Comment bien construire sa politique de voyage en entreprise ?

Définir une stratégie marketing et administrative précise pour les voyages d’affaires permet de mieux maîtriser le budget alloué aux déplacements professionnels de l’entreprise. Des objectifs sans ambiguïté, couplés à une identification claire des clients potentiels et du positionnement de l’entreprise assurent une politique de voyages d’affaires optimisée, avec des coûts contrôlés, et des collaborateurs satisfaits.

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Série thématique autour de l’organisation des voyages en entreprise proposée par Officéo, aujourd’hui centrée sur la Politique de Voyage d’Entreprise, de sa création à son suivi.

Votre stratégie commerciale et force opérationnelle des objectifs fixés par votre Politique de Voyage d’Entreprise ont tout à gagner à une réflexion d’optimisation comme proposé dans les lignes qui vont suivre.

Définition de la stratégie PVE

Avant de définir un plan d’action cohérent pour atteindre les objectifs associés aux voyages de l’entreprise, il faut tout simplement commencer par savoir quels sont justement ces objectifs. Les cibler, identifier leur faisabilité, les parts de marché à gagner, tout doit être fait étape par étape avec une rigueur et une exhaustivité appropriés.

Fixer précisément les objectifs, c’est définir les actions marketing appropriées pour la Politique de Voyage d’Entreprise (PVE). Ces objectifs peuvent être pluriels :

• Baisse des coûts
• Promotion d’une politique des ressources humaines favorisant le confort des collaborateurs
• L’impact environnemental de la PVE (RSE et développement durable)
• La sécurité des déplacements

Un audit des pratiques en cours pour que les directives soient au plus près des pratiques réelles est fortement conseillé. La culture de l’entreprise est à prendre en compte, avec un détail des postes de dépenses. C’est le moment de passer en revue les frais de transport, l’hébergement, les frais de bouche et frais annexes.

Le ciblage et les actions prévues sont à déterminer en fonction des catégories de voyageurs prévus (comité de direction, voyageurs fréquents, déplacements occasionnels, etc.). En effet, selon la mission et la fréquence des déplacements, des variantes sont à considérer.

Avant de se lancer dans la rédaction d’un business plan, la gestion des flux est encore à considérer. Les réservations se feront-elles en interne ? Si oui, qui s’en chargerait ? L’assistant(e) de direction, les collaborateurs concernés ? Une agence de voyage ou un prestataire externe est-il à contacter ?

L’essentiel

• Analysez l’existant pour élaborer une politique de voyage d’entreprise réaliste. Elle doit tenir compte des contraintes de l’entreprise et des destinations des voyageurs.
• Fixez des règles simples. La segmentation pour les transports, l’hôtellerie, l’automobile, sans oublier les frais annexes pour chaque catégorie de voyageurs (taxi, restauration, connexion Internet) est de mise.
• Rédigez un plan d’action pour une politique de voyages facile à lire et à comprendre. Diffusez-la dans les différents services concernés via e-mail, panneau d’affichage, etc.).
• Mettez en place un suivi pour chaque étape (plateforme de réservation en ligne, solution de gestion des notes de frais) pour encourager et vérifier l’application de la PVE.

Création d’une stratégie de travel management

Quand il est demandé à la spécialiste du Travel Management Brigitte Jakubowki ce qu’est une PVE performante, sa réponse est sans appel : « [elle] doit faire converger d’une façon pragmatique les besoins du client et les coûts. [Elle] doit être le fruit d’un bon arbitrage ». Le questionnement suivant est suggéré : « Comment j’agis, en ce qui concerne ma politique voyage, pour ménager mes voyageurs et acheter au mieux en préservant mes fournisseurs, dans le respect d’une éthique achats. »

Préparer un business plan efficace suivant objectifs et attentes de l’entreprise avec ce type de questionnement à l’esprit s’avère plus rentable.

Respecter les accords négociés intelligemment

Prenons un exemple pour illustrer ce propos. Si les objectifs définis dans le business model sont des besoins de fonds, il faut réaliser un plan d’action selon les négociations avec les prestataires de services. De ces négociations dépendent des enjeux financiers comme une partie de la satisfaction (et fidélisation) des employés en voyage. La qualité des services est à connaître avant toute négociation. Un tarif défiant toute concurrence ne représente pas systématique une économie pour l’entreprise.

De la même manière, adapter la politique de voyages à l’évolution de l’activité du client est à prendre en compte. Des remises sur les frais généraux ou de meilleurs tarifs en fonction d’un partenariat réalisé ou à conclure peuvent influencer le voyage à l’étranger concerné comme les retombées commerciales postérieures. Échanges avec les agences, compagnies aériennes, solutions de gestion des voyages spécialisées : plus votre étude de marché est rigoureuse, meilleurs seront les résultats.

Vous l’aurez compris, une bonne compréhension des besoins réels des employés en déplacement et des objectifs définis lors de la mise en place de stratégie facilite cette étape de négociations.

Anticiper et effectuer un suivi des règles énoncées par la PVE

Besoin d’une solution pour gérer les dépenses superflues ? De nombreux logiciels de gestion proposent leurs services pour répondre à ce besoin. Les notes de frais de restauration et les frais de déplacements représentent toutefois la plus grande partie des dépenses à rationaliser en priorité. Lors d’une démarche de gestion des dépenses de cette nature, et pour aider l’entreprise à atteindre ses objectifs stratégiques, tout ce qui ne peut être contrôlé est à penser pour un plan B.

Les imprévus liés aux voyages ne sont pas rares. Une réunion annulée, un événement reporté, une visite de dernière minute. Il faut être paré à toute éventualité. La flexibilité avec les prestataires de services est alors de mise. Vérifiez les politiques de chacun, le suivi et le ton employé par les correspondants. Cependant, ne vous désintéressez pas pour autant des autres prestataires de services. Ceci, dans l’éventualité où un prestataire choisi ne serait pas en mesure de s’adapter à l’inattendu.

Il manque des justificatifs ? Les plafonds sont régulièrement dépassés ? Avant la validation de la Politique de Voyage d’Entreprise, prévoyez une solution pour toutes les situations. Toutefois, par soucis de faisabilité et d’application en interne, un nombre limité de règle est préférable. Pour optimiser le contrôle de la PVE, des solutions techniques peuvent s’avérer utiles. En effet, les outils de réservation en ligne (self booking tools, SBT) centralisent par exemple en un point unique les procédures administratives de réservations. Ils comprennent également le circuit d’approbation et de validation relatifs aux déplacements professionnels. La politique de voyage est alors respectée à la lettre, puisque implémentée dans un système automatisé. Aucun salarié ne peut alors y déroger.

Beaucoup de choses à gérer d’un coup ? Vous devez organiser un déplacement professionnel mais n’avez pas assez de ressources en interne ? Pas le temps de recruter ? Pour un contrôle des notes de frais impeccable, un suivi administratif irréprochable : Officéo répond à vos besoins, quand vous en avez besoin.

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