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Lettre de relance facture impayée gratuite

-La relance facture en deux temps trois mouvements !-

recouvrement amiableIl arrive assez souvent qu’un client ne vous paie pas ce qu’il vous doit. Avant de vous diriger vers une procédure judiciaire, prenez quand même le temps de le relancer.

Une relance facture par téléphonepar mail ou par courrier vous permettra notamment de savoir s’il s’agit d’un mauvais payeur ou simplement d’un client dans un moment de difficulté. Nous vous proposons ici un modèle de lettre de relance facture impayée gratuite.

Comment s’y prendre pour relancer votre client

Avant de relancer votre client de manière formelle, vous pouvez commencer par trouver une solution à l’amiable avec le client. Dans un premier temps en le contactant par téléphone pour lui rappeler qu’il a dépassé l’échéance de paiement.

Après avoir obtenu les informations sur votre client (sa situation financière, son intention de payer ou non, ce qu’il vous propose et ce qu’il ne vous propose pas…), vous pouvez décider de lui faire parvenir une lettre de relance ou un mail de relance par le biais du service commercial ou comptabilité. L’envoie d’une lettre de relance doit intervenir le plus tôt possible. Ci-dessous, nous vous proposons un modèle de lettre de relance facture.

Nom de votre entreprise
Adresse
Code postal
Ville
Téléphone
Adresse mail

Nom de l’entreprise cliente
A l’attention de [***] Adresse
Code postal
Ville

Fait à [***], le [***].

Objet : Relance de paiement de la facture n°[***]

Madame, Monsieur, (ou seulement Monsieur [***], // Madame [***], dans le cas où vous auriez connaissance du récepteur)

Vous trouverez, jointe à ce courrier, la facture n°[***] datant du [***] d’un montant de [***]€. Sauf erreur de notre part, nous restons en attente du paiement de cette facture.

Nous vous saurions gré de bien vouloir effectuer son règlement dans les délais les plus brefs.
Dans le cas où votre règlement nous parviendrait avant la réception de ce courrier, nous vous prions de ne pas tenir compte de ce dernier.

D’avance, nous vous remercions d’entreprendre le nécessaire et restons à votre entière disposition pour toute information complémentaire.

Veuillez accepter, Madame, Monsieur, (ou seulement Monsieur [***], // Madame [***], dans le cas où vous auriez connaissance du récepteur) l’expression de nos salutations les plus distinguées.

Tampon (Optionnel)
Signature
Prénom Nom

-> Retrouvez ce modèle de lettre de relance pour facture impayée, gratuit, en version téléchargeable et PDF <-

Les avantages de l’externalisation des relances d’impayés

Les relances des impayés sont un fardeau pour toutes les entreprises que ce soit TPE, TPI, PME ou ETI surtout quand elles sont gérées en interne. En effet, quand les relances des impayés n’apportent aucune valeur ajoutée à l’entreprise et exigent parfois même une création de poste, il est temps de penser à une alternative.

Faire appel à un prestataire de services pour la relance de vos clients et débiteurs est une solution que vous propose Officéo.

L’externalisation de la relance d’impayés peut s’avérer être un choix judicieux pour les nombreux avantages qu’elle peut vous offrir :

  • Réaliser des économies, réduire des frais de consommables et gagner en trésorerie ;
  • Bénéficier d’une valeur ajoutée en permettant à vos équipes de se concentrer sur le cœur du métier de l’entreprise ;
  • Gagner en efficacité et en productivité grâce à des factures impayées relancées à la date définie pour une meilleure rentabilité ;
  • Hausser la satisfaction client en préservant les relations clients et en évitant les éventuels litiges ;
  • Vous ne payerez que pour les heures réellement effectuées ;

Que vous soyez PME ou ETI, vous pouvez opter pour la solution d’externalisation de vos relances d’impayés pour réaliser des gains de trésorerie immédiats. En externalisant, vous pouvez solliciter votre prestataire Officéo de façon ponctuelle grâce à une solution souple et ultra-flexible en ayant la possibilité d’ajuster les missions selon la charge de travail.

Quelques conseils pour rédiger une lettre de relance de facture impayée

La date de la relance doit être nécessairement inscrite sur la lettre. Si vous avez affaire à un client de mauvaise foi, il ne pourra pas se défausser.

L‘objet de la relance doit être clairement indiqué. Les dates, les numéros et les montants dus des factures impayées sont à inscrire dans la lettre de relance. D’un côté cela permet une transparence absolue de la part du créancier. De l’autre, le débiteur peut ainsi retrouver plus facilement et rapidement les factures impayées.

Les duplicatas des factures impayées doivent être jointes à la lettre de relance. Il est tout à fait possible que votre client ne soit pas rigoureux dans sa gestion de facture.

Enfin, n’oubliez pas d’être courtois. Votre client peut seulement avoir eu un contre-temps financier, nul besoin d’être agressif. Néanmoins une lettre de relance doit être ferme.


relance facture

Besoin d’aide pour suivre vos impayés ? Officéo vous apporte l’assistance administrative externe dont vous avez besoin pour garder l’esprit tranquille. Finis les procédures d’impayés qui passent à la trappe, les factures oubliées ou la trésorerie bâclée.

J’ai besoin d’aide pour une lettre de relance


Pour aller plus loin

Quels sont les avantages de la relance facture effectuée par mail ?

Une relance par mail peut paraître moins agressive que l’envoi d’une lettre de relance recommandée directe. Cette dernière est toutefois obligatoire si votre débiteur ne donne pas de suite à votre relance.

En plus d’être une approche plus diplomate, un mail est une première trace écrite de la demande de votre entreprise. En cas de saisie de la justice, une copie de mail a une valeur juridique mais ne doit constituer la seule preuve. L’envoi par mail d’une relance de facture reste tout de même moins coûteux qu’un envoi postal d’une lettre de relance.

Enfin si l’échéance vient seulement d’être dépassée, l’envoi par mail est beaucoup plus rapide. Il peut ainsi régler un problème de facture impayée plus rapidement. Cette première relance par mail peut d’ailleurs être doublée d’une relance téléphonique.

Le contact direct est dans tous les cas à privilégier avec le débiteur pour maintenir une relation saine et professionnelle face à une situation qui peut parfois avoir de lourdes conséquences en entreprise.


Nos assistant(e)s peuvent effectuer vos relances factures

StartupTPE, PME ou encore grande entreprise ? Avocat, médecin, architecte ou autre profession libérale ?

L’administratif devient beaucoup trop chronophage pour vous ? Les relances factures deviennent trop fréquentes ? Vos lettres de relance sombrent encore dans le noir ? Votre trésorerie en est affectée ? Si vous souhaitez, entre autres, bénéficier d’un meilleur contrôle de vos créances, nos assistantes expertes sont là pour vous aider dans ces missions administratives. Elles sont disponibles partout en France, en moins de 48H si besoin !

Officéo vous aide également pour :


Les démarches associées

Dans le cas où votre client ne serait toujours pas enclin à payer après avoir effectué vos relances, voici les démarches auxquelles vous pourriez recourir pour le recouvrement de vos factures impayées  :

  • une deuxième lettre de relance sous 15 jours ;
  • une mise en demeure avec lettre recommandée avec accusé de réception ;
  • une injonction de payer ;
  • un huissier de justice* (dans certains cas, si la somme ne dépasse pas 4000 euros, vous pouvez vous faire payer par huissier),
  • ou encore l’affacturage.

Les pénalités de retard

Si après plusieurs relances, votre client ne paient toujours ses factures, il est de votre droit de réclamer des pénalités de retard. Elles sont applicables dès le premier jour de retard.

La mise en demeure

Une mise en demeure correspond à la dernière étape d’un recouvrement à l’amiable avant le recours à la justice. Elle correspond à une lettre envoyée en recommandé avec accusé de réception répondant à des mentions obligatoires. Dès l’émission de cette mise en demeure, le client est considéré juridiquement comme étant en retard de paiement.

L’injonction à payer

L’injonction à payer doit être précédée de l’envoi d’une lettre de mise en demeure. C’est une procédure simple permettant à un créance de recouvrer des factures impayées. Elle intervient après une phase de relance à l’amiable.

Le créancier doit d’abord rédiger une requête d’injonction à payer. Elle doit ensuite être adressée à un juge qui prendra une décision favorable ou non.

Les professionnels du recouvrement

Il est tout à fait possible de recourir à des interlocuteurs spécialisés afin que votre client paie ses factures

Lors d’un recouvrement judiciaire, les huissiers de justice obligent votre client à payer, notamment si celui-ci ne s’exécute pas spontanément.

Une société de recouvrement, souvent surnommée chasseur de dettes, est une autre solution, néanmoins coûteuse. Elle se charge à votre place de relancer, de manière insistante, votre client.

*Loi Macron du 6 août 2015 (n°2015-990)


Déléguez votre gestion des relances de paiement client. Officéo se charge de trouver un(e) assistant(e) intervenant lorsque vous en avez besoin et payé(e) uniquement au volume travaillé !

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La relance d’une facture impayée en 3 points

  • 🔎 Quelle est la durée préconisée pour envoyer une lettre de relance de facture impayée ?

    La première relance doit être effectuée sous quelques jours après l’envoi de la facture. Le deuxième rappel de relance de facture impayée doit être soumis au débiteur sous 15 jours.

  • 💰 A partir de quel moment faut-il lancer une procédure de relance client formelle ?

    Si votre client n’a pas donné suite à vos lettres ou mails de relances sous 3 semaines, il est temps d’engager une relance formelle : mise en demeure puis injonction de payer, sans oublier d’appliquer les pénalités de retard.

  • ❓ Quels sont les avantages d’un bon suivi de factures ?

    Un bon suivi de factures minimise au maximum les factures impayées. Un suivi assidu et rigoureux des factures permet de repérer et de réagir rapidement afin de ne pas impacter négativement votre trésorerie.

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