[VIDEO] Le secrétariat externalisé en 3 minutes !

Grandes organisations, TPME, simplifiez la gestion de vos fonctions administratives support avec notre solution de secrétariat externalisé ! Officéo, leader de l’Office Management en France vous permet l’accès à un service flexible, expert et fiable partout en France (Paris, Lilles, Nantes, Toulouse…).

Comment fonctionne le secrétariat externalisé ? Comment définir son besoin en externalisation ? Pourquoi choisir Officéo plutôt qu’une autre solution ? Nous répondons à ces questions dans cet article.

Qu’est-ce que le secrétariat externalisé ?

Le service de secrétariat externalisé est un moyen de supporter, dans certains cas de suppléer, un service de secrétariat classique en confiant certaines des missions à un tiers. Les missions administratives sont souvent une douleur et surtout une perte de temps pour les entreprises et structures qui n’y sont pas formées, encore plus en temps de crise.

Il existe plusieurs modes d’externalisation de secrétariat :

• L’agence d’intérim : celle-ci « prête » des salariés à l’entreprise en nécessité. Les missions sont donc régies par un contrat de travail et l’intérimaire ne fait pas partie de la masse salariale du client.
• Le prestataire indépendant : c’est un secrétaire qui travaille en freelance, c’est à dire sous le statut du micro-entrepreneur avec sa propre entreprise. Il n’est pas salarié de l’entreprise et travaille sous la protection du contrat de prestation.
• L’entreprise de prestation de services : ce prestataire exerce son service en s’appuyant sur le travail d’assistants indépendants. Ainsi, il met en relation le client et un assistant adapté. Les meilleures entreprises de prestations de services offrent un suivi et assurent la continuité de service.

Les secrétaires externes ont les mêmes responsabilités que des secrétaires de l’entreprise, seulement, ils n’en sont pas salariés.

Avantages et inconvénients des différentes modalités d’externalisation du secrétariat

Externaliser une fonction interne de votre entreprise peut être rebutant (risques de perte de confidentialité, de no-show, interruption de la continuité de service…). Pourtant en choisissant le bon prestataire, vous avez tout à y gagner : flexibilité, agilité et expertise sauront permettre à votre entreprise de croître sereinement.

Voici un bref comparatif, en partant de la base du salariat, entre deux solutions de secrétariat externalisé :

• Flexibilité : Avec un prestataire de services, vous bénéficiez d’une flexibilité totale sur les horaires et le volume de missions. L’intérimaire offre également une certaine flexibilité, mais celle-ci reste encadrée par les conditions de son contrat de travail, avec des horaires et une charge définis à l’avance.
  
• Fiabilité : Faire appel à une société prestataire de services assure un encadrement du freelance par des Accounts Managers qui assurent le suivi et la qualité de la prestation, offrant ainsi une fiabilité accrue. En revanche, la fiabilité d’un salarié dépend davantage des processus internes et de la gestion RH.
• Expertise : L’expertise du prestataire varie selon son profil, mais il est souvent sélectionné pour ses compétences ciblées, alors que l’intérimaire intervient plus largement sur des missions opérationnelles, avec un niveau de spécialisation variable.
• Variabilité des coûts : Le contrat de prestation permet de ne payer que pour le travail effectif, sans frais supplémentaires liés au recrutement, aux formations ou aux charges sociales, alors que le coût d’un intérimaire inclut des coûts fixes et variables souvent plus élevés.

Accès à notre comparatif chiffré entre les différentes solutions d’externalisation administrative et Officéo.

Contrat de prestation et contrat de travail : quelles différences et impacts ?

En choisissant d’externaliser votre secrétariat, il faut comprendre la différence entre contrat de prestation et contrat de travail. Cette nuance permet de délimiter votre besoin et choisir le bon prestataire. C’est un facteur qui permet d’obtenir une plus grande flexibilité et des tarifs compétitifs pour une même mission.

Le contrat de travail

Le contrat de travail est utilisé dans le salariat, pour officialiser le travail entre l’employeur et le salarié.

Il est aussi usité lorsque vous faites appel à un intérimaire. On parle alors de contrat de travail temporaire qui englobe l’entreprise d’intérim, l’intérimaire et le client. Il se compose en fait de deux contrats : le contrat de mission, entre l’intérimaire et l’agence d’intérim, et le contrat de mise à disposition entre l’agence et l’entreprise cliente.

Les clauses d’un contrat de travail ne sont pas modifiables ni ajustables au cours de la prestation d’intérim, tout comme pour le salariat et doivent être signées par toutes les parties.

Cependant, bien qu’un intérimaire exerce sous l’égide du contrat de travail et soit donc « salarié », il n’est pas compté sur la masse salariale du client.

Enfin, rompre un contrat de travail en intérim est, tout comme pour le salariat, soumis à plusieurs conditions et n’est pas immédiat.

Le contrat de prestation

Le contrat de prestation fonctionne différemment du contrat de travail.

Il s’illustre sous la forme d’un devis incluant les missions prévues et le tarif final, rédigé par le secrétaire indépendant ou bien une entreprise prestataire qui travaille avec des secrétaires indépendants.

C’est un type de contrat qui offre une grande flexibilité : il peut être rompu ou activé en moins de 48h, ce qui permet d’ajuster en temps réel les missions et le volume horaire d’assistance dont l’entreprise a besoin.

Tout comme pour l’intérim, le prestataire de services n’est pas compté sur la masse salariale du client.

Comment bien choisir son prestataire freelance ?

Afin d’optimiser votre externalisation et de choisir le profil idéal pour votre entreprise, voici quelques astuces :

• Définir précisément vos besoins : identifiez les missions, les compétences requises et le niveau d’autonomie attendu.
• Vérifier l’expérience et les références : assurez-vous que le prestataire a déjà travaillé sur des missions similaires, avec des retours clients positifs.
• Évaluer la communication et la réactivité : un bon prestataire doit être à l’écoute, clair dans ses échanges et rapide à répondre.
• Comparer les tarifs et les conditions : analysez les devis en tenant compte de la flexibilité, des délais, et de la transparence des coûts.
• Tester la collaboration sur une mission courte : un test permet de juger concrètement la qualité du travail et la compatibilité avec votre façon de fonctionner.
• Faire appel à une agence de prestation : une agence sérieuse sélectionne les profils pour vous, sécurise les aspects juridiques et garantit un suivi qualité.

 

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Le meilleur compromis du marché

Chez Officéo, nous sommes conscients que l’administratif peut être une douleur pour beaucoup, mais reste d’une importance capitale. Nous sommes un service clé en main, expert et agile mais aussi fiable, qui s’adapte à vos attentes.

Leader français de l’Office Management à la demande, notre entreprise vous accompagne et supervise toutes les missions. Nous nous assurons en amont de l’expertise de l’assistant, de la qualité du travail fourni et du suivi client après la mission. Nos Account Managers suivent votre prestation de près : compte-rendus de missions systématiques, appels satisfaction, contrôle qualité en continu tout au long de la relation.

Vous n’avez pas à perdre du temps dans le recrutement. Nous choisissons parmi notre réseaux de 6000 assistants indépendant le ou les profils qui correspondent à 100% à votre besoin et votre structure. Besoin d’une secrétaire juridique ? D’une secrétaire qui détient des compétences en ressources humaines et en comptabilité ? Ou plutôt d’un binôme ou d’un squad de secrétaires ? Tout est possible !

Vous voulez modifier le volume horaire de votre contrat de prestation ou profitez de compétences supplémentaires ? Votre assistant doit être remplacé rapidement ? Officéo vous apporte une solution rapide, en assurant la continuité de service.

Vous souhaitez un devis ? Contactez-nous !

Quelles sont les activités de secrétariat qui peuvent être externalisées chez Officéo ?

Bonne nouvelle ! Toutes les activités administratives d’un secrétariat peuvent être externalisées, et ce dans tous les secteurs.

• Secrétariat comptable : saisie des données comptables, émissions et réception des factures clients, suivi de paiement, suivi des relevés bancaires, préparation des déclarations fiscales, support administratif de l’équipe comptable… ;
• Secrétariat commercial : rédaction et envoi de courriers commerciaux, préparation des offres et contrats, suivi relation client, saisie de données, suivi des commandes et livraisons… ;
• Secrétariat administratif : gestion du standard téléphonique, tenue de l’agenda des équipes et prise de rendez-vous, organisation de réunion et séminaires, classement de documents, commandes de fournitures … ;

Différentes manières d’opérer le secrétariat :

• Secrétariat virtuel : certaines tâches sont externalisables à distance ;
• Secrétariat bilingue ou trilingue : toutes les tâches de secrétariat externalisé sont opérables en plusieurs langues.

Le champ d’action du secrétaire ne se cantonne pas à un seul domaine. Ce dernier est souvent polyvalent. Ainsi, un secrétaire réalise fréquemment des tâches administratives à la croisée de plusieurs services.

Au-delà de la polyvalence de ses assistants, Officéo vous fournit en prime un service dont il assure la fiabilité via une continuité de service (en cas d’absence par exemple) et l’ultra flexibilité.

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Nos tarifs pour le secrétariat externalisé

Pourquoi choisir la solution d’externalisation Officéo ?

Officéo vous explique sa solution d’externalisation de tâches administratives en la comparant à unrecrutement en CDD/CDI.
Quels avantages vous offre Officéo ?
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En bref :

• Une fois les coûts masqués pris en compte, les deux solutions sont au même niveau de coûts.
• Le recrutement représente 100% de coûts fixes : coûts de sourcing et de recrutement, coûts d’intégration, rémunération mensuelle, frais RH, coûts de turnover et coûts de sortie.
• Officéo, elle, est synonyme de variabilité des coûts : aucun coût fixe récurrent et une facturation en fin de mois selon la consommation effective.

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FAQ

💪Quels sont les principaux avantages du secrétariat externalisé pour les entreprises ?