[Secrétariat externalisé] Expertise, 0 embauche et 0 engagement
Le secrétariat externalisé est un service professionnel dans lequel une entreprise ou un individu externalise des tâches de secrétariat et de gestion administrative à un tiers.
[VIDÉO] Le fonctionnement du secrétariat externalisé expliqué en deux minutes
Le secrétariat externalisé consiste à déléguer une partie ou la totalité de ses tâches de secrétariat à un prestataire de services externe. Les chefs d’entreprises font de plus en plus appel à des prestataires de services pour l’externalisation de leur secrétariat d’entreprise.
Les tâches administratives répétitives et secondaires font partie intégrante de votre quotidien de chef d’entreprise ou d’entrepreneur, cependant elles sont chronophages et à faible valeur ajoutée. Le secrétariat vous prend trop de temps et vous éloigne de votre cœur de métier ? Faites surface grâce à notre solution d’externalisation administrative de vos tâches de secrétariat.
Qu’est-ce que le service secrétariat externalisé en entreprise ?
Le secrétariat externalisé est un service qui a eu beaucoup d’écho auprès des entreprises en France. En effet, c’est un service très convoité, il a été initialement développé dans le domaine de la secrétariat téléphonique et celui de la transcription. Puis, il a été répandu dans tous les services de secrétariat qui peuvent être réalisés par une assistante classique.
Les prestations possibles à externaliser dans votre service de secrétariat concernent tous les travaux de secrétariat comme : accueil physique et téléphonique, relances factures impayées, gestion des agendas et plannings, gestion du courrier entrant et sortant, établissement des devis et factures, saisie de documents etc.
Le secrétariat externalisé concerne donc la sous-traitance d’une partie ou de la totalité des activités secondaires et des tâches administratives qui relèvent du secrétariat à un tiers. Les interventions peuvent avoir lieu à distance ou sur le site du client.
Secrétariat juridique, médical, etc… Quels sont les différents types de secrétariat et de secrétaire ?
Le secrétariat est un métier très large qui concerne de nombreux domaines et de nombreux secteurs d’activités.
Ainsi, il existe différents types de secrétariat comme :
- Secrétariat commercial ;
- Secrétariat bilingue ou trilingue ;
- Secrétariat administratif ;
- Secrétariat médical ;
- Secrétariat comptable ;
- Secrétariat juridique ;
- Secrétariat de mairie, etc.
Selon ces différents types de secrétariat, le secrétaire aura à chaque fois un rôle différent qui dépend de son secteur d’activité, du domaine et de la taille de l’entreprise.
7 conseils pour organiser le secrétariat d’une entreprise
L’organisation du secrétariat d’une entreprise est essentielle pour assurer son bon fonctionnement. 7 conseils pour mettre en place une organisation efficace pour son secrétariat :
- Définir les tâches : identifiez les tâches administratives et de secrétariat nécessaires au sein de
votre entreprise, telles que la gestion des appels, la planification des rendez-vous, la rédaction de courriers, etc. ; - Établir des procédures : créez des procédures claires pour chaque tâche, afin de garantir une exécution cohérente et de faciliter la formation de nouveaux employés ;
- Utiliser des outils digitaux : explorez les outils tels que les logiciels de gestion de rendez-vous, les systèmes de gestion des appels ou les plateformes de partage de documents pour simplifier les processus et améliorer l’efficacité ;
- Déléguer ou externaliser : selon les besoins et la taille de votre entreprise, vous pouvez envisager de déléguer les tâches de secrétariat à une société spécialisée dans le secrétariat externalisé ;
- Établir des priorités : classez les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Utilisez des outils de planification ou des calendriers pour vous aider à organiser votre travail de manière efficace ;
- Communiquer et collaborer : assurez-vous de maintenir une communication ouverte avec les autres membres de l’équipe pour garantir une coordination optimale ;
- Évaluer et ajuster : faites régulièrement le point sur l’organisation du secrétariat pour identifier les points d’amélioration possibles et apporter les ajustements nécessaires.
En mettant en pratique ces conseils, vous pourrez organiser le secrétariat de votre entreprise de manière efficiente, ce qui contribuera à sa productivité et à son bon fonctionnement global.
6 compétences indispensables d’une secrétaire
Une secrétaire doit posséder un ensemble de compétences clés pour exceller dans son rôle. Voici quelques compétences essentielles qu’une secrétaire devrait avoir :
- Excellentes compétences en communication : une secrétaire doit être capable de communiquer de manière claire et professionnelle, tant à l’oral qu’à l’écrit. Elle doit être capable de transmettre des informations de manière efficace et d’interagir avec les clients, les collègues et les partenaires commerciaux ;
- Maîtrise des outils de bureautique : une secrétaire doit être à l’aise avec l’utilisation des logiciels de bureautique tels que les suites Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ou des outils similaires. Elle doit être capable de créer et de formater des documents, de gérer les calendriers, d’élaborer des présentations et de gérer le courrier ;
- Organisation et gestion du temps : la capacité à organiser efficacement les tâches, à gérer les priorités et à respecter les délais est essentielle. Une secrétaire doit être capable de planifier et de coordonner les rendez-vous, les réunions et les événements, ainsi que de gérer les agendas des responsables ;
- Discrétion et confidentialité : en tant que personne de confiance, une secrétaire doit faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations sensibles. Elle peut être amenée à manipuler des données confidentielles telles que des informations financières, des contrats ou des données personnelles ;
- Polyvalence et adaptabilité : une secrétaire doit être capable de s’adapter à des environnements de travail changeants et de gérer des tâches variées. Elle doit être flexible et capable de s’ajuster rapidement aux besoins changeants de l’entreprise ;
- Esprit d’équipe : Une secrétaire est souvent en contact avec différentes parties prenantes de l’entreprise. Elle doit donc être capable de travailler en équipe, de collaborer avec d’autres membres du personnel et d’établir de bonnes relations professionnelles.
En possédant ces compétences, une secrétaire peut apporter une contribution précieuse à l’efficacité et au bon fonctionnement d’une entreprise.
Quels sont les avantages de l’externalisation du secrétariat pour l’entreprise et pour le dirigeant ?
Le secrétariat externalisé : une bonne idée pour l’entreprise ?
Vos besoins en termes de secrétariat se font de plus en plus sentir mais vos ressources ne vous permettent pas encore d’embaucher ?
C’est là où le secrétariat externalisé prend tout son sens ! Faites des économies et gagnez du temps qualifié en optant à notre solution d’externalisation administrative sans embauche et sans gestion RH.
Votre entreprise connaît un pic d’activité ? Un congé maternité ? Un congé maladie ? Une absence ? Trouvez la compétence qu’il vous faut quand il le faut. En effet, votre secrétaire indépendante Officéo est experte, elle vous fera profiter de son efficacité et de sa performance pour vous faire gagner en souplesse opérationnelle et améliorer votre rentabilité.
Qui a besoin d’une secrétaire ou d’une assistante administrative indépendante ?
Divers professionnels tels que les entrepreneurs, les médecins, les avocats et les entreprises de différentes tailles peuvent bénéficier des services d’une secrétaire indépendante pour gérer leurs tâches administratives et de secrétariat. Alors, que vous soyez une petite entreprise, une start-up, une PME ou un grand groupe, vous pouvez avoir recours à un service externalisé de secrétariat ultra-flexible et taillé sur-mesure pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise et la guider vers de nouvelles opportunités.
Secrétariat externalisé : quels intérêts pour le dirigeant ?
Externaliser le secrétariat offre de multiples avantages à l’entreprise mais aussi au dirigeant à titre individuel :
- Le dirigeant bénéficie des compétences de sa secrétaire externe pour la gestion des tâches quotidiennes qui ne sont pas cœur de métier ;
- Il libère du temps qualifié qu’il consacre aux tâches à plus forte valeur ajoutée ;
- Il réalise des économies et limite les dépenses liées à l’embauche en CDI/CDD ;
- Pas de gestion RH ou de formalités administratives à assumer quant à l’embauche ;
- Le dirigeant fait face à un pic d’activité ou à une absence temporaire grâce à un remplacement rapide, sans embauche et sans engagement ;
- Il a à disposition une secrétaire qui répond à ses besoins avec la mise en place d’une solution ultra-flexible qui s’adapte à sa charge de travail.
Quels tarifs pour une secrétaire indépendante ?
Une secrétaire indépendante facture généralement entre 20 et 45 euros de l’heure. Les tarifs dépendent de son expérience, du type de tâches et du volume de travail demandés par le client. Il est important de définir des tarifs équitables, transparents et adaptés au marché pour garantir la satisfaction des clients et une juste rémunération pour les services fournis.
Comment bien choisir son secrétariat externalisé ?
Le secrétariat externalisé représente de nombreux avantages pour les entreprises et les entrepreneurs. Ainsi, le choix d’un bon prestataire de services est primordial pour avoir un professionnel compétent et expert qui permet à l’entreprise d’avoir une collaboration solide.
Contrairement à d’autres secteurs d’activité, celui de l’externalisation n’est pas encore très réglementé. Il est recommandé de faire une comparaison entre les différentes solutions d’externalisation afin de choisir un prestataire fiable, expérimenté et qui permet offre de la flexibilité.
Faites le choix d’un prestataire qui pourra mettre à votre disposition des secrétaires qualifiés, professionnels et experts qui pourront vous fournir un travail de qualité.
Ainsi, votre choix de prestataire pour le secrétariat externalisé doit répondre à ces trois critères :
La qualité du service : un prestataire qui propose des secrétaires expertes qui savent répondre à vos besoins.
La flexibilité de l’offre : choisir un prestataire qui vous offre une flexibilité totale quant à l’ajustement de vos horaires et de votre volume de missions. Officéo vous offre une ultra-flexibilité par rapport au volume de vos missions et vous apporte un soutien administratif que ce soit dans des missions ponctuelles ou régulières.
Le prix : le tarif du secrétariat externalisé n’est pas à négliger dans le choix de votre prestataire. En effet, les prix varient d’un prestataire à un autre et la facturation se fait à l’heure, par prestation ou par forfait. Choisissez le prestataire qui répond à vos besoins et qui pratique des tarifs adaptés à votre budget.
Les plus d’Officéo ?
- Pas de charges sociales à payer ;
- Des formalités administratives réduites ;
- Des compétences professionnelles à disposition ;
- Aucun matériel à acheter ;
- Sans engagement ;
- Pas d’embauche.
Pourquoi choisir la solution l’entreprise d’externalisation Officéo ?
Officéo vous explique sa solution d’externalisation de tâches administratives en la comparant à une solution de recrutement en CDD/CDI.
Quels avantages vous offre la solution Officéo et pourquoi devriez-vous opter pour celle-ci ?
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Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain
O. : Quelles sont les missions réalisées ? Y a-t-il eu une évolution depuis le début des prestations ?
L. M. : Il y a des missions régulières et des missions ponctuelles. Pour les missions régulières, il s’agit de la gestion de courrier, du traitement des factures et de la gestion des frais généraux du site. L’archivage et le suivi des contrats fournisseurs font aussi partie des missions courantes. Des missions ponctuelles, comme la recherche de cadeaux de Noël pour les employés, ont pu également apparaître.
Flexibilité totale
- Garanti sans impact sur la masse salariale ;
- 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
- Pas d’engagement de volume horaire ou de durée ;
- Une totale efficacité économique ;
- Sans embauche.
Sourcing premium
- Profils experts sélectionnés pour votre projet ;
- Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
- Intervenants qualifiés aux références établies.
Fiabilité
- Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;
- Prestation pilotée par Officéo via un Account Manager dédié ;
- Continuité de service garantie.
Rapidité et ubiquité
- Service opérable sous 48H si besoin ;
- Une solution disponible partout en France.
N’hésitez pas à nous contacter via ce formulaire ou au 01 49 70 98 63
Comment ça marche ?
Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.
Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !
Le secrétariat externalisé en bref
❓Qu’est ce que le secrétariat externalisé ?
Le secrétariat externalisé concerne la délégation d’une partie ou de la totalité des tâches administratives qui relèvent du secrétariat à un prestataire externe. Il s’agit donc de confier à un prestataire de services les missions secondaires de votre activité afin de vous consacrer entièrement à votre cœur de métier.
💪 Quel est le rôle du secrétariat en entreprise ou à distance ?
Le secrétariat est le service qui prend en charge des missions purement administratives comme : la réception, la rédaction et la transmission du courrier, la préparation des voyages et déplacements professionnels, la gestion d’agenda, le classement des documents, la rédaction de comptes rendus, etc.
💡Pourquoi externaliser son secrétariat ?
Lorsqu’une entreprise connaît un pic d’activité, un congé maternité ou un congé maternité, elle n’envisage pas toujours d’embaucher. C’est là où le secrétariat externalisé est intéressant car il permet de faire des économies, de gagner en temps et en productivité grâce à une solution d’externalisation administrative sans embauche et sans engagement comme Officéo.
🤔 Comment faire pour devenir secrétaire indépendante ou en ligne ?
Pour devenir secrétaire indépendante, vous devez suivre quelques étapes : acquérir les compétences nécessaires, élaborer un plan d’affaires, enregistrer votre entreprise, mettre en place une comptabilité, mettre en œuvre une stratégie de marketing, établir des relations professionnelles, offrir un excellent service client, assurer une gestion efficace du temps et de la charge de travail et enfin se former continuellement.
🛠️ Quelles sont les techniques de base du secrétariat ?
Les techniques de base du secrétariat comprennent la gestion administrative, la communication écrite et verbale, l’organisation, la gestion des agendas, la tenue des dossiers, la gestion des appels téléphoniques, la maîtrise des outils bureautiques et la gestion des tâches administratives courantes.
Pour en savoir plus sur le secrétariat externalisé
- Externalisation du classement des documents en entreprise ;
- Comment faire des comptes rendus de réunion ? ;
- Externalisation des formalités administratives en entreprise ;
- Externalisation de la gestion des courriers et des emails en entreprise ;
- Tout savoir sur la rédaction des documents administratifs ;
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