéo a déployé une solution qui s’appuie sur un squad de deux ressources expertes en ADV et en comptabilité, opérationnelles et autonomes dès le début. Les interventions se sont déroulées selon une organisation souhaitée par le client alternant travail sur site et en distanciel.

La solution est pilotée par un Account Manager dédié, accompagné d’un Customer Success Manager, assurant à la fois le suivi des missions, la conformité aux exigences du cahier des charges et donc la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Fiabilité

Fiabilité

Fiabilité de la solution Officéo côté service et côté intervenants (discrétion professionnelle et respect des process internes) en accord avec les exigences du client du fait de la sensibilité des données traitées.

Ultra-rapidité

Ultra-rapidité

Proposition de ressources opérationnelles sous 48 heures avec une mise en œuvre instantanée et 0 gestion RH pour combler un besoin urgent.

Expertise

Expertise

 Assistants bilingues en anglais, experts aussi bien en ADV qu’en assistance comptable, capables de prendre en main un large périmètre de missions avec autonomie. Une maîtrise parfaite du métier du client et de ses ERP et une expérience de +10 ans dans les grands groupes internationaux.

Résultats

Une continuité de service assurée et des process optimisés pour une satisfaction totale !

  • Continuité de service : réactivité face à l’immédiateté de la demande avec des ressources expertes, autonomes et tout de suite opérationnelles pour répondre à l’urgence. Aucune rupture de charge ni interruption dans la gestion des sujets ADV et comptables.

    Continuité de service : réactivité face à l’immédiateté de la demande avec des ressources expertes, autonomes et tout de suite opérationnelles pour répondre à l’urgence. Aucune rupture de charge ni interruption dans la gestion des sujets ADV et comptables.

  • Optimisation des process : solution Officéo déployée en phase avec l’organisation interne, expertises à portée de main dès que nécessaire et nouvelles pratiques développées grâce à l’externalisation. Les intervenants Officéo ont pris en charge les missions jusqu’au recrutement interne et ont assuré l’onboarding et la formation de la nouvelle recrue.

    Optimisation des process : solution Officéo déployée en phase avec l’organisation interne, expertises à portée de main dès que nécessaire et nouvelles pratiques développées grâce à l’externalisation. Les intervenants Officéo ont pris en charge les missions jusqu’au recrutement interne et ont assuré l’onboarding et la formation de la nouvelle recrue.

  • Satisfaction totale du client qui, convaincu par l’externalisation et la qualité du service Officéo, a sciemment retardé le recrutement en interne pendant 6 mois et a donc prolongé la mission avec Officéo. 

    Satisfaction totale du client qui, convaincu par l’externalisation et la qualité du service Officéo, a sciemment retardé le recrutement en interne pendant 6 mois et a donc prolongé la mission avec Officéo. 

Convaincu(e) par ces résultats ? Non ?

Discutons-en au 01 49 70 98 63.

Ou laissez-nous vos coordonnées, nous vous rappellerons.