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Mis à jour le : 24 mai 2024
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Publié par Sylia Kherdjemil

[Secrétariat externalisé] Fiabilité, rapidité, ubiquité ✔️

Le secrétariat externalisé est une solution qui permet aux entreprises de déléguer leur service, ou tâches, de secrétariat à un prestataire externe. En adoptant l’externalisation, les entreprises se libèrent de leur pollution administrative et concentrent tous leurs efforts sur leur activité principale.

[VIDÉO] Comment mettre en place une externalisation ?

Petite structure, vous jonglez avec des tâches administratives récurrentes qui vous éloignent de votre véritable vocation ? Grande entreprise, vos secrétaires sont dépassées par la quantité de travail, ou par la technicité des tâches ? Vos opérationnels sont pollués par des tâches à faible valeur ajoutée ? Ne laissez plus le secrétariat monopoliser votre temps et votre énergie. Externalisez le partiellement, ou en totalité, c’est vous qui pilotez.

Affranchissez vous du poids des tâches chronophages et redonnez de l’élan à votre entreprise. Faites appel à notre expertise en externalisation administrative, nous vous fournissons une solution clé en main, agile, experte et fiable.

Qu’est-ce que le service secrétariat externalisé ?

Le service de secrétariat externalisé est un moyen de supporter, dans certains cas de suppléer, un service de secrétariat classique. Les tâches administratives sont souvent une douleur et surtout une perte de temps pour les entreprises et structures, quelle que soit leur taille.

Plutôt que de se lancer dans une procédure de recrutement lente et coûteuse pour une tâche de secrétariat spécifique, les entreprises font appel à un prestataire de service de secrétariat.

Ainsi, les tâches à faible valeur ajoutée, qui empoisonnent votre activité, sont effectuées par un prestataire, agile et expert !

Quelles sont les activités de secrétariat qui peuvent être externalisées ?

Bonne nouvelle ! Toutes les activités administratives d’un secrétariat peuvent être externalisées, et ce dans tous les secteurs.Les types de secrétariat externalisables

  • Secrétariat commercial : rédaction et envoi de courriers commerciaux, préparation des offres et contrats, suivi relation client, saisie de données, suivi des commandes et livraisons… ;
  • Secrétariat administratif : gestion du standard téléphonique, tenue de l’agenda des équipes et prise de rendez-vous, organisation de réunion et séminaires, classement de documents, commandes de fournitures … ;
  • Secrétariat médical : accueil de la patientèle, archivage et mise à jour des dossiers médicaux, préparation des documents de consultation, préparation et émission des factures, liaison avec les organismes, commandes de fournitures… ;
  • Secrétariat comptable : saisie des données comptables, émissions et réception des factures clients, suivi de paiement, suivi des relevés bancaires, préparation des déclarations fiscales, support administratif de l’équipe comptable… ;
  • Secrétariat juridique : préparation et mise en forme des documents juridiques, gestion de la correspondance, mise à jour et archivage des dossiers juridiques, recherche et collecte d’informations juridiques… ;
  • Secrétariat public : support de secrétariat à destination des mairies, des organisations à but non lucratif, des associations… ;
  • Secrétariat virtuel : certaines tâches sont externalisables à distance ;
  • Secrétariat bilingue ou trilingue : toutes les tâches de secrétariat externalisé sont opérables en plusieurs langues.

Le champ d’action du secrétaire ne se cantonne pas à un seul domaine. Ce dernier est souvent polyvalent. Ainsi, un secrétaire réalise fréquemment des tâches administratives à la croisée de plusieurs services.

Au delà de la polyvalence de ses assistants, Officéo vous fournit en prime un service dont il assure la fiabilité via une continuité de service (en cas d’absence par exemple) et l’ultra flexibilité.

Quel salaire pour une assistante indépendante ?

Les tarifs d’une secrétaire indépendante, ou d’un prestataire, sont généralement compris entre 30 et 50 euros de l’heure.

Les tarifs dépendent de l’expérience de l’assistant, du type de missions déléguées, du volume de travail demandé et du temps donné pour réaliser la mission.

Pourquoi externaliser son secrétariat ?

Vos besoins en termes de secrétariat se font de plus en plus sentir mais vos ressources financières ne vous permettent pas d’embaucher ? Ou encore, vous ne souhaitez pas alourdir votre masse salariale sur cette fonction administrative ? Marre de passer un temps précieux sur des activités subalternes, ou dépité de voir que vos équipes passent une partie non négligeable de leur temps à effectuer des tâches non cœur de métier ?

Se tourner vers un secrétariat externalisé vous confère trois grands avantages :

  • La qualité du service : faire appel à un prestataire permet de travailler avec un expert dont les compétences ont déjà été vérifiées, et la formation déjà effectuée.
  • La flexibilité de l’offre : un prestataire de service offre une flexibilité totale quant à l’ajustement de vos horaires et de votre volume de missions. 
  • Le prix : vous ne payez uniquement que pour le travail effectif du secrétaire indépendant. Il n’y a pas de frais de recrutement, de formations, ni d’avantages salariaux ou encore aucune cotisation patronale à débourser. 

Les plus d’Officéo

Chez Officéo, nous sommes conscients que l’administratif peut être une douleur pour beaucoup, mais reste d’une importance capitale. Nous sommes un service clé en main, expert et agile mais aussi fiable, qui s’adapte à vos attentes.

Leader français de l’Office Management à la demande, notre entreprise vous accompagne et supervise toutes les missions. Nous nous assurons en amont de l’expertise de l’assistant, de la qualité du travail fourni et du suivi client après la mission. Nos Account Managers suivent votre prestation de près : comptes-rendus de missions systématiques, appels satisfaction, contrôle qualité en continu tout au long de la relation.

Vous n’avez pas à perdre du temps dans le recrutement. Nous choisissons parmi notre réseaux de 6000 assistants indépendant le ou les profils qui correspondent à 100% à votre besoin et votre structure. Besoin d’une secrétaire juridique ? D’une secrétaire qui détient des compétences en ressource humaine et en comptabilité ? Ou plutôt d’un binôme ou d’un squad de secrétaires ? Tout est possible !

Vous voulez modifier le volume horaire de votre contrat de prestation ou profitez de compétences supplémentaires ? Votre assistant doit être remplacé rapidement ? Officéo vous apporte une solution rapide, en assurant la continuité de service.

Vous souhaitez un devis ? Contactez nous !


Pourquoi choisir la solution d’externalisation Officéo ?

Officéo vous explique sa solution d’externalisation de tâches administratives en la comparant à unrecrutement en CDD/CDI.
Quels avantages vous offre Officéo ?
Découvrez tout cela en appuyant sur le bouton ci-dessous !

En bref :

  • Une fois les coûts masqués pris en compte, les deux solutions sont au même niveau de coûts.
  • Le recrutement représente 100% de coûts fixes : coûts de sourcing et de recrutement, coûts d’intégration, rémunération mensuelle, frais RH, coûts de turnover et coûts de sortie.
  • Officéo, elle, est synonyme de variabilité des coûts : aucun coût fixe récurrent et une facturation en fin de mois selon la consommation effective.

Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain

Laëtitia Maussant

O. : Quelles sont les raisons qui vous ont amené à collaborer avec Officéo ?

L.M. : Nous avions besoin d’un assistant ; or, les entreprises n’embauchent plus dans le contexte actuel. Nos effectifs ne peuvent pas bouger. Passer par une entreprise de services s’est avéré être le chemin le plus adapté, notamment grâce à l’agilité possible. 

En effet, en cas d’embauche il peut y avoir des périodes de maladies ou de congés, ce dont nous n’avons pas eu à souffrir grâce à la continuité de services assurée par Officéo. Il n’y a pas de trou dans la raquette, et lorsque l’on a des missions ponctuelles avec plus d’heures sur un site, on réajuste la collaboration au besoin.

Témoignage complet 


Comment ça marche ?

Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.


Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.


Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.


Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !


FAQ

💡Pourquoi externaliser sa gestion administrative ?

Externaliser votre gestion administrative permet de faire des économies d’échelles, sur la base d’un service fiable, expert et agile.

Vous recherchez d’autres services de secrétariat ?

Externalisation saisie de données Rédaction de documents
Classement de documents Saisie comptable
Secrétariat externalisé Secrétariat comptable

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