[VIDEO] Le secrétariat externalisé ?

Qu’est-ce que le service de secrétariat externalisé ?

Le service de secrétariat externalisé est un moyen de supporter, dans certains cas de suppléer, un service de secrétariat classique. Les tâches administratives sont souvent une douleur et surtout une perte de temps pour les entreprises et structures, quelle que soit leur taille.

Il existe plusieurs modes d’externalisation de secrétariat :

• L’agence d’intérim : celle-ci « prête » des salariés à l’entreprise en nécessité. Les missions sont donc régies par un contrat de travail et l’intérimaire fait partie, temporairement, de la masse salariale du client.
• Le prestataire indépendant : c’est un secrétaire qui travaille en freelance, c’est à dire sous le statut du micro-entrepreneur avec sa propre entreprise. Il n’est pas salarié de l’entreprise et travaille sous la protection du contrat de prestation.
• L’entreprise de prestation de services : ce prestataire exerce son service en s’appuyant sur le travail d’assistants indépendants. Ainsi, il met en relation le client et un assistant adapté. Les meilleurs entreprises de prestations de services offrent un suivi et assurent la continuité de service.

Pourquoi externaliser son secrétariat ?

Vos besoins en termes de secrétariat se font de plus en plus sentir mais vos ressources financières ne vous permettent pas d’embaucher ? Ou encore, vous ne souhaitez pas alourdir votre masse salariale sur cette fonction administrative mais vous êtes dépité de voir que vos équipes passent une partie non négligeable de leur temps à effectuer des tâches non cœur de métier ?

Se tourner vers un secrétariat externalisé vous confère trois grands avantages :

• La qualité du service : faire appel à un prestataire permet de travailler avec un expert dont les compétences ont déjà été vérifiées, et la formation déjà effectuée.
• La flexibilité de l’offre : un prestataire de service offre une flexibilité totale quant à l’ajustement de vos horaires et de votre volume de missions. 
• Le prix : vous ne payez uniquement que pour le travail effectif du secrétaire indépendant. Il n’y a pas de frais de recrutement, de formations, ni d’avantages salariaux ou encore aucune cotisation patronale à débourser. 

Avantages et inconvénients des différentes modalités d’externalisation du secrétariat

Externaliser une fonction interne de votre entreprise peut être rebutant (risques de perte de confidentialité, de no-show, interruption de la continuité de service…). Pourtant en choisissant le bon prestataire, vous avez tout à y gagner : flexibilité, agilité et expertise sauront permettre à votre entreprise de croître sereinement.

Voici un bref comparatif, en partant de la base du salariat, entre deux solutions de secrétariat externalisé :

• La majorité des entreprises sont habituées au salariat. Pourtant, recruter reste une solution coûteuse (coûts rh, de turn-over, de formation, charges patronales) et très peu flexible pour l’entreprise du fait du contrat de travail qui n’est pas modulable.
• Faire appel à un salarié en intérim permet de profiter d’un service plus flexible que le salariat : en effet les horaires du contrat de travail sont souvent à mi-temps ou adaptées pour des missions ponctuelles/temporaires. Cependant, c’est un service qui comporte des risques de no-show mais aussi dont l’expertise des salariés n’est pas assurée. Enfin, les coûts ne sont pas tous variables (coût de turn-over, coefficient de facturation…)
• Le prestataire de services est l’option la plus flexible. Le fonctionnement du contrat de prestation permet de moduler le volume horaire de missions. Pour les meilleurs prestataires (entreprises ou indépendant), les assistants sont expérimentés, les coûts 100% variables et la continuité de service assurée.

Quelles sont les activités de secrétariat qui peuvent être externalisées ?

Bonne nouvelle ! Toutes les activités administratives d’un secrétariat peuvent être externalisées, et ce dans tous les secteurs.

• Secrétariat comptable : saisie des données comptables, émissions et réception des factures clients, suivi de paiement, suivi des relevés bancaires, préparation des déclarations fiscales, support administratif de l’équipe comptable… ;
• Secrétariat commercial : rédaction et envoi de courriers commerciaux, préparation des offres et contrats, suivi relation client, saisie de données, suivi des commandes et livraisons… ;
• Secrétariat administratif : gestion du standard téléphonique, tenue de l’agenda des équipes et prise de rendez-vous, organisation de réunion et séminaires, classement de documents, commandes de fournitures … ;
• Secrétariat médical : accueil de la patientèle, archivage et mise à jour des dossiers médicaux, préparation des documents de consultation, préparation et émission des factures, liaison avec les organismes, commandes de fournitures… ;
• Secrétariat juridique : préparation et mise en forme des documents juridiques, gestion de la correspondance, mise à jour et archivage des dossiers juridiques, recherche et collecte d’informations juridiques… ;

Différentes manières d’opérer le secrétariat :

• Secrétariat virtuel : certaines tâches sont externalisables à distance ;
• Secrétariat bilingue ou trilingue : toutes les tâches de secrétariat externalisé sont opérables en plusieurs langues.

Le champ d’action du secrétaire ne se cantonne pas à un seul domaine. Ce dernier est souvent polyvalent. Ainsi, un secrétaire réalise fréquemment des tâches administratives à la croisée de plusieurs services.

Au delà de la polyvalence de ses assistants, Officéo vous fournit en prime un service dont il assure la fiabilité via une continuité de service (en cas d’absence par exemple) et l’ultra flexibilité.

Quel salaire pour une assistante indépendante ?

Les tarifs d’une secrétaire indépendante, ou d’un prestataire, sont généralement compris entre 30 et 50 euros HT de l’heure.

Les tarifs dépendent de l’expérience de l’assistant, du type de missions déléguées, du volume de travail demandé et du temps donné pour réaliser la mission.

Le meilleur compromis

Chez Officéo, nous sommes conscients que l’administratif peut être une douleur pour beaucoup, mais reste d’une importance capitale. Nous sommes un service clé en main, expert et agile mais aussi fiable, qui s’adapte à vos attentes.

Leader français de l’Office Management à la demande, notre entreprise vous accompagne et supervise toutes les missions. Nous nous assurons en amont de l’expertise de l’assistant, de la qualité du travail fourni et du suivi client après la mission. Nos Account Managers suivent votre prestation de près : comptes-rendus de missions systématiques, appels satisfaction, contrôle qualité en continu tout au long de la relation.

Vous n’avez pas à perdre du temps dans le recrutement. Nous choisissons parmi notre réseaux de 6000 assistants indépendant le ou les profils qui correspondent à 100% à votre besoin et votre structure. Besoin d’une secrétaire juridique ? D’une secrétaire qui détient des compétences en ressource humaine et en comptabilité ? Ou plutôt d’un binôme ou d’un squad de secrétaires ? Tout est possible !

Vous voulez modifier le volume horaire de votre contrat de prestation ou profitez de compétences supplémentaires ? Votre assistant doit être remplacé rapidement ? Officéo vous apporte une solution rapide, en assurant la continuité de service.

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Pourquoi choisir la solution d’externalisation Officéo ?

Officéo vous explique sa solution d’externalisation de tâches administratives en la comparant à unrecrutement en CDD/CDI.
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En bref :

• Une fois les coûts masqués pris en compte, les deux solutions sont au même niveau de coûts.
• Le recrutement représente 100% de coûts fixes : coûts de sourcing et de recrutement, coûts d’intégration, rémunération mensuelle, frais RH, coûts de turnover et coûts de sortie.
• Officéo, elle, est synonyme de variabilité des coûts : aucun coût fixe récurrent et une facturation en fin de mois selon la consommation effective.

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Comment ça marche ?

Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

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FAQ

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