[Externalisation saisie comptable] 5 étapes clés et 5 règles à respecter

L’externalisation de la saisie comptable est un processus par lequel les entreprises confient la gestion et le traitement de leurs données comptables à des prestataires de services externes. Avoir recours à ce service externalisé permet aux entreprises de se concentrer sur leurs activités principales, tout en bénéficiant de l’expertise et des technologies avancées des prestataires spécialisés.

Avez-vous pensé à l’externalisation de la saisie comptable ? En entreprise, la gestion de la saisie comptable demande des compétences précises. Il est possible de gérer cette tâche en interne, mais il faudra investir dans le recrutement d’un expert-comptable. Une option qui coûte cher sur le long terme. Pour réaliser des économies et gagner du temps, les entreprises privilégient de plus en plus la saisie comptable externalisée.

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C’est une option qui a le vent en poupe depuis quelques années. Cependant, pour la réussir, il faudra tenir compte de certains paramètres principaux. Ce sont eux que nous vous détaillons dans la suite de notre article. 

Qu’est-ce que la saisie comptable ?

La saisie comptable fait partie des tâches administratives et concerne la traduction en termes comptables des opérations qui affectent le patrimoine et l’activité de l’entreprise.

La saisie comptable est l’opération manuelle qui permet d’affecter dans les comptes de l’entreprise ces mouvements comptables comme la vente, le règlement des factures, etc.

Ces opérations comptables sont toutes saisies dans un document « le journal » qui liste par ordre chronologique toutes les opérations.

Une entreprise a la possibilité de créer autant de journaux qu’elle désire. On retrouve : le journal des ventes, le journal des achats, le journal de banque, le journal de TVA, le journal des opérations diverses, le journal des salaires, etc.

Comment faire une saisie comptable ?

La saisie comptable doit être effectuée selon des normes comptables. Il est nécessaire de tenir plusieurs journaux qui vont par la suite être centralisés dans un journal général.

La saisie comptable peut se faire de deux manières différentes : soit manuellement dans des cahiers, soit sur un ordinateur à l’aide de logiciels comptables. Pour ce faire, il faudrait détenir les pièces comptables justificatives et les factures.

Ces pièces sont nécessaires, voire obligatoires dans n’importe quelle vente ou prestation effectuée par un professionnel. De ce fait, aucune comptabilisation n’est envisageable sans les pièces justificatives.

La tenue d’un journal comptable

Les journaux comptables doivent comporter tous les documents relatifs aux achats, aux ventes et aux opérations financières générées par l’entreprise. Ces opérations sont donc répertoriées chronologiquement dans les journaux comptables.

Les opérations comptables

Caque ligne à l’intérieur d’un journal comptable représente une opération qui doit comprendre les 4 éléments suivants :

• Le numéro et le libellé du compte ;
• La date ;
• Le montant en débit se rapportant à l’opération ;
• Le montant en crédit se rapportant à l’opération.

 5 règles à respecter pour une saisie comptable externalisée réussie

1. Adopter une procédure sécurisante pour la gestion des documents entre numérotation et envoi ;
2. Définir une procédure claire pour l’amputation des pièces comptables suivant un plan comptable précis avec des normes à respecter ;
3. Fluidifier la relation avec le prestataire en se rendant disponible et joignable ;
4. Envisager une solution d’externalisation qui soit en phase avec l’organisation et l’épanouissement des collaborateurs en interne ;
5. Opter pour un prestataire qui réunit, pour une externalisation réussie, certains critères tels que :
   • Un prestataire disponible, réactif et à l’écoute avec un chef de projet dédié à votre projet
   • Ayant une bonne expérience dans la saisie comptable ;
   • Capable de gérer les pics d’activité saisonniers ;
   • Ayant des intervenants experts qui connaissent votre secteur d’activité ;
   • Fiable et respectueux de vos process internes et des normes de sécurité strictes liées aux données ;
   • Transparent quant à sa facturation : une facturation au réel des heures effectuées.

Comment se fait la saisie des pièces comptables ?

Avantages de l’externalisation de la saisie comptable

En règle générale, la loi ne contraint pas les entreprises à confier la réalisation de leur comptabilité à un professionnel. Cependant, face aux nombreuses obligations comptables qui pèsent sur elles en fonction de leur régime d’imposition, elles n’ont d’autre choix que celui de faire appel à une personne compétente capable de les aider à y répondre. De nombreuses sociétés externalisent donc leur saisie comptable.

Externaliser sa comptabilité c’est alors engager un prestataire extérieur et lui confier tous les travaux relatifs à la saisie comptable. L’entreprise peut décider d’entrer en contact avec un expert-comptable ou un cabinet comptable. 

L’un des premiers avantages de l’outsourcing de la saisie comptable est certainement le prix. Externaliser sa comptabilité permet à l’entreprise de profiter de tarifs très réduits.

Avec un prestataire offshore, ils peuvent être 3 ou 4 fois moins chers que ceux pratiqués sur le marché local. Une entreprise qui externalise sa saisie comptable n’a plus besoin d’investir dans le recrutement d’un personnel compétent en interne pour répondre à ses obligations fiscales. Elle allège sa charge salariale et ses charges sociales. Elle économise aussi en loyer et en place étant donné qu’elle n’est pas amenée à fournir un local à son prestataire. 

Une comptabilité externalisée permet à l’entreprise de faire face à un manque de ressources en interne. Elle acquiert rapidement une compétence et un savoir-faire précis qui lui permettent de répondre à ses besoins en comptabilité générale, droit social et fiscalité.

Avec un cabinet d’expertise comptable en offshore qui s’occupe de la saisie comptable, la société donneuse d’ordre recentre ses ressources sur son cœur de métier afin d’améliorer sa notoriété dans son secteur. 

Inconvénients de l’externalisation de la saisie comptable

L’outsourcing de la saisie comptable présente aussi des limites qu’il est nécessaire de faire ressortir. Dans un premier temps, il y a les problèmes de confidentialité. Pour mener à bien sa mission, le prestataire extérieur aura accès aux brevets de la société, aux immobilisations, aux prix d’achat, aux marges et aux logins par exemple. La perte de confidentialité est l’une des limites qui effraient le plus les sociétés qui souhaitent externaliser des tâches de leur comptabilité. C’est pour cela qu’il est nécessaire de faire appel à un prestataire inspirant confiance.

L’externalisation de la saisie comptable peut être la source d’un choc culturel au sein de la société donneuse d’ordre. Celle-ci peut subir une perte d’image dans la mesure où une entreprise qui recherche une restructuration de coût peut être vue comme une entreprise subissant une perte d’activité. 

Il y a aussi d’importants frais cachés liés à l’externalisation de la saisie comptable. Ceux-ci peuvent avoir rapport aux coûts de surveillance et de contrôle des missions déléguées. Si un litige nait entre le donneur d’ordre et le prestataire offshore, il peut être difficile de le poursuivre. 

Quels sont les différents types de sous traitance de la saisie comptable ?

En matière de sous traitance de la saisie comptable, il en existe deux types. Ce sont :

• La sous traitance saisie comptable intégrale ;
• La sous traitance saisie comptable simplifiée.

La sous traitance saisie comptable intégrale

Avec ce type d’externalisation de la saisie comptable, l’entreprise confie l’intégralité de la gestion de sa comptabilité dans tous les domaines à un prestataire extérieur. Celui-ci simplifie la vie du donneur d’ordre en lui évitant d’établir un système de travail lié à sa comptabilité.

C’est au prestataire d’assurer la révision et l’arrêté des comptes mensuels et annuels selon les normes en vigueur. Il veille aussi au reporting ainsi que les tâches de consolidation.

Le prestataire externe intervient également pour conseiller le chef d’entreprise afin de l’aider dans la croissance de son établissement sur le plan financier. Il peut réaliser un audit financier au besoin.

Avec ce type de sous traitance de la saisie comptable, le donneur d’ordre a du temps pour se consacrer entièrement à son activité. Un rapport journalier peut lui être fourni par le prestataire, ce qui lui permet de suivre toutes les activités en rapport avec sa comptabilité. 

La sous traitance saisie comptable simplifiée

Dans ce type d’externalisation, le donneur d’ordre ne confie qu’une partie des procédures de sa comptabilité à l’agent comptable en externe. Cependant, les missions déléguées sont suivies par un expert-comptable en interne.

Ce dernier s’occupera principalement des tâches complexes comme l’établissement des comptes annuels, les provisions et le bilan annuel en respectant le plan comptable.

Cette option allège le professionnel évoluant en interne et permet à l’entreprise d’exécuter plus rapidement certaines procédures tout en gagnant en efficacité. Avec la sous traitance saisie comptable simplifiée, le coût de l’opération est réduit.

Comment fonctionne l’externalisation de la saisie comptable ?

Réussir une opération de saisie comptable externalisée demande une certaine organisation. Chaque détail, de la définition des besoins à l’établissement du contrat en passant par le choix du prestataire, compte. Voici nos bonnes pratiques qui vous aideront certainement dans la réussite de votre processus. 

L’externalisation de la saisie comptable se fait en 5 étapes clés qui sont les suivantes :

1. Définir ses réels besoins ;
2. Définir les tâches à externaliser et celles à garder en interne ;
3. Déterminer le coût réel de l’externalisation de la saisie comptable ;
4. Choisir le bon prestataire ;
5. Établir le contrat d’externalisation de la saisie comptable.

Définir ses réels besoins

Avant même de penser à l’externalisation de la saisie des documents comptables, le donneur d’ordre doit prendre le temps d’analyser les processus employés à l’instant T au sein de son entreprise. Il parcourt les méthodes comptables en vigueur, note le nombre de fiches de paies à éditer, fait le tour des déclarations obligatoires ainsi que leur fréquence et liste le nombre de tableaux de bord employés en veillant à déterminer le temps indispensable à leur mise à jour.

Définir les tâches à externaliser et celles à garder en interne

Dans la vie d’une entreprise ou d’un entrepreneur, répondre aux obligations comptables et veiller à la tenue de la comptabilité demandent beaucoup de temps. Cela exige aussi des compétences pointues et une connaissance rigoureuse et à jour des normes en vigueur.

La seconde étape d’une saisie comptable externalisée consiste à déterminer les tâches à déléguer et celles à réaliser en interne. Pour une externalisation partielle, il faut viser les services chronophages qui demandent beaucoup de ressources, les missions complexes peuvent être gérées en interne. Par contre, si l’entreprise souhaite externaliser l’intégralité de sa saisie comptable, elle doit choisir un prestataire de confiance. 

Déterminer le coût réel de l’externalisation de la saisie comptable

Pour éviter les mauvaises surprises, il faudra procéder à l’analyse des coûts réels que la sous-traitance de la gestion comptable entrainera. Le donneur d’ordre peut alors considérer les frais relatifs à la recherche de son prestataire, à la mise en place d’un comité de suivi et éventuellement au backsourcing. Il faudra aussi chiffrer le coût du prestataire, les coûts actuels de la gestion de la comptabilité en entreprise et les économies à réaliser. 

Choisir le bon prestataire

Le choix du sous-traitant déterminera en majeure partie la réussite de l’opération d’outsourcing de la saisie comptable. Il faut qu’il dispose d’une bonne expérience en matière de saisie comptable. Le donneur d’ordre doit considérer les références de l’expert-comptable auquel il fait appel. Il doit être en mesure d’offrir à son client les normes de sécurité strictes quant aux données qui lui seront transmises. Le donneur d’ordre prend le temps de s’assurer que le prestataire a les outils de gestion de comptabilité les plus efficaces.

Établir le contrat d’externalisation de la saisie comptable

Le contrat doit réunir toutes les informations nécessaires sur les obligations et les engagements de chaque partie. Il est important d’y préciser les missions déléguées, ses attentes en tant que donneur d’ordre et les délais de livraison. Les interventions doivent être délimitées. 

Une fois que les tâches sont externalisées, le donneur d’ordre met en place un comité de suivi capable de superviser leur bon déroulement. Pour plus de sécurisation, il est important de prévoir dès le départ une stratégie de backsourcing. Lorsque le contrat sera rompu, l’entreprise pourra continuer à assurer en interne la gestion des missions déléguées le temps de trouver un prestataire fiable.

Externaliser la saisie comptable est une solution avantageuse pour de nombreuses TPE et PME en quête de réduction des dépenses et de gain de temps. Cependant, c’est une opération à effectuer avec la plus grande préparation.

Quel est le tarif de l’externalisation de la saisie comptable ?

Le coût de l’externalisation comptable est non négligeable surtout lorsque vous faites appel à un expert comptable qui pratique des honoraires moyens de 80 euros de l’heure hors taxes. Ce prix est d’autant plus important à Paris (Ile de France).

Le coût de l’externalisation comptable dépend, en grande partie, des tâches déléguées.

L’externalisation comptable revient moins chère lorsque vous faites appel à un prestataire de services mais uniquement pour une assistance dans les fonctions support. Cependant, si vous avez des besoins plus pointus dans votre comptabilité comme l’établissement des comptes annuels, cela peut vous coûter plus cher.

Les tarifs pratiqués pour les prestations de comptabilité varient d’un prestataire de services à un autre. Ils se situent, de manière générale, dans une fourchette de prix  : 45 et 55 euros.

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