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Organisation d'un voyage, d'un déplacement professionnel ?

Tournez-vous vers un assistant Officéo qui s'en chargera pour vous.

Depuis 10 ans, le leader français des solutions d’externalisation administrative aide les professionnels dans leur gestion de déplacements professionnels. Une réponse aux besoins d’organisation dans un emploi du temps surchargé ou en période de forte activité, Officéo vous apporte ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.


Vecteurs de réussite et de performance, vos événements ou autres déplacements professionnels témoignent de la croissance de votre entreprise et de sa santé financière. Concilier politique de voyage de votre entreprise et spécificités de chaque voyageur est d’une importance cruciale. Optimisez votre efficacité opérationnelle, sans affecter votre masse salariale ni vos budgets. Choisissez l’efficacité d’une assistance administrative externalisée.


Exemple : pour organiser un séminaire…

Comment organiser un séminaire en 9 points ?

Pour organiser un séminaire, il vous faut suivre un cheminement bien précis. Bien sûr, c’est à vous qu’il revient de prioriser les étapes les plus importantes en fonction de l’objectif que vous souhaitez atteindre. Voici un exemple de cheminement que l’on peut suivre pour préparer un séminaire d’entreprise :

  1. Définir ses objectifs,
  2. Choisir le thème et la durée,
  3. Fixer le budget,
  4. Sélectionner la date et le lieu,
  5. Réaliser un planning (pour les participants) et un rétroplanning (pour vous),
  6. Communiquer autour du séminaire pour le promouvoir,
  7. Repasser tout ces points (revérifier que tout est correctement fixé),
  8. Communiquer après le séminaire,
  9. Remercier tous les participants et autres acteurs de votre séminaire.

Préparer un séminaire d’entreprise avec votre assistant

Sélectionné pour son expérience en matière de logistique et d’organisation, votre assistant répondra à vos attentes et vos exigences. Que ce soit pour l’organisation d’un séminaire d’entreprise, pour organiser un voyage d’affaires ou tout autre événement, il prendra en charge l’ensemble du projet.

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Exemple 2 : pour organiser un événement professionnel…

Nos assistants spécialistes de l’organisation d’événements sont sélectionnés pour leur expérience en logistique. Ils gèrent toutes les étapes de l’organisation, de A à Z

  • Briefing avec le(s) responsable(s) de l’entreprise pour cerner les besoins
  • Définition et suivi du budget
  • Recherche de prestataires (hôtellerie, restauration, location de salle et de matériel, billet d’avions, imprimeur, etc.)
  • Demande et suivi des devis
  • Gestion de planning
  • Suivi logistique
  • Présence sur le terrain le jour J

Ne vous demandez plus comment organiser un événement professionnel. Choisissez un Office Manager Officéo compétent pour le faire.

La communication autour de votre événement

Votre Office Manager peut également vous accompagner dans  la communication autour de l’événement.

Créer une page événement sur Facebook et informez vos clients tout au long du temps avant le jour J. En revanche, il est nécessaire que votre page Facebook ait un bon nombre d’abonnés. Bien sûr, la communication ne se limite pas à Facebook mais peut également aller plus loin. Voici un parcours classique que l’on peut suivre afin de communiquer pour notre événement.

Avant l’événement

  1. Proposer une page web dédiée à l’événement.
  2. Envoyer un mailing.
  3. Utiliser les réseaux sociaux (événements Facebook, Snapchat, etc…).
  4. Mettre en valeur l’événement sur le site.
  5. Relayer via des influenceurs.
  6. Créer du contenu en rapport de près ou de loin avec l’événement.
  7. Teaser !

Le jour de l’événement

  1. Prendre des photos et vidéos.
  2. Interviewer les personnes présentes.
  3. Faire du live !

Après l’événement

  1. Relayer les photos et vidéos.
  2. Faire un résumé de l’événement (en vidéo ou en texte).
  3. Publier des témoignages ou des interviews.

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Exemple 3 : pour organiser votre déplacement professionnel

Les déplacements professionnels et leur gestion optimale
« Vers l’infini et au-delà ! »

Sur votre lieu habituel de déplacement professionnel, vous devez calculer les indemnités kilométriques de chaque employé, alors que le devoir vous appelle ailleurs ? Entre les différents contrats de travail de chaque employé, la prise en compte d’une utilisation du véhicule personnel pour un voyage d’affaires, et les innombrables calculs et clauses à revoir, vous avez besoin de collaborateurs expérimentés pour que votre image reste celle du contrôle et de l’organisation ?

Votre temps est précieux. Le temps d’une mission, nous vous permettons de garder vos objectifs de croissance en tête, tout en permettant à un(e) spécialiste de l’Office Management d’optimiser votre voyage.

Pour que les petits déplacements de vos employés comme les grands soient les plus efficaces possibles, votre future secrétaire indépendante (ou assistante de direction) est choisie selon votre secteur d’activité. Ceci, pour une gestion des lieux de rendez-vous, des indemnités (kilométiques, repas, éxonérations) et des tâches administratives associées efficace.

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Optez pour une meilleure gestion de vos projets !

Face à des absences au bureau, vous devez trouver des secrétaires prête à prendre le relai en 48h ? Que vous ayez des voyages d’affaires à gérer, ou deux grands déplacements qui s’enchaînent trop vite, votre assistante Officéo se charge d’organiser un suivi des temps de trajet, des frais de transport, ou encore de la location de voiture dans vos locaux ou en télétravail.

  • Gestion des tâches effectuée suivant vos directives pour une image de marque irréprochable ;
  • Suivi des trajets domicile-travail et une gestion des rendez-vous altérés par la durée déplacement professionnel ;
  • Déplacement de rendez-vous deux jours après le retour prévu pour stabiliser la fin du déplacement dans le cadre d’une mission à l’étranger ;
  • Collecte et contrôle des fiches de frais de déplacement et des justificatifs pour transmission aux services comptabilité et RH pour remboursement ;
  • Établissement de compte-rendu pour information aux hiérarchies concernées. Rassemblement des informations, mise en forme, organisation pour éventuelle réunion de travail.

Commencez dès maintenant

La solution Officéo vous assure un gain de temps  sur l’organisation de votre temps. Choisissez une solution flexible, experte, à la mise en œuvre rapide pour répondre à vos besoins. Choisissez un service administratif externalisé, délivré par des assistants professionnels à la carte.expertise assistance administrative


Témoignage de Françoise Fley, responsable comptable pour l’agence de voyage « Private Golf Key »

O. : Comment avez vécu votre expérience du service Officéo ?

F.F. : Mon expérience a été très satisfaisante. Officéo possède une équipe accueillante et chaleureuse. Quant à ma secrétaire, celle-ci a été efficace et amplement à la hauteur de mes attentes par son côté sérieux et précis. Elle a su s’adapter à un secteur assez spécifique qu’est l’organisation d’évènements golfiques.


En plus de la prise en charge de vos déplacements professionnels, vos assistants Officéo peuvent également vous venir en aide sur les services suivants :

Notre solution est adaptée à vos besoins, rapide et sans embauche et nos assistant(e)s sont disponible sous 48h partout en France. Nous sommes joignables à votre convenance, du lundi au vendredi, de 9h à 19h au 01 49 70 98 63 ou à tout moment via ce formulaire.


En résumé

  • ❓ Quelle est la procédure à suivre pour organiser un déplacement professionnel ?

    1. L’identification des contraintes, des tâches et de l’objectif du voyage.
    2. La réservation des transports et hébergement.
    3. La collecte des notes de frais.

  • 💡 Comment contrôler et suivre un voyage professionnel ?

    L’utilisation d’un outil de gestion est une solution afin de suivre et de contrôler un voyage professionnel, notamment pour le budget et les tâches à effectuer. Si les ressources internes manquent, un prestataire externe peut intervenir à cet effet.

  • 💰 Comment optimiser le budget d’un déplacement professionnel ?

    Il est nécessaire de calculer l’ensemble du budget à l’avance et de prévoir une petite marge pour les imprévus. Dans certains cas, l’aide d’un prestataire externe peut venir soutenir les actions du responsable des déplacements professionnels pour une expertise comptable, administrative ou organisationnelle supplémentaire.


Pour aller plus loin

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