▷ Externalisez la gestion des devis et de vos commandes | Officéo
ASSISTANT FREELANCE ACCÈS CLIENT

Préparation et envoi des devis et commandes

Optimisez vos actions auprès de vos clients grâce à une bonne gestion des devis

Contribuez à l’efficacité de l’administration des ventes de votre établissement. Avec une aide administrative externalisée, vous constituez et suivez vos dossiers en toute autonomie. L’anticipation des actions commerciales, administratives, logistiques et bancaire est plus efficace. Vous gérez la commande de l’offre de prix jusqu’au paiement.

Votre entreprise connait un fort pic d’activité ? Vous gagnez de nouveaux clients et les devis s’accumulent ? Pas le temps ou le personnel nécessaire pour les traiter ? Maintenez une relation saine avec vos clients, confiez la gestion des devis de votre entreprise à une assistante Officéo.

Un devis bien rédigé pour une meilleure relation client

Une commande, une demande de devis par téléphone et des petites notes qui disparaissent… Officéo peut vous aider à ne plus perdre de clients. Votre assistant(e) assure chaque jour la gestion des devis :

La demande de votre client est enregistrée pour garantir une réactivité en toutes circonstances grâce aux outils informatiques parfaitement maîtrisés. Votre assistant(e) administratif/-ive. établit un devis dans les règles de l’art, rédige pour vous un devis précis sur toutes les prestations que vous serez amené à réaliser pour votre client. Toutes les mentions obligatoires apparaissent afin de vous protéger en cas de litige :

  • Intitulé du devis ;
  • Date de rédaction ;
  • Nom et l’adresse de l’entreprise ;
  • Somme globale à payer HT et TTC ;
  • Identification du client (nom, raison sociale, adresse) ;
  • Conditions de livraison ou de réalisation ;
  • Frais de déplacement éventuels ;
  • Délai de validité du devis ;
  • Décompte de chaque prestation en quantité et en prix unitaire ;
  • Mentions : « Devis reçu avant exécution des travaux » et « Bon pour accord » ;
  • Conditions générales de service après-vente ;
  • Votre signature ainsi que celle de votre client.

Parce que savoir comment établir un devis peut se révéler compliqué, gagnez du temps pour vous consacrer à votre cœur de métier en déléguant la gestion des devis à un assistant Officéo. De plus, une gestion des devis efficace permet d’optimiser les actions de votre service commercial.

Les garanties Officéo

Unifier, tracer, mesurer.

Transmettre le bonne commande à la bonne personne.

Supprimer les tâches à faible valeur ajoutée et maîtriser les enjeux.

Mesurer les résultats et optimiser continuellement le processus.

Pour chaque corps de métier, nous avons la solution adaptée

DAF

  • Réduisez les coûts de traitement.
  • Diminuez votre DSO.
  • Assurez la conformité des réglementations.

Jeune entrepreneur(e)

  • Restez libre dans la gestion de votre activité.
  • Facilitez la rédaction de vos devis.
  • Préparez des dossiers d’appels d’offres.

Gérant d’association

  • Ayez les réponses aux questions budgétaires, contrats d’assurance et gestions du personnel salariés.
  • Répondez à toutes les demandes de l’administration fiscale.
  • Une rédaction et un archivage de vos factures complète et exhaustive.

Responsable ADV

  • Coordonnez les différents services de l’entreprise.
  • Assurez la diffusion de 100% des factures et devis.
  • Dirigez un cycle de vente optimal.

Chaque envoi de devis ou de commande est accompagné d’un courrier circonstancié pour personnaliser le service envisagé auprès de vos clients.

Dans le cadre d’un devis pour une association, votre assistant(e) administratif/-ive vérifie que figurent sur la facture les mentions relatives à l’association et au client, les mentions relatives aux opérations réalisées et le prix final. L’instruction fiscale de référence est utilisée. Un exemplaire pour le client et un exemplaire servant de pièce comptable est délivrée pour vous une gestion en règle.

Après avoir vérifié les possibilités de réponse positive ou non aux exigences de votre client, un tableau de bord de suivi des devis est créé pour un suivi optimal. S’il vous manque du matériel ou des fournitures pour honorer une commande, votre assistant(e) se charge de les obtenir pour vous afin d’assurer la faisabilité de toute demande passée par les clients de votre entreprise.

La solution Officéo gère en toute souplesse tous les mouvements de matériels ou de services, les envois de devis et les réceptions et exécutions de commandes.

En plus de la gestion des devis, Officéo vous propose d’autres solutions pour externaliser votre administration des ventes parmi lesquels :

Pour toutes questions n’hésitez pas à nous contacter via ce formulaire ou au 01 49 70 98 63.

gestion des devis

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