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Depuis 18 ans, leader français de
l’externalisation administrative

Success Story Gifrer

Comment Gifrer conjugue coupes budgétaires et performance dans un contexte économique perturbé ?

Enjeux stratégiques et objectifs fixés

Suite à un sursaut d’activité conjoncturel, dans un contexte économique compliqué provoquant des coupes budgétaires et un plan social de 125 employés, Gifrer (laboratoire pharmaceutique qui fabrique, développe et distribue des produits de santé) se trouve confronté à deux problématiques :

  • Sous-effectif et discontinuités de service au sein de plusieurs départements ;
  • Surplus d’activité à gérer par des équipes déjà débordées, besoin urgent de renfort commercial et ADV.

La DRH doit ainsi trouver, en urgence, une solution agile qui lui permet d’activer des ressources immédiatement opérationnelles et expertes sur le très court terme pour répondre à ces besoins.

Besoins exprimés

Gérer la surcharge commerciale

Gérer la surcharge commerciale

  • Effectuer le suivi opérationnel de la demande client (enregistrer les commandes clients dans l’ERP et en assurer le suivi) ;
  • Gérer l’ensemble des documents administratifs requis ;
  • Assurer la communication client afin de garantir une qualité de service clients optimale dans les meilleures conditions de coûts et dans le respect de la législation en vigueur.
Opérer une action « commando » en ADV

Opérer une action « commando » en ADV

  • Gérer la BU « extrait végétaux – MPUP » (matières premières à usage pharmaceutique) ;
  • Gérer un rappel de lots ;
  • Appuyer l’ADV à l’international ;
  • Etablir les INCOTERMS ;
  • Redressement de bases de données.

Solution et déploiement opérationnel

Face à ces enjeux et ces besoins d’assistance ponctuels, Officéo a proposé à Gifrer une solution clé en main de flexibilisation du volet administratif de ses fonctions commerciale et ADV. Officéo s’est imposée comme une évidence pour le client car il s’agit d’une solution plus experte et plus sûre que l’intérim, plus agile que les contrats courts et le tout avec une rapidité de mise en œuvre pour combler un besoin urgent.

Pour relever ce défi, Officéo a déployé une solution qui s’appuie sur un service stop & go s’ajustant en temps réel à l’activité. Elle s’appuie sur un squad de 4 ressources aux expertises adaptées et tout de suite opérationnelles sur le site.

La solution est pilotée par un Account Manager Officéo dédié, faisant partie du projet pour suivre les missions, adapter les ressources et ajuster les missions à la hausse comme à la baisse selon les besoins fluctuants du client. Il assure, par ailleurs, la conformité aux exigences du cahier des charges et donc la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Ultra-flexibilité

Ultra-flexibilité

Management fluide sur les prestations et service stop & go avec un pilotage de la prestation selon les besoins fluctuants du client, en basculant d’un ETP à un temps partiel puis à 2 ETPs.

Rapidité

Rapidité

Proposition de profils sous 48 heures avec une mise en œuvre instantanée et 0 gestion RH pour répondre à un besoin urgent.

Expertise

Expertise

Des assistants experts, bilingues, autonomes et opérationnels dès le début. Avec une maîtrise parfaite du métier du client et de ses outils (Navision, Excel). Les profils sélectionnés répondent aux critères de fiabilité et de compétences définis par le client.

Résultats

Une continuité de service garantie et une mission bonus assurée pour une satisfaction totale :

  • Continuité de service assurée en toutes circonstances : réactivité face à l’immédiateté de la demande, aucune interruption dans la gestion de l’ADV et des activités commerciales du laboratoire grâce à des intervenants Officéo opérationnels. Maintien de la capacité de production dans un contexte économique et social fortement perturbé ;

    Continuité de service assurée en toutes circonstances : réactivité face à l’immédiateté de la demande, aucune interruption dans la gestion de l’ADV et des activités commerciales du laboratoire grâce à des intervenants Officéo opérationnels. Maintien de la capacité de production dans un contexte économique et social fortement perturbé ;

  • Un besoin inopiné géré haut la main : gestion d’un rappel de lots urgent. Tous les dossiers ont été clôturés ➡️ environ 300 dossiers traités en 2 mois seulement à coût variabilisé et sous contrôle ;

    Un besoin inopiné géré haut la main : gestion d’un rappel de lots urgent. Tous les dossiers ont été clôturés ➡️ environ 300 dossiers traités en 2 mois seulement à coût variabilisé et sous contrôle ;

  • Satisfaction totale du client qui, convaincu par l’externalisation et la qualité des interventions, a reconduit le contrat pour 5 mois et a renouvelé sa confiance envers Officéo en lui déléguant une nouvelle mission en comptabilité.

    Satisfaction totale du client qui, convaincu par l’externalisation et la qualité des interventions, a reconduit le contrat pour 5 mois et a renouvelé sa confiance envers Officéo en lui déléguant une nouvelle mission en comptabilité.

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