Gestion d'agenda : 3 solutions pour une meilleure organisation
ASSISTANT FREELANCE ? ACCÈS CLIENT

3 solutions pour gérer son agenda

Pour vous venir en aide dans votre gestion de temps et sur votre planning, plusieurs outils sont à votre disposition… en voici 3 exemples très répandus.

1ère solution : un outil de priorisation

priorisation-gestion-agendaPour bien gérer un agenda, l’essentiel est de savoir prioriser : savoir jongler avec les événements de dernière minute, l’urgent, mais aussi avec les missions de fonds, l’important… Pour ne rien laisser passer et correctement prioriser, nous avons des outils tels que la matrice d’Eisenhower ou la technique de Pomodoro. Cependant, tout le monde n’a pas le temps de mettre en place ces techniques-là.

Des logiciels et des applications ont donc vu le jour pour faciliter les entrepreneurs, managers et assistants dans leurs gestion d’ agenda et de projets. Sur mobile on trouve Focus Matrix chez IOS ou My Effectiveness chez Android qui ont su comment se différencier des autres applications. Sur ordinateur, l’incontournable reste Trello pour bien gérer ses priorités.

–> La priorisation est la clé du succès !

2ème solution : l’agenda collectif

calendrier-gestion-agendaNous trouvons beaucoup d’outil sur le marché qui peuvent permettre de partager un calendrier personnel (avec ses amis) ou bien professionnel (avec les collègues du travail). Nous avons, par exemple, Outlook, Google Agenda, etc.

L’avantage de ces calendriers partagés c’est la simplification de la gestion des rendez-vous, de la planification des réunions et donc de la réalisation des projets. La synchronisation est exécutée en permanence et toutes les personnes ayant accès au calendrier peuvent apporter leurs modifications. Ensuite, nous avons plusieurs options comme l’utilisation de code couleurs pour indiquer l’importance d’un rendez-vous, le service concerné, ou autres…
Cela peut notamment permettre de se réserver la salle de réunion pour un rendez-vous, un entretien ou une réunion sans qu’il y ait de conflits.

–> Un « must have » pour les managers ou pour leurs assistants !

3ème solution : un assistant administratif !

Il vous arrive souvent de passer tout votre temps à effectuer les démarches et formalités administratives de votre entreprise, parfois répétitives, pas toujours passionnantes, et pourtant obligatoires. C’est dans ces moments-là qu’un assistant administratif peut vous apporter quelque chose…

Les tâches de votre assistant

Ses aptitudes rédactionnelles, son sens de l’organisation et son respect de vos exigences font de votre assistant administratif, un élément précieux, aussi rigoureux qu’efficace.

La gestion des agendas est prise en main par votre assistante de direction qui s’occupe de préparer soigneusement chaque rendez-vous selon vos instructions afin de vous faire gagner en temps et en productivité. Nous proposons à nos clients des assistantes qui s’occupent pour vous :

  • De la gestion de la permanence téléphonique et de la prise de rendez-vous téléphonique,
  • De la gestion d’agenda en tenant compte de tous les imprévus venant bouleverser votre emploi du temps,
  • De la confirmation de vos rendez-vous et de la gestion des annulations,
  • De la prise de vos rendez-vous personnel

Les apports d’un assistant administratif

La gestion d’agenda peut être une tâche fastidieuse, il faut donc s’organiser pour être plus productif. Que vous ayez une réunion qui n’était pas prévu ou deux rendez-vous qui s’enchaînent trop vite, votre assistante Officéo se charge d’organiser correctement vos plannings.

  • Elle est à vos cotés pour vous épauler et prendre en charge tout le travail préparatoire nécessaire au bon déroulement de vos rendez-vous.
  • Elle s’occupe de la gestion des agendas et tient compte des distances séparant vos lieux de rendez-vous et de la priorité à accorder à chacun de vos futurs interlocuteurs.
  • Elle s’occupe pour vous de tout organiser et ne laisse rien au hasard, afin de vous faire gagner en temps et en efficacité.

Si vous voulez organiser une réunion importante hors de vos bureaux, votre assistante trouvera la salle convenant au nombre de vos invités, vérifiera que les besoins techniques qui vous sont indispensables soient disponibles et s’assurera que toutes les conditions soient réunies pour que cette réunion soit à la fois agréable et constructive.

Les avantages Officéo

La solution Officéo vous assurera une efficacité et un gain de temps appréciables en optimisant l’organisation de votre temps. Officéo vous propose donc une solution flexible, experte, à la mise en œuvre rapide pour répondre à vos besoins : des services administratifs délivrés par des assistants professionnels à la carte. Ainsi, optez pour une offre moins contraignante qu’un CDI ou de l’intérim.

Pour votre mission, nous vous donnons la possibilité de faire appel une assistante administrative dans vos locaux ou à domicile. Les services administratifs aux entreprises effectués, sans embauche, par nos assistants professionnels permettent de vous recentrer sur votre cœur de métier. N’attendez plus ! Parcourez nos services et prenez contact avec nous. Nous évaluerons ensemble votre besoin et choisirons, pour vous, le meilleur assistant administratif.

 


Témoignage de Marc Sabaté, client Officéo

Marc Sabaté« Oui, c’est une bonne solution, rapide et opérationnelle ; donc je recommande Officéo à tous les chefs d’entreprise qui ont besoin d’un appui administratif temporaire ou dans la durée et qui veulent garder toute flexibilité. »

Associé et DG d’In Extenso Finance & Transmission

–> Témoignage complet <–

 


Besoin d’une assistante de direction ?

Vous êtes à la recherche d’une assistante de direction afin de qu’elle vous aide à vous organiser ? Les assistant(e)s Officéo sont qualifié(e)s pour vous venir en aide sur les tâches suivantes :

Notre solution est adaptée à vos besoins, rapide et sans embauche et nos assistant(e)s sont disponible sous 48h partout en France. Si vous souhaitez bénéficier de cette solution, vous avez la possibilité de nous contacter via ce formulaire ou au 01 49 70 98 63.

gestion des agendas

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