[VIDÉO] Comment mettre en place une externalisation ?

Le secrétariat externalisé consiste à déléguer une partie ou la totalité de ses tâches de secrétariat à un prestataire de services externe.

Vous jonglez avec des tâches administratives récurrentes qui vous éloignent de votre véritable vocation ? Ne laissez plus le secrétariat monopoliser votre temps et votre énergie. Déchargez vous des contraintes administratives pour vous concentrer pleinement sur votre activité principale. Libérez vous du poids des tâches chronophages et redonnez de l’élan à votre entreprise avec notre expertise en externalisation administrative.

 

Qu’est-ce que le service secrétariat externalisé ?

Le secrétariat externalisé est un service qui a eu beaucoup d’écho auprès des entreprises en France. En effet, c’est un service très convoité, il a été initialement développé dans le domaine du secrétariat téléphonique et celui de la transcription. Puis, il a été répandu dans tous les services de secrétariat qui peuvent être réalisés par une assistante administrative indépendante.

Les prestations possibles à externaliser dans votre service de secrétariat concernent des tâches telles que : l’accueil physique et téléphonique, les relances factures impayées, la gestion des agendas et plannings, la saisie comptable, la saisie de données, la gestion du courrier entrant et sortant, les comptes rendus de réunion, l’établissement des devis et factures, la saisie et classement de documents administratifs etc. Les interventions peuvent avoir lieu à distance ou sur le site du client.

Quelles sont les activités de secrétariat qui peuvent être externalisées ?

Enormément d’activités qui trouvent refuge hors des murs de l’entreprise grâce à l’externalisation de son secrétariat.

Ainsi, il existe différents secteurs tels que : 

• Secrétariat commercial ;
• Secrétariat bilingue ou trilingue ;
• Secrétariat administratif ;
• Secrétariat médical ;
• Secrétariat comptable ;
• Secrétariat juridique ;
• Secrétariat de mairie, etc.
• Secrétariat virtuel

Selon ces différents types de secrétariat, le secrétaire aura à chaque fois un rôle différent qui dépend de son secteur d’activité, du domaine et de la taille de l’entreprise.

Combien coûte un secrétariat externalisé ?

Les tarifs d’une secrétaire indépendante sont généralement compris entre 20 et 45 euros de l’heure. Les tarifs dépendent de son expérience, du type de tâches et du volume de travail demandés par le client. Il est important de définir des tarifs équitables, transparents et adaptés au marché pour garantir la satisfaction des clients et une juste rémunération pour les services fournis.

Contrairement à d’autres secteurs d’activité, celui de l’externalisation n’est pas encore très réglementé. Il est recommandé de faire une comparaison entre les différentes perspectives d’externalisation afin de choisir un prestataire fiable, expérimenté et qui permet offre de la flexibilité. 

7 conseils pour organiser le secrétariat d’une entreprise

L’organisation du secrétariat d’une entreprise est essentielle pour assurer son bon fonctionnement. 7 conseils pour mettre en place une organisation efficace pour son secrétariat :

1. Définir les tâches : identifiez les tâches administratives et de secrétariat nécessaires au sein de votre entreprise, telles que la gestion des appels, la planification des rendez-vous, la rédaction de documents et courriers, etc. ;
2. Établir des procédures : créez des procédures claires pour chaque tâche, afin de garantir une exécution cohérente et de faciliter la formation de nouveaux employés ;
3. Utiliser des outils digitaux : explorez les outils tels que les logiciels de gestion de rendez-vous, les systèmes de gestion des appels ou les plateformes de partage de documents pour simplifier les processus et améliorer l’efficacité ;
4. Déléguer ou externaliser : selon les besoins et la taille de votre entreprise, vous pouvez envisager de déléguer les tâches de secrétariat à une société spécialisée dans le secrétariat externalisé ;
5. Établir des priorités : classez les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Utilisez des outils de planification ou des calendriers pour vous aider à organiser votre travail de manière efficace ;
6. Communiquer et collaborer : assurez vous de maintenir une communication ouverte avec les autres membres de l’équipe pour garantir une coordination optimale ;
7. Évaluer et ajuster : faites régulièrement le point sur l’organisation du secrétariat pour identifier les points d’amélioration possibles et apporter les ajustements nécessaires.

En mettant en pratique ces conseils, vous pourrez organiser le secrétariat de votre entreprise de manière efficiente, ce qui contribuera à sa productivité et à son bon fonctionnement global.

Pourquoi externaliser sa gestion administrative ? Quels sont les avantages ?

Vos besoins en termes de secrétariat se font de plus en plus sentir mais vos ressources ne vous permettent pas encore d’embaucher ?

Se tourner vers un secrétariat externalisé confère 3 avantages principaux :

La qualité du service : un prestataire qui propose des secrétaires expertes qui savent répondre à vos besoins.

La flexibilité de l’offre : choisir un prestataire qui vous offre une flexibilité totale quant à l’ajustement de vos horaires et de votre volume de missions. 

Le prix : le tarif du secrétariat externalisé n’est pas à négliger dans le choix de votre prestataire. En effet, les prix varient d’un prestataire à un autre et la facturation se fait à l’heure, par prestation ou par forfait. Choisissez le prestataire qui répond à vos besoins et qui pratique des tarifs adaptés à votre budget.

C’est donc là où le secrétariat externalisé prend tout son sens ! Faites appel à une entreprise de secrétariat externalisé, faites des économies et gagnez du temps qualifié en optant pour une solution d’externalisation administrative sans embauche et sans gestion RH. Votre entreprise, ou cabinet, connaît un pic d’activité ? Un congé maternité ? Un congé maladie ? Une absence ? Trouvez la compétence qu’il vous faut quand il le faut.

Les plus d’Officéo ?

• Pas de charges sociales à payer ;
• Des formalités administratives réduites ;
• Des compétences professionnelles à disposition ;
• Aucun matériel à acheter ;
• Sans engagement ;
• Pas d’embauche.

Qui a besoin d’une secrétaire ou d’une assistante administrative indépendante ?

Divers professionnels tels que les entrepreneurs, les médecins, les avocats et les entreprises de différentes tailles peuvent bénéficier des services d’une secrétaire indépendante pour gérer leurs tâches administratives et de secrétariat. Alors, que vous soyez une petite entreprise, une start-up, une PME ou un grand groupe, vous pouvez avoir recours à un service externalisé de secrétariat ultra-flexible et taillé sur-mesure pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise et la guider vers de nouvelles opportunités.

Secrétariat externalisé : quels intérêts pour le dirigeant ?

Externaliser le secrétariat offre de multiples avantages à l’entreprise mais aussi au dirigeant à titre individuel :

• Le dirigeant bénéficie des compétences de sa secrétaire externe pour la gestion des tâches quotidiennes qui ne sont pas cœur de métier ;
• Il libère du temps qualifié qu’il consacre aux tâches à plus forte valeur ajoutée ;
• Il réalise des économies et limite les dépenses liées à l’embauche en CDI/CDD ;
• Pas de gestion RH ou de formalités administratives à assumer quant à l’embauche ;
• Le dirigeant fait face à un pic d’activité ou à une absence temporaire grâce à un remplacement rapide, sans embauche et sans engagement ;
• Il a à disposition une secrétaire qui répond à ses besoins avec la mise en place d’une solution ultra-flexible qui s’adapte à sa charge de travail.

Comment choisir un prestataire de service externalisé ?
6  indispensables d’une secrétaire

Une secrétaire doit posséder un ensemble de compétences clés pour exceller dans son rôle. Voici quelques compétences essentielles qu’une secrétaire devrait avoir :

1. Communication : elle doit être capable de communiquer clairement et professionnellement, à l’oral comme à l’écrit, et d’interagir efficacement avec clients, collègues et partenaires ;
2. Outils de bureautique : une maîtrise des logiciels comme Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ou des outils similaires est indispensable pour créer des documents, gérer les calendriers et le courrier ;
3. Organisation et gestion du temps : la capacité à organiser les tâches, gérer les priorités et respecter les délais est cruciale, tout comme la coordination des rendez-vous et réunions ;
4. Discrétion et confidentialité : en tant que personne de confiance, elle doit respecter la confidentialité des informations sensibles et manipuler des données confidentielles avec précaution ;
5. Polyvalence et adaptabilité : être capable de s’adapter à des environnements changeants et de gérer diverses tâches avec flexibilité ;
6. Esprit d’équipe : Travailler en collaboration avec différentes parties prenantes de l’entreprise en établissant de bonnes relations professionnelles.

En possédant ces compétences, une secrétaire peut apporter une contribution précieuse à l’efficacité et au bon fonctionnement d’une entreprise.

Pourquoi choisir la solution l’entreprise d’externalisation Officéo ?

Officéo vous explique sa solution d’externalisation de tâches administratives en la comparant à un recrutement en CDD/CDI.
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Comment ça marche ?

Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

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Le secrétariat externalisé en bref