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Mis à jour le : 23 février 2024
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Publié par Fabien Laffargue

[Entreprise de secrétariat] ▷ Prestation adaptée à votre besoin

Le secrétariat en entreprise assure une multitude de tâches administratives, allant de la gestion des appels téléphoniques et de l’accueil des visiteurs à l’organisation de réunions et à la préparation de documents importants. Les secrétaires, au sein d’une entreprise de secrétariat, jouent un rôle de soutien essentiel en facilitant la communication interne et externe et en maintenant l’ordre dans la gestion des dossiers et des agendas.

Vous êtes à la recherche d’une entreprise ou une société de secrétariat ? Gagnez en productivité grâce à Officéo !

 

TPE/PMESecrétariat : pourquoi faire appel à une entreprise ?, grande entreprise, collectivité ou professionnel libéral (avocat, médecin): vous connaissez un pic d’activité et une offre de service en secrétariat serait la bienvenue ? Votre structure ne permet pas une embauche définitive ? Vous cherchez une entreprise de secrétariat ?

Optez pour une solution souplepersonnalisée et sans engagement. Faites le choix d’externaliser votre administratif et votre secrétariat à Officéo, spécialiste en assistance administrative aux entreprises.

 

 

 

 

C’est quoi le service secrétariat dans une entreprise ?

Le secrétariat en entreprise a beaucoup évolué ces dernières années. Il consiste à réaliser, au quotidien, de nombreuses missions administratives, qui relèvent de la gestion administrative et du secrétariat courant d’une entreprise privée quelle que soit sa taille (petite, moyenne ou grande).

Le rôle de la secrétaire dans une entreprise consiste à prendre en charge toutes les tâches administratives répétitives et chronophages qui polluent le quotidien de son responsable ainsi que de son service. En s’occupant du secrétariat dans une entreprise, il est question de coordonner et d’organiser des emplois du temps et des agendas, s’occuper de la prise de notes et de rendez-vous téléphoniques, classer et archiver des documents et dossiers, accueillir les clients, etc. Le périmètre d’activité d’une secrétaire en entreprise est très large et ses missions varient selon l’organisation pour laquelle elle exerce.

Déléguez votre administratif à une entreprise de secrétariat

Parce qu’un dirigeant de TPE/PME, un membre d’une association, un professionnel libéral (avocat, médecin…) ou un cadre dirigeant de grande entreprise n’ont pas les mêmes attentes, Officéo analysera votre besoin et y apportera une solution adaptée, flexible et rapide.

En optant pour l’externalisation de votre secrétariat d’entreprise grâce à Officéo, vous aurez à disposition sous 48h, une assistante indépendante administrative expérimentée qui prendra en charge votre secrétariat d’entreprise. Vous pourrez enfin vous concentrer sur le cœur de votre activité professionnelle.

Pourquoi externaliser à une entreprise de secrétariat ?

Recourir à une entreprise de secrétariat pour l’externalisation de son secrétariat est un choix judicieux pour toutes les entreprises que ce soit des PME, PMI, ETI ou grands groupes pour de nombreuses raisons.

Selon les objectifs fixés par l’entreprise, l’externalisation du secrétariat permet de nombreux avantages :

  • Faire face aux pics d’activité sans devoir recruter et assumer un process de recrutement chronophage ;
  • Avoir accès à des ressources clés ;
  • Réaliser un gain de temps et de productivité ;
  • Réaliser des économies ;
  • Avoir à sa disposition des profils experts et expérimentés qui connaissent vos métiers.

Quels sont les différents métiers du secrétariat ?

La mission principale d’un service de secrétariat est d’assurer l’accueil physique et téléphonique des clients et patients et venir en appui à un directeur, un médecin ou un avocat dans son travail au quotidien.

Les types de secrétariat diffèrent selon la structure pour laquelle on exerce et selon la personne qu’on assiste. Ainsi, on cite : le secrétariat administratif en entreprise, le secrétariat médical, le secrétariat commercial, le secrétariat juridique, le secrétariat comptable, assistanat de gestion, assistanat de direction, etc. Les métiers d’hôte d’accueil et de standardiste sont également des métiers de la famille de secrétariat.

Quel tarif pour une secrétaire indépendante ?

La secrétaire auto-entrepreneur est libre de fixer ses tarifs. À titre indicatif, il existe un intervalle de coût fixe pour les travaux de secrétariat à distance. Le tarif pour une prestation de secrétariat assurée par une secrétaire indépendante est compris entre 30 et 50 €/heure. Selon le cas et la situation, divers autres frais peuvent s’ajouter pour des travaux de secrétariat externalisé.

Connaître tous les tarifs pour une prestation de secrétariat 

Qui a besoin d’une secrétaire auto-entrepreneur pour une prestation de secrétariat en entreprise ?

Peu importe le secteur d’activité, la taille de l’entreprise (grande entreprise, TPME, start-up), professions libérales, associations et organismes publics, une secrétaire indépendante peut être  sollicitée pour  une prestation de secrétariat afin de leur apporter un soutien dans leur gestion administrative quotidienne. Les particuliers peuvent également faire appel à des secrétaires pour des besoins d’administratifs personnels.

Comment assurer le secrétariat en entreprise ?

Le secrétariat est un élément indispensable en entreprise. Comment assurer ce dernier afin d’avoir un secrétariat sans faille et performant ?
Pour assurer efficacement le secrétariat en entreprise, vous devez en tant que secrétaire :

  • Être ponctuel : assister aux réunions aux heures indiquées ;
  • Connaître les emplois du temps et préparer les réunions en amont ;
  • Bien s’organiser en planifiant vos actions et en synchronisant les différentes informations ;
  • Rendre l’information accessible en organisant votre travail et en nettoyant votre boîte e-mail ;
  • Gagner du temps au quotidien en optimisant les différentes tâches.

Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

Témoignage de Jocelyne Mwilu : cliente chez OfficéoO. : Qu’est-ce qui a motivé votre choix d’externalisation administrative ?
J. M. : En cherchant une assistante pour s’occuper de toutes les tâches administratives, j’ai été conseillée par votre service clients qui m’a guidée et expliqué qu’il s’agit d’une solution flexible et experte avec l’avantage de réajuster en fonction des besoins.
Après une première expérience très réussie avec Officéo, j’ai décidé de vous confier davantage de missions. 

Témoignage complet 


Pourquoi choisir Officéo pour l’externalisation de mon secrétariat ?

Flexibilité totale

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  • Garanti sans impact sur la masse salariale ;
  • 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
  • Pas d’engagement de volume horaire ou de durée ;
  • Une totale efficacité économique ;
  • Sans embauche.

Sourcing premium

Expertise

  • Profils experts sélectionnés pour votre projet ;
  • Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
  • Intervenants qualifiés aux références établies.

Fiabilité

Fiabilité

  • Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;
  • Prestation pilotée par Officéo via un Account Manager dédié ;
  • Continuité de service garantie.

Rapidité et ubiquité

Rapidité

  • Service opérable sous 48H si besoin ;
  • Une solution disponible partout en France.

Comment ça marche ?


Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.


Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.


Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

Ça m’intéresse !


Témoignage de Stefan Kandler, propriétaire du Château Tourril et client Officéo

O. : Avez-vous trouvé que les prestations Officéo répondaient à vos attentes en termes de flexibilité ?

S.K. : Oui, j’apprécie de pouvoir solliciter mon assistante quand j’en ai besoin. La fréquence de la prestation est un sujet qui me tient particulièrement à cœur, puisque j’avais seulement besoin d’une assistante administrative de manière ponctuelle. Pendant les périodes creuses, il y a peu, voire pas de travail administratif à abattre. A l’époque où j’avais un salarié à temps plein, le retour sur investissement était donc moindre. Grâce à Officéo, j’ai pu profiter d’un service taillé sur-mesure, pour mes besoins.

–> Témoignage complet <–


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Entreprise de travaux de secrétariat et assistance et gestion administratives : faites confiance à un expert Officéo

Sélectionnés pour leur expérience en secrétariat d’entreprise, leur rigueur et professionnalisme, les secrétaires indépendants et assistant(e)s Officéo vous assistent dans la gestion administrative de votre société et vous allègent dans tous vos travaux de secrétariat en PME, TPE, ou tout autre type d’entreprise, en vous proposant une offre de service en secrétariat adapté.

Votre futur(e) assistant(e) vous garantit une expertise et une aide adaptée à vos besoins. Gagnez un temps précieux en déléguant à votre assistante Officéo ces tâches de secrétariat d’entreprise :

En plus de la prise en charge de votre secrétariat pme, les assistants Officéo vous viennent en aide sur les différents services suivants :

Pour toutes questions n’hésitez pas à nous contacter via ce formulaire ou au 01 49 70 98 63.


Questions fréquentes

❓ Quels sont les métiers dans le secrétariat en entreprise ou en ligne ?

Les métiers dans le secteur du secrétariat sont nombreux. On distingue le métier d’assistant commercial, le métier d’assistant de manager, secrétaire comptable, secrétaire juridique, secrétaire médical, secrétaire de mairie, etc.

💡 Comment se lancer en tant que secrétaire indépendante ?

Pour se lancer en tant que secrétaire indépendante, il est judicieux de suivre une formation en secrétariat et nécessaire de réaliser les démarches suivantes :

  • Avoir et développer des compétences en secrétariat ;
  • Procéder à la création d’entreprise ou d’une structure juridique, en choisissant soit le statut d’auto-entrepreneur ou micro-entreprise etc..
  • Trouver des clients ;
  • Gérer les finances et offrir un service de qualité.

💪 Quelles sont les missions d’une secrétaire indépendante ?

Les tâches du secrétariat sont diverses et variées, elles peuvent concerner : la gestion de courriers entrant et sortant, la gestion des appels téléphoniques entrants, la saisie de données, le classement et archivage de documents commerciaux et administratifs, les démarches et formalités administratives, le secrétariat bilingue, etc.

🎯 Où travailler en tant que secrétaire ?

Les secrétaires sont souvent indispensables dans les bureaux d’entreprises, les établissements médicaux, les écoles, les cabinets d’avocats, et les organisations gouvernementales. Leur rôle est essentiel pour gérer la correspondance, organiser les rendez-vous et maintenir les dossiers à jour. Les secrétaires peuvent également trouver des opportunités dans des secteurs plus spécialisés, comme le juridique ou le médical.

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