[GESTION FACTURE FOURNISSEUR] 5 étapes clés

Gestion des factures fournisseurs : suivi, règlement, paiement

–avec un processus de paiement des factures fournisseurs et de suivi de règlement fournisseur à la carte-

Les factures de paiement fournisseur s’entassent mais vous n’avez pas le temps de vous en occuper ? Vous souhaitez mettre en place un suivi de facturation efficace ? N’attendez pas que les retards de paiements s’accumulent, pensez à votre règlement fournisseur dès à présent. Officéo vous apporte une solution de gestion des factures fournisseurs à la carte : vous sollicitez une assistance pour le volume de documents à traiter, et sur la durée souhaitée. Votre assistant est opérationnel dans les 48 h.

Je veux régler mes factures fournisseur

Office Manager, je postule

Évitez-vous toutes contraintes en optant pour l’externalisation du suivi de facturation Officéo.

Qu’est-ce qu’une facture fournisseur ?

Une facture fournisseur est un document comptable qui sert à concrétiser une action commerciale. Une facture fournisseur contient des informations nécessaires sur les prestations rendues ou les produits vendus.

Une facture fournisseur est donc par définition une facture liée à une commande fournisseur. Elle se compose de différents éléments, notamment un en-tête et des lignes listant les différents services et produits, etc.

La commande fournisseur est clôturée par une facture fournisseur et fait office d’accusé de réception des marchandises.

 Le timing ultime pour votre traitement des factures fournisseurs

Ne payez pas trop tôt …

La qualité du suivi du règlement et de la gestion des factures fournisseur a une incidence directe sur la trésorerie de votre entreprise, et plus particulièrement son Besoin en Fonds de Roulement (BFR). Cette tâche importante demande régularité, rigueur et savoir-faire pour un gestion facture fournisseur efficace.

… Mais ne payez pas trop tard non plus !

Les retards de règlement d’une facture fournisseur sont encadrés par la loi. L’entreprise cliente peut dans certains cas négocier des délais de paiement. Le fournisseur est tenu de veiller à ce que ses clients paient dans les délais et peut notamment adresser des courriers de relance pour factures impayées en cas de retard.

Les pénalités et le recouvrement sont détaillés dans les contrats de collaboration entre les deux parties. Le cas échéant, les Conditions Générales de Vente font foi. Dans certains cas, les deux parties peuvent prévoir un paiement comptant sans délai. Le fournisseur est ainsi payé le jour de la réalisation de la prestation convenue.

Vous le savez peut être déjà par expérience personnelle, le paiement des factures est l’un des défis majeurs des entreprises. Certaines d’entre elles déposent le bilan à la suite de l’accumulation de factures impayées. Vous rencontrez des difficultés pour régler vos factures fournisseurs ? Vos clients payent leurs factures en retard ?

Faute de temps, les factures impayées deviennent vite un casse-tête… Officéo peut vous aider à assurer un suivi rigoureux des règlements des factures fournisseurs, parfois rébarbatif, mais indispensable à la vie de toute entreprise et ainsi respecter vos délais.

---

Le processus de traitement des factures fournisseurs

Quelle que soit l’activité de votre entreprise, toute facture qui provient d’un fournisseur doit être comptabilisée et enregistrée, contrôlée, payée et classée ou archivée.

Les étapes de traitement des factures fournisseurs sont 5 et concernent : 

• La réception des pièces comptables fournisseurs

Le processus de traitement des factures fournisseurs commence par la réception des pièces comptables. Cette étape doit être effectuée par la personne chargée de la réception des documents que ce soit des factures en papier, des factures scannées arrivées par mail, EDI, etc.

• L’enregistrement des factures en comptabilité générale et analytique

Toutes les factures reçues d’un fournisseur doivent être comptabilisées. Validée ou pas, une facture doit être enregistrée dès l’arrivée pour bien tracer le flux financier. 

• Le contrôle des factures fournisseurs

Ensuite, il est nécessaire de contrôler le contenu des factures et de chaque pièce comptable, pour approuver ou pas le paiement. 

Il faut faire un rapprochement avec les bons de commande et les entrées en stock afin d’effectuer une vérification des quantités facturées et des tarifs appliqués. 

• Le paiement des factures fournisseurs en respectant les délais

Le paiement des factures constitue un processus qui est propre à la comptabilité fournisseur. Ce procédé se fait de manière périodique lorsque les factures à échéance qui détiennent le bon à payer ressortent pour être payées. 

• L’archivage des factures et pièces comptables

Enfin, la dernière étape du processus de traitement des factures fournisseurs consiste à archiver correctement les pièces comptables. Ces documents doivent être conservés pour une période de 10 ans.

Enfin, le dernier objectif d’un processus de traitement des factures fournisseurs consiste à stocker et archiver correctement ces pièces comptables. Dans tous les cas, les documents doivent être conservés durant 10 ans conformément à l’article L123-22 du Code de Commerce.

Paiement et gestion des factures fournisseurs : la solution Officéo

Oubliez les impayés ou factures oubliées, votre assistant s’occupe pour vous du règlement des factures fournisseurs, assure le suivi des échéances de paiement. En cas de problème, il les rapproche de votre état de trésorerie, vous alerte et vous fait un état des lieux de la situation, vous offrant ainsi le temps nécessaire pour trouver une solution.

Par ailleurs il est également force de proposition s’il faut trouver une solution en cas de retard ou de difficultés de paiement. Par exemple, en cas de retard de paiement votre assistant mettra en place un échéancier détaillant les sommes dues. Il pourra répondre à votre besoin d’informations chiffrées externes et internes afin de mesurer la performance de l’organisation et disposer des données nécessaires à la prise de décision. Vous aurez alors tous les indicateurs de pilotage pour mesurer l’efficience de notre service de comptabilité.

Finis les agios et les lettres recommandées, tout est une question d’organisation. Vous pourrez enfin travailler l’esprit libre et vous consacrer à votre cœur de métier.

La solution Officéo vous assurera un suivi des fournisseurs et une vision précise de vos dépenses à venir et votre banquier gardera le sourire.

Votre assistant administratif pourra aussi grâce à ses compétences de soutien en comptabilité fournisseur et en comptabilité analytique se charger du suivi des factures et des relances de paiements en cas d’impayés. Il pourra également assumer la gestion de facture fournisseur et l’enregistrement d’avoir et de facture fournisseur.

• Un archivage et une dématérialisation des factures électroniques comme des factures papier effectués selon votre politique de conservation de documents ;
• Une coordination avec les écritures comptables et l’administration fiscale suivant la gestion de trésorerie réalisée ;
• Un suivi de chaque facture client,  commande fournisseur et des délais de traitement au moyen de tableaux de bord efficaces.

Résultat : un worflow plus fluide entre les acteurs du processus de traitement des factures fournisseurs. Une meilleure gestion de chaque processus métier du circuit de validation. Des gains de productivités croissants pour un retour sur investissement réel.

Pourquoi externaliser la gestion des factures fournisseurs ?

En ayant recours à l’externalisation, vous n’aurez plus de factures impayées ou oubliées qui s’entassent de jour en jour. Votre assistant externe vous assure la gestion des factures fournisseurs que ce soit le règlement, le suivi des échéances de paiement et la saisie des factures.

Et ce n’est pas tout ! En externalisant le traitement des factures fournisseurs vous vous déchargez non seulement de la saisie des factures achats et fournisseurs mais vous bénéficiez également de compétences expertes et d’un profil qualifié. En effet, votre assistant Officéo rest attentif au moindre problème lors de la saisie, vous notifie et vous fait un état des lieux de la situation en assayant de trouver des solutions qui soient adaptées à vos besoins et aux objectifs de l’entreprise.

Externalisez la gestion des factures fournisseurs de votre entreprise à un assistant Officéo et bénéficiez d’un workflow plus fluide entre les différents acteurs du processus de traitement des factures fournisseurs tout en vous faisant gagner en temps et en productivité.

Comment classer les factures fournisseurs ?

Les factures fournisseurs doivent être classées en suivant un raisonnement symétrique. 3 types de classement :

1. Par ordre chronologique : selon la date d’émission ou la date de paiement de l’ensemble des factures d’un mois ;
2. Par numéro de facture ;
3. Par fournisseur et par date.

Si l’entreprise opte pour un classement des factures par numéro, il est nécessaire d’établir un plan de numérotation qui lui est propre. Il n’est pas recommandé de retenir que la numérotation du fournisseur dans la comptabilité mais plutôt de combiner le numéro interne de l’entreprise avec le numéro de la facture fournisseur.

Comment enregistrer une facture fournisseur ?

Une facture fournisseur doit être enregistrée dans la comptabilité dès que son paiement est effectué.

Avant de procéder à l’enregistrement, il est important de distinguer trois montants différents :

• Le montant hors taxes ;
• Le montant toutes taxes comprises ;
• Le montant de la TVA.

Dans le cas d’une facture d’achat de marchandises, il est nécessaire de modifier les comptes suivants :

• Débiter le montant de la TVA du compte 44 566 ;
• Débiter le montant hors taxes du compte de charge 607 ;
• Créditer le montant toutes taxes comprises du compte 401.

D’autres comptes peuvent s’ajouter comme les comptes 601 ou 607 si vous achetez des matières premières ou les comptes 602 ou 606 si vous investissez dans un service. Les frais accessoires, quant à eux, sont intégrés au compte 607.

Lors de l’enregistrement de la facture fournisseur, veillez à mentionner les éléments suivants :

• Le numéro de la facture fournisseur ;
• La date de création de la facture ;
• Le numéro du compté débité ;
• Le libellé ;
• Le montant de la facture.

10 tips pour une gestion des factures fournisseurs irréprochable

Plusieurs bonnes pratiques peuvent être mises en place par l’entreprise afin de bien gérer ses factures fournisseurs :

Dématérialiser les factures fournisseurs

les outils numériques sont primordiaux pour la gestion des factures. La solution de dématérialisation des factures fournisseurs vous garantit : gain de temps, réduction des délais de paiement, économie, fiabilité.

Regrouper et centraliser toutes les factures dans un seul espace de stockage

Rassembler toutes les factures fournisseurs dans un seul et même endroit vous assure une vue sur vos documents et vos paiements en cours. La gestion centralisée est considérée comme un outil de gestion des flux puisqu’elle vous offre une visibilité sur l’état des paiements.

Paramétrer les accès des équipes à vos factures

L’utilisation d’une solution de traitement des factures fournisseurs en ligne vos permet de paramétrer les accès équipes sur le workflow de validation. Vous avez la possibilité depuis votre espace de contrôler les accès et savoir qui intervient et quand sur quelle facture.

Mettre en place des virements programmés et respecter les échéances

Grâce à la gestion centralisée des factures, vous avez un compte par fournisseur, ainsi les équipes comptables peuvent programmer les virements pour s’assurer du respect des échéances de paiement.

Assurer les factures afin de se protéger des impayés

L’assurance à la facture fonctionne de la même manière qu’une assurance auto, si jamais le délai n’a pas été respecté, le client notifie l’assureur qui s’occupe de la suite. D’abord, il s’occupe du recouvrement de la créance et s’il obtient pas le paiement après les relances, la procédure d’assurance donc se déclenche. Vous êtes indemnisé par l’assureur et vous récupérez 90% du montant de la facture hors taxe.

Penser à l’affacturage

L’entreprise endettée fait appel à une société d’affacturage qui va vérifie sa solvabilité. L’entreprise lui transfère la propriété et la gestion de ses factures. Ainsi, c’est la société qui va s’occuper de la relance fournisseurs, des recouvrements et de l’encaissement des paiements.

Entretenir et soigner la relation fournisseur

Des échanges réguliers doivent être mis en place afin de maintenir une bonne relation fournisseur. Privilégiez les rencontres physiques si possible, sinon passez par le téléphone ou les visioconférences.

Externaliser les relances des factures impayées

Pour éviter une de temps et de productivité, on vous conseille de déléguer le recouvrement des factures impayées à un prestataire de services externe. Ce dernier il mettra à votre disposition des assistants professionnels et experts qui vont s’occuper de la procédure de recouvrement et de relance de vos factures de A à Z. Cela représente un gain de temps et de productivité pour le dirigeant de l’entreprise et évite de salir la relation entre l’entreprise et le fournisseur.

Prolonger les délais de paiement fournisseurs

Lorsque les entreprises tardent à se faire payer, elles optent pour une prolongation des délais de paiement fournisseurs pour éviter tout décalage de trésorerie.

Bien conserver toutes les factures

La loi oblige les entreprises à produire n’importe quel document comptable en cas d’audit comptable ou de contrôle fiscal. Ainsi, les dirigeants d’entreprises doivent conserver toutes les factures.

Pourquoi choisir la solution Officéo pour sa gestion facture fournisseur ?

Vous n’avez pas le temps de tout lire ? Officéo vous résume sa solution d’externalisation de tâches administratives.
Quels avantages vous offre notre solution et pourquoi devriez-vous opter pour celle-ci ?
Découvrez-le en appuyant sur le bouton ci-dessous !

---

Et comment ça marche concrètement ?

Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !

---

Optimiser son gestion facture fournisseur en cinq questions

---

Officéo vous propose d’autres solutions pour externaliser vos services généraux d’Office Management, parmi ceux concernant la gestion des fournisseurs :

• La gestion des commandes fournisseurs ;
• Tout savoir sur la facturation fournisseurs ;
• La comptabilité fournisseur ;
• La dématérialisation des factures fournisseur ;
• Le traitement des litiges avec les fournisseurs.

Officéo répond à vos questions et vous fait bénéficier d’une solution d’externalisation administrative flexible, experte, et à la mise en œuvre rapide.

Vous pouvez nous joindre à votre convenance du lundi au vendredi de 9h à 19h.

Pressé(e) ? Appelez-nous : 01 49 70 98 63