Office Management as a Service pour Renault Trucks ➡️Une cellule support d’assistanat admin. et de direction ultra-modulable pour des comités directeurs à l’international

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Enjeux stratégiques et objectifs fixés

Suite à une restructuration interne qui nécessite la création d’une cellule support d’assistanat administratif et d’assistanat de direction, Renault Trucks (groupe français, filiale du groupe Volvo qui développe, assemble et vend des véhicules industriels) se trouve confronté à des discontinuités de services et à une surcharge d’activité à gérer par des équipes en sous-effectif.

La Vice-Présidente RH & Culture de Volvo IT doit ainsi trouver, en urgence, une solution experte et agile qui lui permet d’actionner des ressources immédiatement opérationnelles afin d’absorber toute la surcharge de travail et libérer ses équipes internes et les positionner sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Le besoin exprimé par la VP RH :

Tester une solution d’externalisation pendant 1 mois afin de consolider leur choix d’externalisation à long terme ;
Trouver une solution sans engagement qui facilite la phase de test.

Opter pour une solution innovante d’assistanat flexible et à horaires élargis s’adaptant aux besoins de leurs comités directeurs.

Missions rendues

Le besoin opérationnel de Renault Trucks consiste à externaliser la création d’un pôle spécifique : une cellule support d’assistanat administratif et d’assistanat de direction.

La mission consiste concrètement à :

Assister la vice présidente RH de la cellule IT
Assister 5 directions différentes

Solution et déploiement opérationnel

Face à ces enjeux et ce besoin d’assistance de direction urgent et de niveau C-level, Officéo a proposé à Renault Trucks une solution clé en main de flexibilisation de son assistanat administratif et de direction en répondant aux exigences d’opérationnalité et de qualité du client.

Officéo s’est imposée comme une évidence pour le client car il s’agit d’une solution plus experte et plus sûre que l’intérim, plus agile que les contrats courts et le tout avec une variabilité des coûts.

Se portant garant de la réussite des missions auprès de Renault Trucks, Officéo a déployé une solution modulable qui s’appuie sur un service s’ajustant à la hausse comme à la baisse pour s’adapter aux besoins fluctuants du client.

La solution intègre, pour un équivalent temps plein, un squad de deux ressources expertes en assistanat admin. et de direction, autonomes et tout de suite opérationnelles. Les interventions se sont déroulées uniquement sur site selon le souhait du client.

La solution est pilotée par un Account Manager dédié, accompagné d’un Customer Success Manager, assurant à la fois la conformité aux exigences du cahier des charges, le suivi des missions et la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Expertise

Intervenants de haut niveau, experts et expérimentés (une dizaine d’années d’expérience), polyvalents et opérationnels. Bilingues en anglais et capables d’interagir avec l’international.

Flexibilité

Management fluide sur les prestations et ajustement des missions à la hausse ou à la baisse selon les besoins du client. En passant d’un temps plein pendant 9 mois à un mi-temps, puis à nouveau à un temps plein.

Zéro contingence social

Une solution intégrant 98% de coûts variables, absence de recrutement chronophage, aucune gestion RH et sans impact sur la masse salariale du client.

Résultats

Équipes refocussées, une continuité de service assurée pour un pôle support créé et géré grâce à l’externalisation

Refocus des équipes internes et optimisation des process : équipes RH internes complètement libérées de toutes tâches chronophages et repositionnées sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Une gestion optimale des sujets administratifs et création d’un nouveau service d’assistanat de direction ;
Continuité de service : réactivité face à l’immédiateté de la demande et opérationnalité des ressources Officéo. Gestion de A à Z de 200 consultants IT externes par les intervenants Officéo ➡️ de l’onboarding à l’offboarding en passant, entre autres, par la facturation ;
Satisfaction totale du client : tout au long de la mission de 9 mois. Une confiance telle que le client a renouvelé son contrat avec Officéo pour 6 mois et prévoit déjà de prolonger à nouveau pour une longue durée.