Secrétariat comptable ➤ Tout savoir : guide en 6 points

[VIDÉO] Secrétariat comptable : fiche métier secrétaire comptable en 2 min !

Le secrétariat comptable est une fonction essentielle au sein d’une entreprise, combinant des tâches administratives et comptables. Les responsabilités du secrétaire comptable incluent des tâches administratives telles que la gestion de la correspondance quotidienne et la prise de rendez-vous, ainsi que des tâches comptables telles que la saisie des opérations comptables, la préparation des factures, et le suivi des paiements.

Le secrétariat comptable consiste à assurer la gestion administrative et comptable d’une entreprise. Il s’exerce généralement au sein des TPE (Très Petite Entreprise) et des PME/PMI (Petites et Moyennes Entreprises/Industrie). 

Ce choix fait par les entreprises présente de nombreux avantages.

Quel est l’intérêt du secrétariat comptable et faut-il recruter une secrétaire comptable ?

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Qu’est-ce que le métier de secrétaire comptable ?

Le secrétariat comptable est une fonction de l’entreprise ou du cabinet comptable qui regroupe la fonction comptable et la fonction de secrétariat en un seul poste. Ici le poste de secrétaire comptable est occupé par une seule personne qui est la secrétaire comptable. Elle s’occupe des opérations comptables et administratives liées à l’entreprise ou à une activité.

Le poste de secrétaire comptable peut-être délégué à un prestataire de services spécialisé en assistance administrative comme Officéo. 

L’obligation comptable des entreprises

Toutes les entreprises sont soumises à l’obligation de tenir une comptabilité régulière. La structure peut réaliser elle-même sa comptabilité ou la sous-traiter. Selon le régime d’imposition (régime réel normal, régime réel simplifié d’imposition, etc.), les obligations comptables de l’entreprise sont plus ou moins lourdes. Ainsi, en fonction de la complexité de ces obligations, vous pouvez soit travailler avec un expert-comptable ou prendre en charge l’exécution de cette tâche en interne.

En début d’exercice, la plupart des entreprises externalise la gestion administrative et comptable de leur activité à un expert-comptable ou à une entreprise spécialisée dans l’externalisation des fonctions administratives et comptables. La mission de ce dernier consiste à faire les comptes annuels et faire les déclarations sociales et fiscales de la société. Dans le cadre d’un expert-comptable, l’inscription de ce dernier à l’Ordre des experts-comptables lui permet d’attester des comptes annuels de l’entreprise aux yeux de l’institution fiscale.

Cependant, lorsque l’activité de la société est en croissance, le volume de données à traiter augmente et il est alors conseillé de mettre en place la fonction de secrétariat comptable pour assurer le suivi quotidien de la trésorerie ainsi que la gestion administrative.

Quelles sont les tâches d’une secrétaire comptable ?

Les missions réalisées pour ce poste peuvent être partagées en deux parties distinctes : les missions qui relèvent du secrétariat et les missions de comptabilité.

Les missions de secrétariat

Les missions de secrétariat regroupent le contact client et le suivi administratif de l’entreprise. Ainsi, le secrétaire comptable devra :

• Accueillir les clients ;
• Assurer l’accueil téléphonique ;
• Planifier les rendez-vous ;
• Répondre aux préoccupations des clients ;
• Saisir, classer, archiver ou transmettre le courrier ;
• Editer des tableaux de bord ;
• Assurer le suivi des activités ;
• Préparer les éléments nécessaires de la paie ;
• Suivre l’état des stocks ;
• Définir les besoins en approvisionnement ; 
• Passer les commandes.

Les missions de comptabilité

Le secrétaire comptable s’occupe des opérations de comptabilité générale ainsi que la gestion des factures. Les tâches liées à la comptabilité sont : 

• L’enregistrement des opérations comptables ;
• La réalisation des déclarations fiscales ;
• Le suivi de la trésorerie ;
• L’organisation des opérations de recouvrement de créance ;
• Le suivi des paiements ; 
• L’exécution de la relance client.     

Le coût d’embauche d’un assistant comptable

Ici, il faut tenir compte du volume d’activité de l’entreprise pour évaluer l’avantage que représente le recrutement d’un assistant comptable. En effet, lorsqu’une entreprise génère un certain chiffre d’affaires ou recrute un nombre élevé de personnes, la sous-traitance par un expert-comptable peut lui revenir trop chère.

Il est alors judicieux d’investir de créer un secrétariat de comptabilité et un poste de secrétaire comptable pour assurer le suivi quotidien. Mais un secrétaire comptable ne dispose pas des mêmes qualifications qu’un expert-comptable, il vous faudra donc faire appel à ce dernier pour la réalisation des comptes annuels de l’entreprise par exemple.

Le salaire moyen d’un secrétaire comptable est de 1730 € par mois. Ce montant varie en fonction du C.V. et des responsabilités assurées par le secrétaire. La taille de l’entreprise impacte également ce chiffre puisqu’une grande entreprise implique forcément des responsabilités plus importantes.

Les différentes activités liées au poste de secrétariat comptabilité

Le secrétariat comptable doit prendre en compte différents domaines de la gestion d’une entreprise. Le secrétaire comptable doit ainsi posséder des compétences dans différents domaines : 

• La gestion du personnel ;
• La gestion administrative des entreprises ;
• La gestion des stocks ;
• La comptabilité publique ;
• La comptabilité générale ;
• Les outils bureautiques ;
•  Les logiciels spécialisés : logiciels comptables, logiciels de facturation, logiciel de paie, etc. ;
• Les modalités d’accueil ;
• La veille réglementaire ;
• La méthode de classement et d’archivage ;
• La maîtrise d’outils collaboratifs (planning partagé, web-conférence, réseau social d’entreprise…)

Pourquoi faire le choix d’externaliser votre secrétariat comptable à un professionnel ?

La délégation du poste de secrétariat comptable offre de nombreux avantages aux entreprises.

Réduction de coûts et gain d’efficacité

La gestion comptable et administrative demande assez de ressources à l’entreprise. Entre la gestion de courriers, la prise en compte des plaintes des clients, l’émission et la gestion des factures, etc. L’entreprise mobilise donc de nombreuses ressources financières, humaines et matérielles. 

L’entreprise peut réaliser des économies sur des activités importantes comme la formation du personnel, la gestion des carrières, etc. 

L’entreprise réussit ainsi à réaliser des économies et gagner en temps en productivité.

Meilleure organisation des activités

L’externalisation permet à l’entreprise de mieux redéfinir ses objectifs et de réorganiser ses activités. La solution d’externalisation vient comme une formule pour décharger l’entreprise de cette tâche et lui permettre de se concentrer sur les activités principales pour atteindre plus facilement ses objectifs.

Un gestion transparente du secrétariat comptable

L’externalisation du poste de secrétariat comptable permet d’assurer une bonne organisation et une gestion optimisée de ces deux fonctions. L’intervention d’un secrétaire comptable expert permet, en effet, une gestion transparente et efficace en interne.

Témoignage de Serge Estrade, client Officéo…
« Un geste que j’ai particulièrement apprécié. »

Témoignage vidéo de Serge Estrade, directeur d’Abeillon, une PME industrielle. Depuis plus de 40 ans, Abeillon conçoit, fabrique et distribue des flexibles semi-rigides.

O. : Qu’avez-vous pensé des compétences et des prestations de votre secrétaire ?
S.E. : Officéo a une connaissance très poussée de leurs assistantes et ont su répondre à ma demande avec la personne idéale. J’ai dès le début été satisfait des compétences de ma secrétaire. D’autant plus, que cette dernière a su développer de nouvelles compétences. Etant habitué à EBP, un logiciel de gestion et de comptabilité, je souhaitais que ma nouvelle assistante soit capable de manier ce logiciel. Officéo a donc mis en place une formation pour elle et cela sans aucun frais supplémentaire pour moi. Geste que j’ai particulièrement apprécié.

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Pourquoi choisir la solution Officéo ?

Vous n’avez pas le temps de tout lire ? Officéo vous résume sa solution d’externalisation de tâches administratives.
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Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.

Témoignage complet

Pourquoi choisir la société Officéo pour votre secrétariat comptable ?

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Officéo, comment ça marche ?

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En bref

En plus de l’assistance à la saisie de donnée,  notre entreprise de gestion administrative externalisée peut également vous venir en aide sur d’autres missions de secrétariat courant :

• Le classement documents entreprise,
• Gestion comptable et financière,
• La gestion du courrier et des emails,
• La permanence téléphonique,
• En recherche d’une entreprise de secrétariat,
• La gestion administrative du courrier,
• Les formalités / démarches administratives,
• La rédaction de comptes rendus,
• La rédaction et mise en forme de texte,
• Une secrétaire bilingue.

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