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S’installer comme secrétaire indépendante

Devenir secrétaire à la demande est une évolution de carrière qui vous intéresse, mais vous ne savez pas par où commencer ? Comment s’installer comme secrétaire indépendante en se mettant à son compte ou devenant télésecrétaire ? Peut-on exercer cette profession sans diplôme et est-ce assez rentable pour en faire une activité professionnelle à temps plein ? Officéo vous apporte des réponses.

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Secrétaire indépendante : quels clients sont intéressés ?

Avec un marché en constante progression, en tant que secrétaire indépendante, vous pouvez intervenir sur deux champs à la fois :

  • Le développement du service à la personne : vous travaillez pour un client particulier.
  • La sous-traitance ou « externalisation » des activités non-stratégies : vous travaillez pour une entreprise.

Si vous choisissez de devenir secrétaire à domicile, il y a de fortes chances pour que les particuliers soient intéressés en priorité. Les personnes âgées cherchent souvent une aide administrative pour les démarches les plus courantes : règlement de factures, gestion de courrier, déclarations d’impôts, démarches avec les structures administratives, etc. Choisir de travailler pour les particuliers est assimilé à du service à la personne. Un argument à avancer à vos clients est qu’ils pourront bénéficier d’une réduction d’impôts intéressante (50 %).

Dans certains cas, un profil de secrétaire indépendante tenté par un travail de particulier à particulier peut rejoindre celui d’écrivain public. Ce dernier est spécialisé dans la rédaction de contenus pour les particuliers (CV, lettres de motivations, courriers, etc).

Dans le cas d’une collaboration avec une entreprise, une association ou une structure plus importante, vous pourrez seconder une personne ou une équipe au quotidien ou selon des missions ponctuelles.

Vous pouvez en fonction de vos expériences passées vous spécialiser dans un domaine, comme le BTP, le médical ou le juridique. C’est par votre connaissance poussée du vocabulaire et des pratiques courantes de votre domaine que vous allez attirer les clients qui correspondent à vos compétences réelles.

La maîtrise de plusieurs langues détermine un type de client ayant des clients ou fournisseurs internationaux. Les particuliers demandent rarement une maîtrise linguistique spécifique, hormis pour des opérations d’aide à la déclaration avec des expatriés, ou des échanges avec des documents bilingues. Ce type de compétence peut tout à fait justifier des tarifs plus élevés.

Les missions courantes d’une secrétaire indépendante

Pour l’instant, l’activité de secrétariat indépendant n’est pas soumis à une réglementation particulière. Ainsi, vous pouvez en théorie exercer sans diplôme particulier. Il est toutefois fortement conseillé de répondre aux attentes professionnelles de vos interlocuteurs et justifier des compétence réelles. Ceci, pour une crédibilité de votre côté renforcée et une réassurance pour vos clients.

En tant que secrétaire indépendante, les missions les plus courantes qui peuvent vous être attribuées sont les suivantes :

Particuliers

  • Démarches administratives
  • Suivi de dossiers administratif
  • Classement de documents
  • Rappel d’échéances
  • Gestion de budget
  • Rédaction de lettre administratives
  • Accompagnement pour des démarches bancaires
  • Démarches téléphoniques

Entreprises

  • Démarches avec des tiers (clients, fournisseurs, administrations, associés, employés)
  • Rédaction de documents administratifs
  • Rédaction de courriers, saisie, élaboration de tableaux
  • Rangement, classement de documents
  • Saisie comptable simple
  • Gestion de courriers, photocopies, numérisations de documents, relances
  • Établissement de devis, factures
  • Suivi de livraisons et commandes
  • Assistance pour des événements marketing ou communication et préparation de supports de communication
  • E-mailing

Le matériel nécessaire pour exercer son activité

Contrairement à d’autres professions indépendantes, exercer en tant que télésecrétaire ou secrétaire freelance ne nécessite d’investir dans beaucoup de matériel. Toutefois, pour s’installer et exercer correctement, certains outils doivent faire parti de votre environnement de travail.

  • Ordinateur et connexion internet
  • Imprimante professionnelle
  • Licences bureautiques, à défaut, les équivalents Open Source pour le traitement de texte, la création de tableaux et opérations courantes
  • Matériel de standardiste
  • Fauteuil ergonomique
  • Armoires de rangement

Votre organisation et votre concentration restent votre meilleur matériel personnel. L’idéal est d’aménager votre espace de travail en véritable espace de bureau optimisé pour vos missions. Si vous travaillez à domicile, mieux vaut donc dédier une pièce calme à votre activité. Mais au fait, quelles sont les compétences pour être une bonne secrétaire ?

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Salaire d’une secrétaire indépendante

Le tarif d’une secrétaire indépendante varie grandement d’un type de mission administrative à l’autre. Si le déplacement est pris en compte, une majoration est possible. En cas de sollicitation de compétences spécifiques pour des tâches de secrétariat ou comptabilité pointues, le prix évolue en conséquence.

Ainsi, n’hésitez pas à consulter notre contenu exhaustif à ce sujet sur notre page dédiée.

-> Je veux en savoir plus sur les tarifs d’une secrétaire indépendante <-

Les démarches pour s’installer comme secrétaire indépendante

Votre formation achevée, votre projet clarifié et votre matériel opérationnel : il ne reste qu’à choisir votre statut juridique et vous enregistrer. L’URSSAF se charge de gérer l’immatriculation de votre société. Pour plus de renseignements sur le lancement de votre activité, vous avons préparé un article plus détaillé à ce sujet.

– > Oui, je veux en savoir plus sur mes démarches <-

Le statut juridique pour s’installer en secrétaire indépendante

L’immatriculation de votre entreprise se fait auprès de l’URSSAF. Il s’agit du Centre de Formalités des Entreprises compétent. Notez que la mention « Service de secrétaires indépendantes » proposée par le CFE est classée dans la catégorie Artisanat.

Si vous souhaitez que votre activité reste en libéral, vous pouvez par exemple choisir de rejoindre l’activité « conseil aux entreprises » pour ce faire. Votre décision doit rester cohérente avec les services que vous mettrez à disposition de vos clients.

Pour vous installer, vous avez le choix entre plusieurs types d’entreprises :

La micro-entreprise est très appropriée pour démarrer une activité. Si vous souhaitez être une société unipersonnelle, la SASU est le régime juridique recommandé.

D’autres statuts alternatifs peuvent être considérés, mais ils restent toutefois assez marginaux. Citons le statut d’entrepreneur-salarié en coopérative d’activité et d’emploi et le chèque emploi service universel (CESU). Avec le premier statut, vous démarrez sans risque. Dans le second cas, si vous souhaitez intervenir uniquement chez des particuliers, c’est un choix à considérer de plus près.

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