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Comment faire suivre le courrier en entreprise ?

courrier entrants et sortantVous devez réexpédier votre courrier d’entreprise vers une nouvelle adresse ? Comment bien choisir le type de transfert de courrier dont vous avez besoin ? Quelles sont les démarches administratives à prévoir ? Les questions se multiplient comme les échéances, et il vous faut des informations précises pour mener à bien le déménagement de votre entreprise. Voici des réponses pour vous.

La réexpédition du courrier en entreprise

La Poste propose des services de réexpédition de courrier. Que ce soit pour les particuliers ou les professionnels, la finalité est la même, avec toutefois de nombreuses possibilités différentes. Comme le nom du service l’indique, il consiste à transférer du courrier destiné à une adresse vers une autre.

La réexpédition temporaire

Pour les professionnels, le facteur transfère les courrier d’entreprise chaque jour en catégorie « Lettre prioritaire ». Avec des contrats de réexpédition temporaire internationale, sont concernés : les courriers ordinaires, les lettres recommandés, les catalogues et les publicités de moins de 2 kg. Pour les envois à valeur déclarée, les marchandises, les postréponses et les publicités sans adresse, la réexpédition est impossible.

Ce type de réexpédition de courrier peut aller de 15 jours à 12 mois. L’adresse peut être celle d’un logement en location, d’un hôtel, ou d’un lieu proche de l’adresse définitive. Les prolongations de ce type de contrat font l’objet d’un renouvellement.

La réexpédition définitive

Suite à un déménagement, il est possible de procéder à une réexpédition définitive. Ce type de contrat prend en charge les transferts en intégralité. Les objets pris en charge sont les courriers recommandés comme ordinaires, les colis, publicités, catalogues et documents de presse. Sont exclus de ce service les Chronopost, publicités sans adresse, objets à valeur déclarée. Pour les organismes comme la CAF et la Direction des Impôts, c’est à l’entreprise d’informer du changement d’adresse.

Ce type de réexpédition de courrier peut aller de 6 mois (renouvelables une fois) à 12 mois (non renouvelables).

Les contrats de réexpédition du courrier en entreprise

La Poste propose deux types de contrats principaux, à portée double pour chacun des contrats. Ainsi, il est possible de choisir entre ces 4 possibilités :

  • Le contrat de réexpédition temporaire nationale ;
  • Le contrat de réexpédition temporaire internationale ;
  • Un contrat de réexpédition définitive nationale ;
  • Un contrat de réexpédition définitive internationale.

Notez que ce ne sont pas les seules possibilités. Toutefois, la plupart des entreprises choisissent parmi ces 4 propositions. Un pack déménagement, un contrat de garde du courrier, une réexpédition vers un bureau de poste ou un abonnement de mobilités sont d’autres choix mis à disposition par La Poste. Ces derniers sont beaucoup plus spécifiques. Nous vous invitons à entrer en relation avec les services concernés pour une réponse plus spécifique selon votre situation.

La garde du courrier en entreprise

La garde du courrier permet que l’ensemble du courrier soit stocké dans un bureau de poste. La durée est limitée, de 1 jour à 2 mois seulement. Avec ce type de réexpédition sans adresse pour l’entreprise, le courrier est à récupérer à tout moment, avant la fin du contrat. Cependant, un retrait par anticipation met fin au contrat. Aucun remboursement n’est prévu.

Pour ceux qui ne peuvent ou veulent pas récupérer le courrier de l’entreprise à la poste, l’intégralité est expédiée à l’adresse indiquée à la création du contrat.

Les objets pris en charge par la garde du courrier sont les courriers simples comme recommandés. Pour un recommandé, il est conservé à la poste pendant 15 jours avant renvoi à l’expéditeur. Les presse (journaux et magazines), les courriers de publicité informés et les catalogues sont gardés.

Le renouvellement de la réexpédition du courrier en entreprise

Il est possible de renouvelle un contrat de réexpédition définitive nationale une fois, pour une durée de 6 mois. Les autres contrats ne peuvent faire l’objet d’un renouvellement. Ce renouvellement est payant, et il est à prévoir au moins 5 jours ouvrables avant le terme du contrat initial.

Pour qu’un contrat de réexpédition définitive nationale d’une durée de 12 mois soit renouvelé, il faut créer un nouveau contrat. Également, pour tous les autres types de contrats, seule une nouvelle souscription est possible pour bénéficier des services au-delà de la période prévue.

Quels sont les prix d’une réexpédition de courrier ?

Chaque service de réexpédition de votre courrier a un coût qui lui est propre. Les tarifs varient d’une offre à l’autre. La réexpédition temporaire nationale de La Poste est facturée entre 25,8 € et 51,5 €. Avec ce même service, mais à l’échelle internationale, comptez entre 81 € (6 mois) et 141 € (1an). Pour un abonnement mobilité, la Poste facture 65 € par an. Un Pack Déménagement est chiffré à 40,80 € (6 mois) et 65 € (12 mois).

Quelles démarches administratives effectuer pour la réexpédition définitive ?

En cas de changement d’adresse définitif, il faut impérativement faire suivre le courrier et informer les tiers du changement d’adresse. Ceci, pour assurer la continuité de la réception du courrier. Il est en effet fortement conseillé d’informer les administrations françaises (Pôle Emploi, CAF, impôts, CPAM, etc.) et les fournisseurs de votre entreprise.


Bon à savoir

Sur le site du service public dédié, vous pouvez remplir un formulaire en ligne de déclaration de changement de coordonnées. Ainsi, vous informez rapidement l’ensemble des organismes publics et privés avec lesquels vous êtes habituellement en relation.


Pour réexpédier le courrier auprès du bon service, adressez-vous aux interlocuteurs appropriés pour votre demande. Vous pouvez vous rendez par exemple au bureau de poste proche de votre ancienne ou nouvelle adresse professionnelle. Un agent vous indique alors la procédure à suivre ainsi que les informations à fournir. Sur internet, vous pouvez tout aussi bien aller sur le site de la Poste. Sur ce site, il vous faut simplement depuis votre espace professionnel renseigner l’ancienne et la nouvelle adresse. Ensuite, indiquez la durée pendant laquelle le courrier est à faire suivre.

Il est fortement recommandé de procéder à ce type de démarches administratives au plus tard un mois avant la date prévue du déménagement de votre entreprise.

Quelles démarches administratives effectuer pour la réexpédition temporaire ?

Lorsqu’un service dans votre entreprise déménage de manière temporaire, pour des travaux ou dans des locaux loués, une réexpédition non-définitive peut convenir. Vous pouvez alors décider d’effectuer des démarches pour une réexpédition temporaire ou faire garder le courrier.

Pour cela, rendez-vous sur le site internet de La Poste, ou directement dans un bureau de poste de votre choix. Ce type de réexpédition de courrier est effectif 5 jours après la demande. Elle est facturée et concerne les pièces mentionnées plus haut.

 

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