[Secrétariat à distance] Solution experte & fiable : VIDÉO 1MIN✅

Une télésecrétaire (aussi appelée secrétaire à distance) réalise des missions de secrétariat à distance pour un client (entreprise, cabinet d’avocat, cabinet médical, etc.). Il s’agit d’une alternative intéressante au secrétariat classique pour de nombreuses structures. 

Vous connaissez un pic d’activité engendrant une surcharge administrative ? Vous êtes professionnel libéral et vous n’arrivez pas à gérer vos démarches administratives ? Une offre de service de télésecrétariat ne serait pas de refus ? Mais votre structure et votre emploi du temps ne vous permet pas de recruter. Optez pour une solution modulable, experte et rapide à mettre en place : le secrétariat d’entreprise Officéo.

Officéo vous propose des services de télésecrétariat médical, télésecrétariat juridique et télésecrétariat général, selon vos besoins et les compétences souhaitées.

Les avantages du secrétariat à distance

En choisissant de déléguer votre secrétariat à une télésecrétaire, que ce soit pour une collaboration permanente ou ponctuelle, vous vous donnez la possibilité de mieux gérer votre emploi du temps. Vous bénéficiez d’un service rapide, disponible 24*7*365, sécurisé et modulable selon votre flux d’activité. Votre entreprise peut alors se recentrer sur son activité principale, tout en confiant les tâches de secrétariat à un prestataire expert.

Au contact d’agents expérimentés, vous renvoyez une meilleure image de votre entreprise à vos interlocuteurs. Vos clients et partenaires sont plus à-même de revenir vers vous, et vous profitez d’une gestion simplifiée puisque le secrétariat en télétravail se charge de tout.

Pourquoi opter pour la solution de secrétariat à distance proposée par Officéo ?

Officéo vous explique sa solution d’externalisation de tâches administratives en la comparant à la solution de recrutement CDD/CDI.
Quels avantages vous offre la solution Officéo et pourquoi devriez-vous opter pour celle-ci ?
Découvrez tout cela en appuyant sur le bouton ci-dessous !

Officéo : optez pour un secrétariat à distance sur mesure

Officéo met à disposition de ses clients, partout en France et en 48h, des assistants qui intègrent directement l’entreprise de façon ponctuelle ou régulière en secrétariat à distance. Le plus d’Officeo ?

• Pas de charges sociales à payer ;
• Des formalités administratives réduites ;
• Des compétences professionnelles à disposition ;
• Aucun matériel à acheter ;
•  Pas d’embauche.

Plus flexible que l’intérim, plus expert que la sollicitation d’un stagiaire et à la mise en œuvre plus rapide que l’embauche d’un CDD, avec en prime la continuité de service en cas d’absence, Officéo est la solution répondant à vos besoins de secrétariat.

Le secrétariat à distance par des télésecrétaires experts Officéo

Une secrétaire à distance, pourra gérer votre administratif aussi aisément que si la personne était à vos côté. Elle pourra vous fournir entre autres :

Une assistance commerciale / ADV

• Rédaction de documents commerciaux (plaquettes de présentation, argumentaires de vente …)
• Mise à jour des fichiers clients
• Rédaction et gestion des devis commerciaux
• Prise des commandes
• Suivi des commandes
• Organisation des réunions et déplacements
• Rédaction des courriers et des rapports
• Gestion et organisation des plannings des commerciaux
• Etc

Une assistance administrative / Secrétariat courant

• Établissement et suivi de la facturation
• Suivi des impayés, des contentieux
• Démarches et formalités administratives
• Prise d’appels téléphoniques
• Saisie de données
• Etc

Le secrétariat en télétravail vous permettra à moindre coût et sans toucher à votre organisation de bénéficier de l’aide d’un assistant.

Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.

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Quels services de secrétariat à distance déléguer à Officéo ?

Officéo est un spécialiste leader en assistance administrative pour entreprises et entrepreneurs. Elle vous permet d’externaliser vos fonctions supports en toute flexibilité en vous offrant un excellent process de gestion ainsi qu’une excellente sécurité. Son défi consiste à trouver la bonne compétence au bon endroit pour vous offrir un service de qualité sur mesure.

Officéo vous propose une solution flexible, experte, à la mise en œuvre rapide pour répondre à vos besoins. Les services que vous pouvez déléguer à Officéo sont divers et nombreux : secrétariat, gestion administrative et comptable, gestion commerciale et ADV, gestion des achats, gestion RH, etc.

Ainsi, optez pour une solution plus souple qu’un contrat de travail (CDI ou CDD), moins coûteuse que l’intérim et plus fiable qu’un freelance en direct.

En savoir plus sur vos services !

Officéo, comment ça marche ?

Plus qu’une assistance administrative tout au long de la création de votre activité d’infirmière libérale, Officéo vous propose une solution répondant à chacun de vos besoins tout au long de la vie de votre activité professionnelle. Libérez-vous des tâches administratives à faible valeur ajoutée, et concentrez-vous sur ce que vous faites de mieux : votre métier.

Témoignage de Serge Estrade, client Officéo…
« Un geste que j’ai particulièrement apprécié. »

Témoignage vidéo de Serge Estrade, directeur d’Abeillon, une PME industrielle. Depuis plus de 40 ans, Abeillon conçoit, fabrique et distribue des flexibles semi-rigides.

O. : Qu’avez-vous pensé des compétences et des prestations de votre secrétaire ?
S.E. : Officéo a une connaissance très poussée de leurs assistantes et ont su répondre à ma demande avec la personne idéale. J’ai dès le début été satisfait des compétences de ma secrétaire. D’autant plus, que cette dernière a su développer de nouvelles compétences. Etant habitué à EBP, un logiciel de gestion et de comptabilité, je souhaitais que ma nouvelle assistante soit capable de manier ce logiciel. Officéo a donc mis en place une formation pour elle et cela sans aucun frais supplémentaire pour moi. Geste que j’ai particulièrement apprécié.

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Trouvez une société de secrétariat avec un service sur-mesure pour votre entreprise

Pour répondre encore plus efficacement à votre recherche, d’autres missions administratives peuvent être exécutées par votre assistant(e). En plus de la prise en charge de votre secrétariat, les assistants Officéo peuvent vous venir en aide sur les différents services suivants :

• Le classement et archivage des documents administratifs
• La numérisation de documents administratifs,
• La rédaction de documents (mise en forme, corrections sur Word, Excel et Powerpoint),
• L’utilisation d’outils bureautiques, tableurs Excels,
• La prise de notes et la rédaction de comptes-rendus de réunion,
• La gestion de base contact mailing,
• La création et la gestion de bases de données,
• La mise en place d’une routine de gestion du temps de travail,
• L’organisation administrative d’un événement d’entreprise (séminaire, teambuilding, conférence …),
• La gestion du planning de vos salariés.

Vous avez besoin d’un profil plus spécifique ? Nous pouvons vous apporter une solution pour remplacer un salarié absent, que ce soit un profil de secrétaire spécialisé(e) dans la gestion, un(e) secrétaire comptable, un(e) assistant(e) en ressources humaines ou un(e) Office Manager polyvalent(e).

Vous pouvez nous joindre par téléphone au 01 49 70 98 63 du lundi au vendredi de 9h à 19h sans interruption.

Le secrétariat à distance en 4 points