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Mis à jour le : 22 mai 2024
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Publié par Fabien Laffargue

[Externalisation saisie comptable] Externaliser, c’est la clé ?

L’externalisation de la saisie comptable est un processus par lequel les entreprises confient la gestion et le traitement de leurs données comptables à des prestataires de services externes. Avoir recours à ce service externalisé permet aux entreprises de se concentrer sur leurs activités principales, tout en bénéficiant de l’expertise et des technologies avancées des prestataires spécialisés.

Vous êtes dirigeant d’une petite structure, et passez un temps fou à préparer votre comptabilité ? Vous pilotez une structure plus importante et votre service comptable est sous l’eau ? Ou vous souhaitez simplement optimiser vos frais d’expertise comptable ? Avez-vous déjà pensé à l’externalisation de la saisie comptable pour votre organisation ?

Pour réaliser des économies et/ou gagner en temps qualifié, les entreprises privilégient de plus en plus l’externalisation ! Pourquoi pas vous ?Le zéro Officéo

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Qu’est-ce que la saisie comptable ?

La saisie comptable est une tâche administrative de comptabilité, ou de pré-comptabiité, qui concerne la traduction en termes comptables des opérations bancaires de l’entreprise. Par exemple, l’enregistrement des ventes ou des transactions font partie de la saisie comptable.

Ces opérations comptables sont toutes saisies dans un « journal » qui liste par ordre chronologique toutes les opérations. Par la suite, elles sont saisies et classées par compte dans le « grand livre » comptable.

Une entreprise a la possibilité de créer autant de journaux qu’elle désire. On retrouve : le journal des ventes, le journal des achats, le journal de banque, le journal de TVA, le journal des opérations diverses, le journal des salaires, etc.

Une saisie comptable organisée et rigoureuse permet aux entreprises d’avoir une vision globale sur la trésorerie. Ces informations permettent par la suite à l’expert comptable de lancer des plans budgétaires raisonnés et éclairés, plutôt que de perdre du temps sur l’administratif.

Qu’est-ce que la pré comptabilité ? Quel rapport avec la comptabilité ?

La pré comptabilité regroupe les activités nécessaires à la préparation de la comptabilité. La comptabilité ne peut-être effectuée que par des personnes internes à l’entreprise, un expert-comptable ou bien par des logiciels agréés.
Par exemple, si vous faites appel à un prestataire ou externalisez auprès d’un assistant indépendant, ils ne pourront réaliser que des tâches de pré-comptabilité et en aucun cas réaliser d’imputation comptable systématique, dévolue à un expert-comptable, un comptable salarié ou un logiciel spécifique.

Comment faire une saisie comptable ?

La saisie comptable doit être effectuée selon des normes comptables. Seule une personne interne ou un expert comptable est habilité à opérer la comptabilité d’une entreprise. Une personne extérieure peut en revanche effectuer des missions de pré-comptabilité qui doivent passer par un logiciel agréé pour devenir opérations comptables. Lorsque les données sont saisies, il est nécessaire de tenir plusieurs journaux qui vont par la suite être centralisés dans un journal général, puis dans un grand livre comptable.

La saisie comptable peut se faire de deux manières différentes : soit manuellement dans des cahiers, soit informatiquement à l’aide de logiciels comptables. Pour ce faire, il faut rechercher et collecter les pièces comptables (factures, notes de frais, les devis…). Ces tâches administratives préalables sont chronophages mais facilement externalisables.

La saisie comptable : les éléments à réunir
Saisir une opération comptable : les éléments

Chaque ligne à l’intérieur d’un journal comptable représente une opération qui doit comprendre les éléments suivants :

  • La date du jour de l’opération
  • Le numéro du compte impacté par l’écriture
  • Le nom de l’opération (crédit ou débit)
  • Le montant
  • La devise en euros

3 règles à respecter pour une saisie comptable externalisée réussie

  1. Définir votre besoin en déterminant la quantité de données à saisir et le volume d’heures nécessaire à cette activité ;
  2. Opter pour un prestataire ayant des procédures fiables et sécurisées ;
  3. Se doter de logiciels adaptés : un prestataire digne de ce nom sera force de proposition.

Quel tarif pour l’externalisation de la saisie comptable ?

Le coût de l’externalisation d’une saisie comptable peut grimper très vite si vous faites appel à un expert comptable. Dans certains cas, comptez jusqu’à 90 euros hors taxe de l’heure pour cette tâche.

Les tarifs pratiqués pour une prestation de services administratifs sont moins onéreux. Ils se situent, de manière générale, entre 30 et 50 euros.

Echec et mat d’un point de vue financier, la saisie comptable doit être externalisée à un prestataire administratif plutôt qu’à son expert-comptable !

Quels sont les facteurs qui influencent le tarif de l’externalisation de la saisie comptable ?

Le prix de l’externalisation de votre saisie comptable dépend de plusieurs facteurs. Attendez vous à un tarif plus élevé en fonction de l’expérience du prestataire, de la localisation de la mission, de la complexité de la mission mais aussi du délai laissé pour l’opérer. L’utilisation de logiciels spécifiques peut aussi faire gonfler le prix.

Inconvénients de l’externalisation de la saisie comptable

L’outsourcing de la saisie comptable présente aussi des limites.

  • L’entreprise peut rencontrer des problèmes de confidentialité. Pour mener à bien sa mission, le prestataire externe a accès aux données de la société, comme les marges et le chiffre d’affaire, mais aussi à certains logins et mots de passe. La perte de confidentialité est un des risques qui effraie le plus les sociétés qui souhaitent externaliser des tâches comptables.
  • Ouvrir ses portes à un assistant externe à sa culture est parfois difficile pour une organisation. Il arrive que le profil de l’assistante comptable ne s’adapte pas aux autres employés. C’est un problème qui peut nuire aux performances et toucher votre activité.
  • Il y a aussi d’importants frais cachés. Il faut débourser du temps et de l’argent pour recruter le prestataire, le former, l’équiper et le remplacer au besoin.
  • Lorsqu’un un litige naît entre le donneur d’ordre et le prestataire, il peut être difficile de le règler. 

Les avantages de l’externalisation de la saisie comptable, avec Officéo

Officéo ne propose pas un simple service d’externalisation. Il est l’intermédiaire entre l’assistant indépendant et vous, garant de la qualité et simplicité du service.

Nous choisissons pour vous le profil indépendant parfait qui correspond à l’image de votre organisation et à vos attentes. Nous nous assurons de l’expertise de ce dernier, de la qualité du travail fourni et du suivi de votre satisfaction après la mission. Plus de soucis de confidentialité ou encore de continuité de service, notre entreprise s’occupe de tout pour vous fournir la meilleure prestation possible, et fluidifier votre service ou process comptabilité.

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Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : Sur le plan qualitatif, la solution Officéo est un véritable gain de temps et un gage de qualité. La comptabilité et les RH traitent des sujets très sensibles et pointus, surtout dans le contexte actuel. Ainsi, avoir une assistante experte et adaptée à notre degré d’exigence est très appréciable.

[…] Sur le plan quantitatif, du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité, de libérer plus de 60% du temps qualifié.

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