Un assistanat de direction expert et partagé entre 4 membres du Codir ➡️ SPSE modernise son service grâce à l’externalisation !

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Enjeux stratégiques et objectifs fixés

Suite au départ soudain d’une assistante de direction, le Codir de la Société du Pipeline Sud-Européen (SPSE, une société de transport et de stockage d’hydrocarbures liquides) se trouve confrontée à plusieurs problématiques :

Discontinuités de services et profusion de sujets à traiter ;
Désorganisation au sein de différentes directions.

SPSE recherche ainsi, en urgence, un support en assistanat de direction partagé au niveau du Codir. Elle recherche une solution experte et agile pour s’adapter aux horaires larges et flexibles des dirigeants. Une solution qui lui permet d’actionner facilement des ressources immédiatement opérationnelles pour répondre à un besoin d’assistance au pied levé et sans passation au sein du Codir.

Le besoin exprimé par la RRH, avec l’aval du Codir :

Ne plus faire appel à l’intérim pour ce besoin, car il ne répond pas aux exigences de flexibilité et d’expertise du client ;
Trouver une solution réactive et facilement activable qui puisse fournir un support le temps d’un recrutement permanent en interne ;
Opter pour une solution externe innovante leur permettant d’avoir un assistanat de direction mutualisé entre plusieurs membres du Codir.

Besoins exprimés

Le besoin opérationnel de SPSE consiste à externaliser l’assistanat du Codir composé de 4 directions, afin de les seconder au quotidien et leur permettre plus de productivité et de souplesse sur leurs fonctions administratives :

Direction générale
DRH
DAF
DOP

Solution et déploiement opérationnel

Face à ce besoin d’assistance de direction urgent et de haut niveau, Officéo a proposé à SPSE une solution clé en main de flexibilisation de son assistanat de direction tout en se conformant aux exigences du client d’assurer un interfaçage sans à-coups entre le Codir et les équipes internes.

Pour relever ce défi, une adaptation en temps réel aux besoins variables du client était nécessaire. Officéo a donc assuré un remplacement au pied levé sans aucune passation et a déployé une solution qui s’appuie sur un service stop & go, en passant d’une mission à mi-temps (4 jours/semaine) à un temps plein.

La solution intègre un squad de deux ressources expertes (pour un ETP), expérimentées dans des directions de grands groupes internationaux et tout de suite opérationnelles sur le poste. Les interventions se sont déroulées uniquement sur site selon le souhait du client.

La solution est pilotée par un Account Manager dédié au projet faisant un suivi régulier du compte, assurant à la fois la conformité aux exigences du cahier des charges, le suivi des missions et la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Rapidité

Proposition de deux profils sous 48 heures avec mise en œuvre instantanée de la solution et 0 gestion RH pour répondre à un besoin urgent. Des intervenants immédiatement opérationnels, aucun temps perdu sur la formation ou la passation avec l’équipe précédente.

Expertise

Des profils ayant une longue expérience dans l’industrie et bilingues en anglais pour assister des dirigeants de haut niveau en environnement international. Avec une connaissance de la technicité du métier du client.

Fiabilité

Prestataire fiable avec un respect de la déontologie professionnelle et des process internes du client. Des intervenants discrets avec un sens de la confidentialité.

Résultats

Continuité de service, agilité et productivité du Codir : Officéo modernise l’assistanat de direction de son client

Continuité de service : des intervenants Officéo experts et tout de suite opérationnels qui ont couvert l’ensemble des missions de manière autonome et ont assuré une continuité de service au sein des différentes directions. Une prise en main rapide et efficace et 0 tuilage avec l’équipe précédente. Un Codir épanoui et libéré d’une grande charge de travail ;
Optimisation des process : une solution innovante et moderne d’assistanat de direction partagé entre plusieurs directions a été mise en place. Une productivité et une souplesse retrouvées au sein des directions grâce à l’externalisation et les best practices apportées par les intervenants Officéo ;
Satisfaction totale du Codir tout au long de la mission. Groupe tellement convaincu par l’externalisation et la qualité du service Officéo, il délègue davantage de missions expertes à Officéo : assistanat juridique technique et gestion de projets techniques.