[VIDÉO] Comprendre le secrétariat comptable en 3 minutes chrono !

Le secrétariat comptable est une activité support de votre entreprise qui ne doit pas être négligée. Bien que discret, il permet à tous les rouages de votre structure de bien s’imbriquer. 

Dans cet article, vous découvrirez qui est le secrétaire comptable, les tâches qu’il peut assumer, son rôle en entreprise et son salaire. Après avoir lu cet article, vous saurez aussi faire la différence entre les acteurs de la comptabilité (comptable, expert comptable, commissaire aux comptes…) et à qui faire appel pour de l’assistance comptable. 

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Qu’est ce qu’un secrétariat comptable ?

Le secrétariat comptable est un service dans lequel les secrétaires comptables se chargent de la gestion des comptes de l’entreprise (déclarations fiscales, saisie de données, pointage comptable…). Ils sont logiquement amenés à réaliser des missions de secrétariat administratif classique au quotidien, comme l’archivage et le classement de documents.

C’est un service qui reflète la santé de votre entreprise. Une gestion administrative et comptable qui tourne bien, c’est une entreprise qui va bien.

Il peut aussi être externalisé, soit à des assistants et comptables indépendants externes à l’entreprise, soit à un prestataire de service. 

Comptabilité et pré-comptabilité, quelle différence ?

La pré-comptabilité concerne la préparation des documents comptables et la gestion administrative, sans imputation comptable. Elle inclut la saisie des factures, le rapprochement bancaire et le classement des pièces comptables, facilitant ainsi le travail de l’expert-comptable. En revanche, la comptabilité implique la tenue des comptes, les déclarations fiscales et l’établissement des bilans, tâches qui ne peuvent être réalisées que par une personne interne à l’entreprise ou un expert-comptable. Dans un cadre externalisé, un assistant comptable indépendant peut uniquement saisir les données dans un logiciel comptable préconfiguré ou collaborer avec un expert-comptable.

Quelles sont les tâches d’un secrétaire comptable ?

Les missions d’une secrétaire comptable salariée ne sont pas les mêmes que celles d’une secrétaire indépendante puisque cette dernière ne peut pas faire d’imputation comptable. Cependant, la secrétaire indépendante peut décharger la comptable des tâches répétitives et ainsi lui libérer du temps qualifié.

Voici les missions d’assistance comptable que peut réaliser une secrétaire comptable indépendante :

• Saisie de données dans un logiciel comptable ;
• Pointage et lettrage comptable ;
• Collecte des relevés de comptes et réalisation des rapprochements bancaires ;
• Gestion de notes de frais ;
• Suivi de trésorerie ;

La secrétaire comptable peut réaliser les mêmes missions que la secrétaire indépendante, mais aussi des missions à plus forte valeur ajoutée pour votre entreprise :

• Tenue des journaux comptables ;
• Clôture de l’exercice comptable (achèvement de toutes les opérations comptables nécessaires au bilan annuel de la société) ;
• Déclaration fiscales annuelles (impôts, cotisations foncières…) ;
• Calcul et déclaration de la TVA ;
• Mise en place d’un plan comptable (organisation des comptes de la société) ;
• Gestion de trésorerie (gestion des flux, négociation bancaire, prévision des liquidités).

Quel salaire pour un secrétaire comptable ?

Le salaire d’une secrétaire comptable est d’environ 28 000 euros bruts par an, soit environ 2300 euros bruts par mois. Pour une secrétaire indépendante qui facture à la prestation de service, comptez entre 30 et 50 euros HT de l’heure.

De prime abord, la secrétaire indépendante peut paraître coûteuse mais les entreprises n’ont pas de charges patronales à payer, ni de frais de recrutement et de formation à débourser (cf notre étude comparative). 

Travailler avec une aide comptable freelance peut permettre, pour un moindre coût, de faciliter le travail de votre comptable.

Les compétences requises pour être secrétaire comptable

Le métier de secrétaire comptable requiert une combinaison de compétences administratives et comptables essentielles pour assurer une gestion efficace des documents financiers et des opérations comptables de l’entreprise. Voici les principales compétences nécessaires :

Compétences techniques

• Maîtrise de la pré-comptabilité : saisie des factures, rapprochement bancaire, suivi des paiements et gestion des notes de frais.
• Connaissance des logiciels comptables et bureautiques : utilisation d’outils comme Excel, Sage, Cegid ou EBP pour traiter les données comptables.
• Gestion administrative : classement des documents, suivi des échéances fiscales et sociales, et transmission des données à l’expert-comptable.
• Bases en droit comptable et fiscal : compréhension des obligations légales et des normes en vigueur.

Compétences organisationnelles

• Rigueur et précision : manipulation de données financières nécessitant une grande attention aux détails.
• Gestion des priorités : capacité à traiter plusieurs tâches en respectant les délais.
• Autonomie et réactivité : adaptation aux imprévus et prise d’initiative pour résoudre les problèmes.

Compétences relationnelles

• Bon sens du service et de la communication : interaction avec les clients, fournisseurs et l’équipe comptable.
• Confidentialité : respect des données sensibles et des informations financières de l’entreprise.

Un secrétaire comptable joue un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et comptable d’une organisation, en assurant un travail fiable et structuré.

Perspectives d’évolution d’un secrétaire comptable

Les perspectives d’évolution pour un secrétaire comptable sont variées et dépendent de l’expérience, des compétences acquises et des formations suivies. Voici certaines opportunités de carrière :

Quelle différence entre un secrétaire comptable, un comptable et un expert-comptable ?

Les comptables et secrétaires comptables en entreprise représentent la même fonction : les deux ont le même poste, et ont fait les mêmes études (Bac+2 ou +3 en BTS gestion d’entreprise ou comptabilité, ou bien en licence professionnelle comptabilité). Leur différenciation n’est qu’un abus de langage. Il existe cependant une différence entre le secrétaire comptable indépendant, le comptable (ou secrétaire comptable salarié) et l’expert comptable. Nous vous les résumons dans ce tableau comparatif :