Comment dans un bassin d’emploi tendu, Novarc a assuré, sans délai, le remplacement d’une assistante juridique en congé maternité ?

Être rappelé(e) Appeler le 01 49 70 98 63

Enjeux stratégiques et objectifs fixés

Suite au départ en congé maternité de longue durée d’une assistante juridique et à une surcharge de travail des équipes , Novarc (groupe international constitué de deux divisions : produits et services automobiles industriels & produits de sécurité électrique) se trouve confronté à 3 problématiques :

Sous-effectif et discontinuités de service au sein de son département juridique ;
Surplus d’activité à gérer, besoin de renfort ;
Bassin d’emploi en crise, subissant de grosses difficultés de recrutement.

La directrice juridique doit trouver rapidement des remplaçants immédiatement opérationnels et experts dans un cadre spatio-temporel compliqué. C’est là qu’elle décide de jeter le gant à Officéo pour lui trouver la perle rare !

Besoins exprimés

Le besoin d’assistanat juridique de Novarc se décline en plusieurs missions :

Assistanat juridique en droit des affaires
Suivi des dossiers juridiques avec avocats pour la partie corporate
Rédaction de contrats et de conclusions
Rédaction de procès verbaux des assemblées générales
Suivi de dossiers de plaidoiries
Saisie des dossiers sur RPVA

Solution et déploiement opérationnel

Face à ce besoin d’assistance juridique ponctuel sur un poste stratégique, Officéo a proposé à Novarc une solution clé en main de flexibilisation du volet administratif de ses fonctions juridiques. Officéo s’avère être le meilleur choix pour le client, car il s’agit d’une alternative plus souple que la contractualisation et plus experte que l’intérim, pour combler un besoin urgent se trouvant dans un territoire en difficulté de recrutement.

Pour relever ce défi, Officéo a déployé une solution qui s’appuie sur un service à la carte s’ajustant en temps réel aux pics et creux d’activité. Elle intègre une ressource experte, trilingue et aux compétences adaptées. Les interventions se sont déroulées selon une organisation souhaitée par le client alternant travail à distance et sur site au vu de la sensibilité des données traitées.

La solution est pilotée par un Account Manager dédié au projet accompagné d’un Customer Success Manager, chargés du suivi des missions et de leur ajustement selon les besoins fluctuants du client. Ils assurent, par ailleurs, la conformité aux exigences du cahier des charges et donc la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Flexibilité

Management fluide sur les prestations et pilotage de la solution selon les besoins fluctuants du client, arrêt du service après une mission à temps partiel puis reconduction du contrat à un ETP.

Expertise

Un assistant juridique expert, trilingue (anglais-allemand), réunissant toutes les compétences juridiques nécessaires : droit des affaires, droit des contrats commerciaux et droit des sociétés. Un profil de qualité conforme aux exigences d’excellence du client. Avec une maîtrise parfaite du métier du client et de ses logiciels (Lexis PolyOffice, Polyacte, SECIB, Kleos, Jarvis…).

Fiabilité

Respect des process internes, de la confidentialité des dossiers et de la protection des données sensibles traitées.

Résultats

Des résultats obtenus au-delà des attentes du client débouchant sur une collaboration à long terme :

Traitement de 30 contrats divers en 5 mois seulement (avec un mois d’avance sur l’objectif) ;
Une prestation Officéo sans faille côté service client et côté intervenant encourageant le client à réajuster la mission en confiant 4 projets d’ampleur au long cours sur la thématique “réflexion globale sur le plan juridique de l’entreprise” ;
Continuité de service : transfert de compétences rapide et efficace ➕ aucune interruption dans la gestion des sujets juridiques grâce à un intervenant Officéo expert et opérationnel ;
Satisfaction totale du client qui, convaincu par l’externalisation et la qualité des interventions, a décidé de déléguer à Officéo davantage de missions juridiques et de nouvelles missions d’autres services.