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Mis à jour le : 19 juin 2024
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Publié par Fabien Laffargue

[Entreprise de secrétariat] ▷ 1200 clients satisfaits

Une entreprise de secrétariat est une structure spécialisée dans la gestion des tâches administratives pour divers clients, incluant des entreprises, des professionnels indépendants, et des organisations. Elle offre une gamme de services tels que la gestion des appels, la planification des agendas, la rédaction de documents, et le traitement des emails… En se chargeant de ces tâches essentielles mais chronophages, elle permet à ses clients de se concentrer sur leur cœur de métier. Les entreprises de secrétariat peuvent également fournir des services spécifiques à certains secteurs, comme le juridique et le médical, ou encore les étendre à certains domaines comme la comptabilité, les ressources humaines, l’administration des ventes.

Vous êtes à la recherche d’une entreprise de secrétariat ? Gagnez en productivité grâce à Officéo !

 

entreprise de secrétariat Que vous soyez une PME, une grande entreprise, une collectivité ou un professionnel libéral, un pic d’activité peut nécessiter une assistance en secrétariat. Si votre structure n’autorise pas une embauche permanente ou si vous souhaitez externaliser vos services administratifs, vous êtes au bon endroit.

Optez pour Officéo et bénéficiez d’une solution flexible, experte et fiable. En externalisant vos tâches administratives et de secrétariat à Officéo, expert en assistance administrative aux entreprises, vous gagnez en efficacité et en tranquillité d’esprit.

Nos services, disponibles sur site ou à distance, vous permettent ainsi de vous concentrer sur l’essentiel : le développement de votre activité.

 

 

C’est quoi le service secrétariat dans une entreprise ?

Le service de secrétariat dans une entreprise est une unité essentielle qui gère les tâches administratives et organisationnelles quotidiennes. Il assure le bon fonctionnement des opérations en prenant en charge des responsabilités variées telles que :

  • Gestion des Communications : Réception et gestion des appels téléphoniques, tri et réponse aux courriels, gestion du courrier entrant et sortant.
  • Organisation des Agendas : Planification et coordination des réunions, rendez-vous et événements, ainsi que la gestion des calendriers des employés.
  • Rédaction de Documents : Préparation et rédaction de divers documents, rapports, lettres et présentations.
  • Gestion des Dossiers : Classement et archivage des documents, gestion des bases de données et maintien des dossiers à jour.
  • Support Logistique : Coordination des déplacements professionnels, réservation de salles de réunion, préparation des voyages et gestion des fournitures de bureau.

En résumé, le service de secrétariat joue un rôle crucial en soutenant les opérations internes et en permettant aux autres départements de se concentrer sur leurs activités principales sans être entravés par des tâches administratives.

Pourquoi externaliser à une entreprise de secrétariat ?

Faire appel à une entreprise de secrétariat présente de nombreux avantages pour les entreprises :

  • Gain de Temps et Amélioration de la Productivité : Les professionnels peuvent se concentrer sur leur cœur de métier, tandis que les tâches administratives sont gérées efficacement par des experts.
  • Réduction des Coûts : Externaliser les services de secrétariat est souvent plus économique que d’embaucher du personnel à plein temps, avec des économies sur les salaires, les avantages sociaux et la formation.
  • Flexibilité et Service Personnalisé : Les services peuvent être ajustés en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise, permettant une adaptation rapide aux variations de la charge de travail.
  • Expertise, Sécurité et Technologies Modernes : Les entreprises de secrétariat emploient des professionnels qualifiés, garantissant la confidentialité des informations et l’utilisation des outils technologiques les plus récents pour une gestion optimale.

Quels sont les différents métiers d’une entreprise de secrétariat ?

Une entreprise de secrétariat propose une variété de métiers essentiels pour le bon fonctionnement administratif des entreprises. Voici les principaux :

  • Assistance comptable & financière
  • Assistance RH / Recrutement / Social
  • ADV / Relation clients
  • Assistance Projets
  • Assistanat de direction
  • Secrétariat courant
  • Assistanat juridique / paralégal
  • Assistanat administratif médical
  • Assistance Marketing & Communication

Quel tarif pour une secrétaire indépendante ?

La secrétaire auto-entrepreneur est libre de fixer ses tarifs. À titre indicatif, il existe un intervalle de coût pour les prestations de secrétariat à distance. Le tarif pour une prestation de secrétariat assurée par une secrétaire indépendante est compris entre 30 et 50 € HT /heure. Selon le cas et la situation, divers autres frais peuvent s’ajouter pour des travaux de secrétariat externalisé.

Avec Officéo, 0 frais de dossier, 0 frais de déplacement, 0 coût masqué. Chaque mois, nous vous facturons pour le temps de travail effectif !

Connaître tous les tarifs 

Qui a besoin d’une secrétaire auto-entrepreneur pour une prestation de secrétariat en entreprise ?

  • PME et grandes entreprises : Lors de pics d’activité ou pour des missions spécifiques, elles peuvent externaliser leurs besoins administratifs pour gagner en flexibilité et efficacité​.
  • Professions libérales : Les avocats, médecins, et autres professionnels indépendants peuvent déléguer leurs tâches administratives pour se concentrer sur leur cœur de métier​ ​.
  • Startups et entrepreneurs : Pour réduire les coûts et éviter les charges liées à l’embauche, tout en bénéficiant d’un soutien administratif adapté à leurs besoins fluctuants​​.
  • Associations et organismes publics : Pour gérer efficacement les tâches administratives sans augmenter les effectifs permanents​.

Assurer le secrétariat en entreprise : Qualités requises pour une secrétaire

Pour assurer efficacement le secrétariat en entreprise, une secrétaire doit posséder plusieurs qualités essentielles :

  • Organisation : Capacité à gérer de multiples tâches simultanément, à prioriser les urgences et à maintenir un espace de travail bien rangé​​.
  • Ponctualité : Respect des délais et des horaires, notamment pour les réunions et les rendez-vous​.
  • Discrétion : Maintien de la confidentialité des informations traitées et respect de la vie privée des collaborateurs​​.
  • Communication : Excellentes compétences en communication écrite et orale pour interagir efficacement avec les clients, les collègues et les supérieurs​ .
  • Adaptabilité : Capacité à s’adapter rapidement aux changements de priorité et à utiliser divers outils bureautiques et logiciels​.

Ces qualités permettent de garantir un secrétariat fluide, efficace et fiable au sein de l’entreprise.


Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

Témoignage de Jocelyne Mwilu : cliente chez OfficéoO. : Qu’est-ce qui a motivé votre choix d’externalisation administrative ?
J. M. : Grâce à la solution Officéo, nous avons pu dégager du temps qualifié tout en ayant une assistante experte, adaptée à nos besoins et à notre degré d’exigence. 
Après une première expérience très réussie avec Officéo, j’ai décidé de vous confier davantage de missions. 

Les ressources RH de PPI France étaient polluées par l’administratif. Ainsi, plus de 50% d’économies ont été faites sur les ressources RH et comptable grâce à Officéo.

–> Témoignage complet <–


Pourquoi choisir Officéo pour l’externalisation de mon secrétariat ?

Flexibilité totale

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  • Garanti sans impact sur la masse salariale ;
  • 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
  • Pas d’engagement de volume horaire ou de durée ;
  • Une totale efficacité économique ;
  • Sans embauche.

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  • Profils experts sélectionnés pour votre projet ;
  • Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
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Fiabilité

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  • Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;
  • Prestation pilotée par Officéo via un Account Manager dédié ;
  • Continuité de service garantie.

Rapidité et ubiquité

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  • Service opérable sous 48H si besoin ;
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Comment ça marche ?


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Questions fréquentes

🧐 Comment créer une entreprise de secrétariat ?

Pour créer une entreprise de secrétariat, commencez par choisir un statut juridique (comme auto-entrepreneur ou société) et effectuez les démarches administratives nécessaires auprès de l’URSSAF ou du registre du commerce. Ensuite, établissez un business plan, définissez vos services, et développez votre réseau professionnel en utilisant des plateformes en ligne et des stratégies de marketing

🚀 Comment se lancer en tant que secrétaire indépendante ?

Pour se lancer en tant que secrétaire indépendante, il faut d’abord choisir le statut juridique adapté (comme l’auto-entrepreneur), puis réaliser les démarches administratives nécessaires, telles que l’immatriculation auprès de l’URSSAF. Ensuite, il est crucial de se faire connaître en développant un réseau professionnel et en utilisant des plateformes de freelancing pour trouver des clients​

🫰 Quel type de secrétaire est le mieux payé ?

Le type de secrétaire le mieux payé est généralement le secrétaire juridique. En France, les professionnels cumulant cette expertise et ayant plusieurs années d’expérience peuvent atteindre jusqu’à 50 000 euros bruts par an.

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