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Depuis 18 ans, leader français de
l’externalisation administrative

Success story UPM SAS France

Rompre avec l’ intérim & flexibiliser sa ressource administrative pour ses équipes Sales sur un développement à l’export

Enjeux stratégiques et objectifs fixés 

UPM SAS France (industriel n°1 en fabrication et commercialisation du papier graphique dans le monde) souffre de plusieurs problèmes au sein de son siège basé à Levallois-Perret :

  • Fermeture de plusieurs usines et une vague de départ importante dans le pôle administratif et commercial ;
  • Sous-effectif et discontinuités de service au sein du même pôle.

Le groupe UPM doit ainsi trouver, en urgence, une solution agile et actionner des ressources immédiatement opérationnelles pour répondre à un besoin de support administratif sur le long terme pour son bureau de vente France.

Besoins exprimés par le DRH

Ne plus recruter en interne suite à des coupes budgétaires et à une diminution d’effectif.

Opter pour une solution modulable et adaptable à un besoin fluctuant l’intérim n’a pas fait ses preuves.

Tester une solution innovante leur permettant de consolider leur choix d’externalisation des fonctions support administratives.

Solution et déploiement opérationnel

Pour répondre à ces enjeux et ce besoin d’assistance urgent et récurrent, Officéo a proposé à UPM une solution clé en main de flexibilisation du volet administratif de ses fonctions commerciales. Officéo s’est imposée comme une évidence pour le client car il s’agit d’une solution alternative à l’intérim, plus experte, plus rapide et plus modulable pour combler un besoin urgent, à mi-temps.

Pour relever ce défi, Officéo a déployé une solution qui s’appuie sur un service stop & go, modulable à tout moment, à la hausse comme à la baisse pour s’adapter aux besoins du client. Elle s’appuie sur une ressource aux expertises adaptées et tout de suite opérationnelle sur le site.

Le pilotage de la solution se fait via un Account Manager Officéo dédié, accompagné d’un Customer Success Manager, faisant, tous les deux, partie du projet pour suivre les missions et les ajuster au besoin. Ils assurent, par ailleurs, la conformité aux exigences du cahier des charges et donc la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Rapidité

Rapidité

Proposition d’un profil adapté sous 48h avec une mise en œuvre instantanée de la solution pour répondre à un besoin urgent.

Ultra-flexibilité

Ultra-flexibilité

Management fluide sur les prestations et ajustement des missions pour s’adapter aux besoins variables du client. Un besoin récurrent qui varie d’une semaine à l’autre : de 2 à 3 jours, voire 1 jour / semaine.

Résultats

Des process optimisés et des équipes Sales refocussées

  • Optimisation des process : solution déployée en phase avec l’organisation interne et nouveaux process définis et développés grâce à l’externalisation ;

    Optimisation des process : solution déployée en phase avec l’organisation interne et nouveaux process définis et développés grâce à l’externalisation ;

  • Une ressource administrative flexibilisée : interventions selon un calendrier défini par le client grâce à une solution modulable et clé en main ;

    Une ressource administrative flexibilisée : interventions selon un calendrier défini par le client grâce à une solution modulable et clé en main ;

  • Focus des équipes Sales sur des sujets impactants : gain de temps qualifié et équipe davantage concentrée sur son développement à l’export et débarrassée des missions administratives chronophages ;

    Focus des équipes Sales sur des sujets impactants : gain de temps qualifié et équipe davantage concentrée sur son développement à l’export et débarrassée des missions administratives chronophages ;

  • Satisfaction totale : grâce à une solution plus rapide et plus modulable que l’intérim. Test concluant de la solution Officéo pour le client qui désormais, convaincu par l’externalisation et la qualité du service, a prolongé son besoin initial d’1 à 7 mois.

    Satisfaction totale : grâce à une solution plus rapide et plus modulable que l’intérim. Test concluant de la solution Officéo pour le client qui désormais, convaincu par l’externalisation et la qualité du service, a prolongé son besoin initial d’1 à 7 mois.

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