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Mis à jour le : 14 juin 2024
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Publié par Fabien Laffargue

Secrétariat à distance ▷ Solution experte & fiable

Découvrez le secrétariat à distance, une solution efficace pour répondre à vos besoins administratifs à distance. Avec un télésecrétaire, vous bénéficiez de services de secrétariat sans les contraintes d’un bureau physique, offrant ainsi une flexibilité précieuse pour les entreprises de toutes tailles. Pour en savoir plus, c’est juste ici ! 👇

[VIDÉO] Notre solution de télésecrétariat expliquée en 1 minute

Qu’est-ce qu’un secrétariat en ligne ?

Un secrétariat en ligne, aussi appelé secrétariat à distance est un service de gestion administrative fourni par un professionnel ou une entreprise, opéré de manière virtuelle. Ce type de secrétariat permet aux entreprises de déléguer diverses tâches administratives sans avoir besoin d’un assistant sur site. Voici quelques services couramment offerts par un secrétariat à distance :

  1. Gestion des appels téléphoniques : Prise en charge des appels entrants et sortants, filtrage des appels, prise de messages.
  2. Gestion des emails : Tri, réponse et organisation des emails professionnels.
  3. Gestion de l’agenda : Planification des rendez-vous, réunions et événements.
  4. Traitement des documents : Rédaction, édition, mise en forme et archivage de documents.
  5. Facturation et pré-comptabilité de base : Création et envoi de factures, suivi des paiements, gestion des dépenses.
  6. Support administratif général : Préparation de présentations, gestion des réseaux sociaux, organisation de voyages et déplacements professionnels.

Pourquoi choisir le secrétariat à distance plutôt qu’à domicile ?

Choisir le secrétariat à distance présente plusieurs avantages clés, détaillés comme suit :

  • Flexibilité et Disponibilité :
    • Le secrétariat à distance offre une flexibilité et une disponibilité accrues, permettant aux entreprises ayant des clients ou partenaires dans différents fuseaux horaires, d’avoir une couverture continue des tâches administratives.
    • En outre, ce modèle offre également la possibilité aux entreprises d’augmenter ou de réduire les services en fonction des besoins fluctuants sans les contraintes de l’embauche formelle. Cela facilite la gestion des pics de travail saisonniers ou imprévus, optimisant ainsi les ressources administratives.
  • Réduction des Coûts :
    • En externalisant les services de secrétariat, les entreprises n’ont pas besoin de fournir un espace de travail physique ni des équipements coûteux (bureau, ordinateur, téléphone, etc.), ce qui réduit considérablement les frais généraux.
    • Les coûts liés à l’emploi, tels que les charges sociales, les assurances et autres avantages, sont également éliminés, permettant ainsi des économies significatives.
  • Accès à des Compétences Diversifiées :
    • Le secrétariat à distance offre l’accès à un vaste pool de talents à travers le monde, permettant de trouver des prestataires avec des compétences spécifiques et une expertise adaptée aux besoins particuliers de l’entreprise.
    • Cette diversité de compétences est particulièrement utile pour les tâches spécialisées, comme la gestion de projets internationaux, la traduction multilingue, ou des compétences techniques particulières, améliorant ainsi la qualité du service.

    En somme, le secrétariat à distance combine flexibilité, réduction des coûts, accès à une large gamme de compétences et une grande adaptabilité, faisant de cette solution un choix judicieux pour les entreprises cherchant à optimiser leurs opérations administratives.

    Quel tarif pour une prestation de secrétariat à distance ?

    Les tarifs pour une prestation de secrétariat à distance varient en fonction de plusieurs facteurs, notamment la complexité des tâches, l’expérience du prestataire, la durée de la prestation et le niveau de spécialisation requis. Voici un panel des tarifs pratiqués :

    1. Tarif horaire :
      • Freelance débutant : 20 à 30 euros de l’heure HT.
      • Freelance expérimenté : 30 à 50 euros de l’heure HT.
      • Entreprise spécialisée : 40 à 70 euros de l’heure HT.
    2. Forfaits mensuels :
      • Forfait de base (10 heures par mois) : 200 à 300 euros HT.
      • Forfait intermédiaire (20 heures par mois) : 400 à 600 euros HT.
      • Forfait avancé (40 heures et plus par mois) : 800 à 1 200 euros HT ou plus, selon les services inclus.
    3. Tarifs à la tâche (pour des services spécifiques comme la gestion des appels, la rédaction de documents, etc.) :
      • Gestion des appels : 1 à 2 euros HT par appel.
      • Rédaction de documents : 30 à 100 euros HT par document, selon la complexité et la longueur.
      • Gestion de l’agenda : 20 à 40 euros HT par heure.

    Source : Malt

    Ces tarifs sont indicatifs et peuvent varier en fonction de la région, de la demande et des compétences spécifiques du prestataire. Il est recommandé de demander plusieurs devis et de bien définir les besoins avant de choisir un prestataire pour s’assurer d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix.


    Quels services de secrétariat à distance externaliser avec Officéo ?

    Officéo est un spécialiste leader en assistance administrative pour organisations (entreprises, organismes publics, associations) . Elle vous permet d’externaliser vos fonctions support en toute flexibilité. Son défi consiste à trouver la bonne compétence au bon endroit pour vous offrir un service de qualité, sur mesure.

    Officéo vous propose une solution flexible, experte, à la mise en œuvre rapide pour répondre à vos besoins. Les services que vous pouvez déléguer à Officéo sont divers et nombreux : secrétariat, gestion administrative et comptable, gestion commerciale et ADV, gestion des achats, gestion RH, etc.

    Ainsi, optez pour une solution plus souple qu’un contrat de travail (comparatif), moins coûteuse que l’intérim (comparatif) et plus fiable qu’un freelance en direct.

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    Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

    O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
    J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.

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    Officéo, comment ça marche ?


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    Des questions que vous vous posez

    • 🤔 Comment devenir secrétaire à distance ?

      Pour faire du télésecrétariat, acquérez les compétences nécessaires, équipez vous d’un ordinateur et d’une connexion Internet, trouvez des clients, établissez des contrats clairs, gérez les tâches de secrétariat à distance, facturez vos services, et maintenez une communication efficace avec vos clients.

    • 🙌 Comment trouver des clients en tant que secrétaire indépendante ?

      Pour trouver des clients en tant que secrétaire indépendante, utilisez des plateformes de freelance comme Upwork et Malt pour créer un profil détaillé et attractif, et réseautez activement en participant à des événements professionnels et en rejoignant des groupes locaux ou en ligne liés à votre secteur​.

    • 🤝 Quelles missions confier à un prestataire de secrétariat à distance ?

      Un prestataire de secrétariat à distance peut être chargé de missions telles que la gestion des appels téléphoniques, la rédaction et la mise en forme de documents, la gestion de l’agenda, l’organisation de réunions, et la gestion des emails​. Il peut également s’occuper de la facturation, du suivi des paiements, et de la gestion administrative des dossiers clients​.

    Externalisation saisie de données Rédaction de documents
    Secrétariat à distance Classement de documents d’entreprise
    Saisie comptable Assistance virtuelle
    Secrétariat externalisé


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