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Mis à jour le : 23 février 2024
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Publié par Fabien Laffargue

Secrétariat à distance ▷ Solution experte & fiable

Le secrétariat à distance, également connu sous le nom de télésecrétariat, est une pratique professionnelle moderne qui consiste à fournir des services administratifs et de secrétariat à distance.

[VIDÉO] Notre solution de télésecrétariat expliquée en 1 minute

secrétariat à distance : pourquoi choisir le télésecrétariat ?

 

 

Une télésecrétaire (aussi appelée secrétaire à distance) réalise des missions de secrétariat à distance pour un client. Il s’agit d’une alternative intéressante au secrétariat classique pour de nombreuses structures. 

Vous connaissez un pic d’activité engendrant une surcharge administrative ? Vous êtes professionnel libéral et vous n’arrivez pas à gérer vos démarches administratives ? Une offre de service de télésecrétariat ne serait pas de refus ? Mais votre structure et votre emploi du temps ne vous permettent pas de recruter. Optez pour une solution modulable, experte et rapide à mettre en place : le secrétariat d’entreprise Officéo.

Officéo vous propose des services de télésecrétariat médical, télésecrétariat juridique et télésecrétariat général, selon vos besoins et les compétences souhaitées.

 

Définition du secrétariat à distance ou télésecrétariat

Le télésecrétariat est un service qui regroupe des missions administratives réalisées à distance par une télésecrétaire. La secrétaire à distance permet d’effectuer les tâches d’assistance administrative, commerciale, comptable, juridique ou médicale à distance. Le travail est effectué par des secrétaires indépendantes externes à l’entreprise, qui ont déjà de l’expérience en secrétariat.

Ce nouveau mode de travail permet aux entreprises d’externaliser leur gestion administrative sur un mode ultra-flexible et de réduire leurs coûts.

Les missions d’une télésecrétaire sont nombreuses : prise en charge les appels téléphoniques, prise de rendez-vous, saisir les données, gestion de la clientèle par téléphone ou par e-mail, classer les documents professionnels, retranscription de documents, rédaction de devis…etc.

Tarif de prestation de secrétariat à distance

Les tarifs pour une prestation de secrétariat à distance varient d’un prestataire à un autre et du type de facturation pratiqué. De manière générale, la rémunération horaire d’un prestataire de télésecrétariat oscille entre 30 et 50€ de l’heure.

Les prix sont dégressifs selon le volume de la mission, pour une prestation d’une journée entière par exemple le tarif sera inférieur. Le coût d’une prestation de secrétariat à distance dépend, entre autres, du type de tâches réalisées, du volume et du degré d’urgence de votre demande.

Pourquoi choisir le secrétariat à distance plutôt qu’à domicile ?

Les entreprises demandent de plus en plus de flexibilité tout en cherchant à maximiser leur profit. C’est pourquoi le télétravail et l’externalisation de service sont devenus les deux solutions idéales des politiques d’entreprise. Choisir des prestations de télésecrétariat offre de nombreux avantages :

  • Une solution rapide et flexible : en choisissant Officéo pour l’emploi d’une télésecrétaire administrative, médical et juridique, soyez assurer d’une prise de poste sous 48h. Sans engagement ni recrutement, les démarches sont simplifiées, même pour quelques heures de travail par semaine ;
  • Une maitrise des couts de production : travailler avec une assistante indépendante, c’est se libérer du cout de recrutement et de formation d’un CDI. A long terme, c’est aussi une solution qui permet de faire des économies d’échelles puisque seule els heures de travail effectif sont facturées ;
  • Une offre sur mesure : l’offre d’externalisation de secrétariat est modulable et s’adapte aux besoin clients. Cela leur permet de se concentrer sur leur cœur de métier ;
  • Une expertise qualifiée : Officéo bénéficie d’un grand carnet d’adresse d’assistants indépendants experts et qualifiés dans tous les domaines du secrétariat : médical, juridique, administratif…  Aucune missions ne peut leurs résister : permanence téléphonique, relève de standard, gestion d’agenda, prise en charge des rendez-vous, rédaction de comptes rendus

Le secrétariat à distance par des télésecrétaires experts Officéo

Une secrétaire à distance pourra gérer votre administratif aussi aisément que si la personne était à vos côtés. Elle pourra vous fournir entre autres :

Une assistance commerciale / ADV

Une assistance administrative / Secrétariat courant

  • Établissement et suivi de la facturation
  • Suivi des impayés, des contentieux
  • Démarches et formalités administratives
  • Prise d’appels téléphoniques
  • Saisie de données

Le secrétariat en télétravail vous permettra à moindre coût et sans toucher à votre organisation de bénéficier de l’aide d’un assistant.

Pour qui ?

Pour tous ! Que vous soyez une TPME ou une profession libérale, l’externalisation du secrétariat à distance est faite pour vous !


Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.

–> Lire la suite <–


Quels services de secrétariat à distance externaliser avec Officéo ?

Officéo est un spécialiste leader en assistance administrative pour entreprises et entrepreneurs. Elle vous permet d’externaliser vos fonctions supports en toute flexibilité en vous offrant un excellent process de gestion et sécurité. Son défi consiste à trouver la bonne compétence au bon endroit pour vous offrir un service de qualité sur mesure.

Officéo vous propose une solution flexible, experte, à la mise en œuvre rapide pour répondre à vos besoins. Les services que vous pouvez déléguer à Officéo sont divers et nombreux : secrétariat, gestion administrative et comptable, gestion commerciale et ADV, gestion des achats, gestion RH, etc.

Ainsi, optez pour une solution plus souple qu’un contrat de travail (CDI ou CDD), moins coûteuse que l’intérim et plus fiable qu’un freelance en direct.

En savoir plus sur vos services !


Officéo, comment ça marche ?


Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.


Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.


Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.


Recrutement secrétariat : comment devenir secrétaire à distance ?

Officéo vous accompagne dans votre nouvelle vie professionnelle. Vous vous lancez à votre propre compte, vous avez les compétences mais pas encore de clients ? Vous avez épluché chaque offre d’emploi d’assistant ADV dans votre région, cherché un poste à Paris, considéré trouver un temps partiel en ADV dans l’Essonne, mais rien n’y fait ?

Nous savons que vous êtes l’assistant parfait ! Aussi, dès notre premier contact, nous trouvons les clients qu’il vous faut, quand il faut.

Je rejoins Officéo !

–> Si vous préférez, vous pouvez également nous appelez directement au 01 49 70 98 63.


Le secrétariat à distance en 4 points

  • ❓ Comment faire du télésecrétariat ?

    Pour faire du télésecrétariat, acquérez les compétences nécessaires, équipez-vous d’un ordinateur et d’une connexion Internet, trouvez des clients, établissez des contrats clairs, gérez les tâches de secrétariat à distance, facturez vos services, et maintenez une communication efficace avec vos clients.

  • 💡 Qu’est-ce que le secrétariat à distance ?

    Le secrétariat à distance (aussi appelé le télésecrétariat) est la gestion administrative à distance du secrétariat d’une entreprise quelle que soit sa taille. Les missions réalisées dans le cadre du secrétariat à distance varient selon le secteur d’activité et la taille de l’entreprise.

  • 🧐 Quelles missions confier à un prestataire de secrétariat à distance ?

    Les missions que vous pouvez confier à un prestataire en secrétariat à distance varient selon le secteur d’activité de votre entreprise et sa taille. Vous pouvez déléguer généralement l’accueil téléphonique des clients, la saisie des données, le classement numérique des documents d’entreprise, frappe de courriers, etc.

  • 💰 Quel tarif pour une secrétaire indépendante ?

    Le tarif d’un.e télésecrétaire varie en fonction des missions à effectuer ainsi que de son expérience professionnelle. Les frais varient généralement entre 25 et 55 € HT par heure.

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