[Secrétariat externalisé] Expertise, 0 embauche et 0 engagement
Le secrétariat externalisé consiste à déléguer une partie ou la totalité de ses tâches de secrétariat à un prestataire de services externe. Les chefs d’entreprises font de plus en plus appel à des prestataires de services pour l’externalisation de leur secrétariat d’entreprise.
Les tâches administratives répétitives et secondaires font partie intégrante de votre quotidien de chef d’entreprise ou d’entrepreneur. Les tâches qui relèvent du secrétariat sont chronophages et à faible valeur ajoutée, néanmoins primordiales pour l’activité de toute entreprise.
Le secrétariat vous prend trop de temps et vous éloigne de votre cœur de métier ? Faites surface grâce à notre solution d’externalisation administrative de vos tâches de secrétariat.
Que vous soyez une petite entreprise, une start-up, une PME ou un grand groupe, vous pouvez profiter d’une solution de secrétariat externalisé ultra-flexible et taillée sur-mesure pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise et la guider vers de nouvelles opportunités.
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[VIDÉO] Le secrétariat externalisé expliqué en deux minutes
Qu’est-ce que le secrétariat externalisé en entreprise ?
Le secrétariat externalisé est un service qui a eu beaucoup d’écho auprès des entreprises en France. En effet, c’est un service très convoité, il a été initialement développé dans le domaine de la permanence téléphonique et celui de la transcription. Puis, il a été répandu dans tous les services de secrétariat qui peuvent être réalisés par une secrétaire classique.
Les prestations possibles à externaliser dans votre service de secrétariat concernent toutes les tâches administratives réalisées par une secrétaire comme : accueil physique et téléphonique, relances factures impayées, gestion des agendas et plannings, gestion du courrier entrant et sortant, établissement des devis et factures,etc.
Le secrétariat externalisé concerne donc la sous-traitance d’une partie ou de la totalité des activités secondaires et des tâches administratives qui relèvent du secrétariat à un tiers. Les interventions peuvent avoir lieu à distance ou sur le site du client.
Quels sont les différents types de secrétariat ?
Le secrétariat est un métier très large qui concerne de nombreux domaines et de nombreux secteurs d’activités.
Ainsi, il existe différents types de secrétariat comme :
- Secrétariat commercial ;
- Secrétariat bilingue ou trilingue ;
- Secrétariat administratif ;
- Secrétariat médical ;
- Secrétariat comptable ;
- Secrétariat juridique ;
- Secrétariat de mairie, etc.
Selon ces différents types de secrétariat, le secrétaire aura à chaque fois un rôle différent qui dépend de son secteur d’activité, du domaine et de la taille de l’entreprise.
Quels sont les avantages d’un secrétariat externalisé pour l’entreprise et pour le dirigeant ?
Le secrétariat externalisé : une bonne idée pour l’entreprise ?
Vos besoins en termes de secrétariat se font de plus en plus sentir mais vos ressources ne vous permettent pas encore d’embaucher ?
C’est là où le secrétariat externalisé prend tout son sens ! Faites des économies et gagnez du temps qualifié en optant à notre solution d’externalisation administrative sans embauche et sans gestion RH.
Votre entreprise connaît un pic d’activité ? Un congé maternité ? Un congé maladie ? Une absence ? Trouvez la compétence qu’il vous faut quand il le faut. En effet, votre secrétaire indépendante Officéo est experte, elle vous fera profiter de son efficacité et de sa performance pour vous faire gagner en souplesse opérationnelle et améliorer votre rentabilité.
Secrétariat externalisé : quels intérêts pour le dirigeant ?
Le secrétariat externalisé offre de nombreux avantages à l’entreprise mais aussi au dirigeant à titre individuel :
- Le dirigeant bénéficie des compétences de sa secrétaire externe pour la gestion des tâches quotidiennes qui ne sont pas coeur de métier ;
- Il libère du temps qualifié qu’il consacre aux tâches à plus forte valeur ajoutée ;
- Il réalise des économies et limite les dépenses liées à l’embauche en CDI/CDD ;
- Pas de gestion RH ou de formalités administratives à assumer quant à l’embauche ;
- Le dirigeant fait face à un pic d’activité ou à une absence temporaire grâce à un remplacement rapide, sans embauche et sans engagement ;
- Il a à disposition une secrétaire qui répond à ses besoins avec la mise en place d’une solution ultra-flexible qui s’adapte à sa charge de travail.
Comment bien choisir son secrétariat externalisé ?
Le secrétariat externalisé représente de nombreux avantages pour les entreprises et les entrepreneurs. Ainsi, le choix d’un bon prestataire de services est primordial pour avoir un professionnel compétent et expert qui permet à l’entreprise d’avoir une collaboration solide.
Contrairement à d’autres secteurs d’activité, celui de l’externalisation n’est pas encore très réglementé. Il est recommandé de faire une comparaison entre les différentes solutions d’externalisation afin de choisir un prestataire fiable, expérimenté et qui permet offre de la flexibilité.
Faites le choix d’un prestataire qui pourra mettre à votre disposition des secrétaires qualifiés, professionnels et experts qui pourront vous fournir un travail de qualité.
Ainsi, votre choix de prestataire pour le secrétariat externalisé doit répondre à ces trois critères :
La qualité du service : un prestataire qui propose des secrétaires expertes qui savent répondre à vos besoins.
La flexibilité de l’offre : choisir un prestataire qui vous offre une flexibilité totale quant à l’ajustement de vos horaires et de votre volume de missions. Officéo vous offre une ultra-flexibilité par rapport au volume de vos missions et vous apporte un soutien administratif que ce soit dans des missions ponctuelles ou régulières.
Le prix : le prix n’est pas à négliger dans le choix de votre prestataire. En effet, les prix varient d’un prestataire à un autre et la facturation se fait à l’heure, par prestation ou par forfait. Choisissez le prestataire qui répond à vos besoins et qui pratique des tarifs adaptés à votre budget.
Les plus d’Officéo ?
- Pas de charges sociales à payer ;
- Des formalités administratives réduites ;
- Des compétences professionnelles à disposition ;
- Aucun matériel à acheter ;
- Sans engagement ;
- Pas d’embauche.
Pourquoi choisir la solution Officéo pour son externalisation ?
Officéo vous explique sa solution d’externalisation de tâches administratives en la comparant à une solution de recrutement en CDD/CDI.
Quels avantages vous offre la solution Officéo et pourquoi devriez-vous opter pour celle-ci ?
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Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain
O. : Quelles sont les missions réalisées ? Y a-t-il eu une évolution depuis le début des prestations ?
L. M. : Il y a des missions régulières et des missions ponctuelles. Pour les missions régulières, il s’agit de la gestion de courrier, du traitement des factures et de la gestion des frais généraux du site. L’archivage et le suivi des contrats fournisseurs font aussi partie des missions courantes. Des missions ponctuelles, comme la recherche de cadeaux de Noël pour les employés, ont pu également apparaître.
Comment ça marche ?
Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.
Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !
Le secrétariat externalisé en bref
❓Qu’est ce que le secrétariat externalisé ?
Le secrétariat externalisé concerne la délégation d’une partie ou de la totalité des tâches administratives qui relèvent du secrétariat à un prestataire externe. Il s’agit donc de confier à un prestataire de services les missions secondaires de votre activité afin de vous consacrer entièrement à votre cœur de métier.
💪 Quel est le rôle du secrétariat ?
Le secrétariat est le service qui prend en charge des missions purement administratives comme : la réception, la rédaction et la transmission du courrier, la préparation des voyages et déplacements professionnels, la gestion d’agenda, le classement des documents, la rédaction de comptes rendus, etc.
💡 Pourquoi externaliser son secrétariat ?
Lorsqu’une entreprise connaît un pic d’activité, un congé maternité ou un congé maternité, elle n’envisage pas toujours d’embaucher.
C’est là où le secrétariat externalisé est intéressant car il permet de faire des économies, de gagner en temps et en productivité grâce à une solution d’externalisation administrative sans embauche et sans engagement comme Officéo.🤔 Comment faire pour devenir secrétaire indépendante ?
Pour devenir secrétaire indépendante, vous devez suivre quelques étapes : acquérir les compétences nécessaires, élaborer un plan d’affaires, enregistrer votre entreprise, mettre en place une comptabilité, mettre en œuvre une stratégie de marketing, établir des relations professionnelles, offrir un excellent service client, assurer une gestion efficace du temps et de la charge de travail et enfin se former continuellement.
🛠️ Quelles sont les techniques de base du secrétariat ?
Les techniques de base du secrétariat comprennent la gestion administrative, la communication écrite et verbale, l’organisation, la gestion des agendas, la tenue des dossiers, la gestion des appels téléphoniques, la maîtrise des outils bureautiques et la gestion des tâches administratives courantes.
👀 Quelles sont les tâches et les responsabilités d’une secrétaire ?
Les tâches et responsabilités d’une secrétaire concernent la gestion administrative, la communication, la gestion des rendez-vous et réunions, la gestion et le classement des dossiers, l’accueil physique et téléphonique, la gestion des courriers, la préparation de documents, la gestion des voyages, la gestion des fournitures de bureau et le soutien général aux activités administratives.
Pour en savoir plus sur le secrétariat externalisé
- Externalisation du classement des documents en entreprise ;
- Comment faire des comptes rendus de réunion ? ;
- Externalisation des formalités administratives en entreprise ;
- Externalisation de la gestion des courriers et des emails en entreprise ;
- Tout savoir sur la rédaction des documents administratifs ;
- Besoin d’une assistance virtuelle ;
- Comment créer des tableurs Excel et des bases de données ? ;
- Besoin d’un secrétariat à distance ;
- Vous cherchez une entreprise de secrétariat ? ;
- Besoin d’un secrétariat comptable ?.
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