Vous souhaitez déléguer la prise d'appel téléphonique ?
DEVENIR ASSISTANT ACCÈS CLIENT

Vous êtes une TPE/PME, startupgrande entreprise ou un professionnel libéral (avocatmédecin…). Vous avez besoin d’un assistant administratif pour la gestion et la prise d’appel téléphonique ? Malheureusement votre société ne peut se permettre un recrutement définitif… Ne vous en faites pas ! Officéo s’occupe de tout en vous proposant une aide administrative professionnelle aux entreprises souplepersonnalisée et sans engagement.

Une prise d’appel téléphonique personnalisée, adaptée à vos besoins

La prise d’appel téléphonique constitue souvent la première impression donnée par votre entreprise. D’où l’importance de ne pas négliger cet important point de contact avec vos clients. En effet, une prise d’appel téléphonique mal organisée peut être néfaste pour l’image de votre entreprise, dans une société où celle-ci est de plus en plus importante.

Pour faire de ce premier contact une expérience réussie il y a quelque règle à respecter :

  • Saluer avec politesse
  • Prendre note des demandes
  • Reformuler ou faire patienter si besoin
  • Conclure et prendre congés

Le tout en faisant preuve de rapidité d‘efficacité, de courtoisie et en gardant à l’esprit que le “sourire s’entend”.

Du fait de leurs expériences les assistant Officéo savent rapidement reconnaître et gérer les différentes situations qui se présentent à eux :

  • Traiter des incidents ponctuels
  • Traiter des réclamations récurrentes
  • Apporter des réponses pertinentes dans le but d’agir efficacement,
  • Rediriger vers le service concerné
  • Renseigner le plus efficacement
  • Prendre un rendez-vous

Vous êtes déjà en ligne ou en réunion, le téléphone sonne… Officéo Pro peut vous aider dans la gestion de vos prises d’appels téléphoniques.

Votre secrétaire administrative, présente dans vos bureaux et s’occupant par exemple de votre administration des ventes ou de vos services généraux, sera à même, de par sa formation professionnelle de secrétaire ou d’assistante de direction, de gérer les appels téléphoniques auxquels vous ne pourriez pas répondre. Elle se chargera de délivrer le bon message au bon interlocuteur et répondre aux questions de manière rapide et efficace pour tous vos clients et à chaque appel.

Une assistance téléphonique de qualité c’est aussi la possibilité de personnaliser votre accueil téléphonique, représentatif de l’image de votre entreprise. Une permanence téléphonique permet aussi de délivrer et prendre la bonne information auprès de vos interlocuteurs et ainsi soigner votre relation commerciale.

Une prise d’appel téléphonique efficace pour ne plus perdre un seul client

Vous avez décidé de travailler tranquillement sur un dossier particulièrement urgent, votre assistant pro Officéo s’occupe pour vous de la prise d’appels téléphoniques et de la gestion des appels entrants afin de vous permettre de vous concentrer sur votre activité professionnelle. Ainsi, votre assistant s’occupera pour vous de :

  • filtrer tous les appels entrants, les différentes demandes
  • prendre les messages de façon claire et si nécessaire vous les transmettre accompagnés des dossiers auxquels ils se réfèrent,
  • prendre vos rendez-vous en votre absence.

La solution Officéo Pro vous assurera de toujours savoir qui a appelé et pourquoi.

En plus de ce service de prise d’externalisation administrative, Officéo peut vous venir en aide sur les différents services suivants :

Pour toutes questions, n’hésitez pas à nous contacter via ce formulaire ou au 01 49 70 98 63.

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