▷ Externalisez la gestion des devis et de vos commandes | Officéo
ASSISTANT FREELANCE ACCÈS CLIENT

Préparation et envoi des devis et commandes

Optimisez vos actions auprès de vos clients grâce à une bonne gestion des devis

Contribuez à l’efficacité de l’administration des ventes de votre établissement. Avec une aide administrative externalisée, vous constituez et suivez vos dossiers en toute autonomie. L’anticipation des actions commerciales, administratives, logistiques et bancaire est plus efficace. Vous gérez la commande de l’offre de prix jusqu’au paiement.

  • Votre entreprise connait un fort pic d’activité ?
  • Vous gagnez de nouveaux clients et les devis s’accumulent ?
  • Pas le temps ou le personnel nécessaire pour les traiter ?
    • Maintenez une relation saine avec vos clients, confiez la gestion des devis de votre entreprise à un(e) assistant(e) Officéo !

Faites de la gestion des commandes clients une force pour votre entreprise

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Dans chaque entreprise, les commandes sont attendues. Leur traitement, qui permet de concrétiser le chiffre d’affaires est donc essentiel. Pour garantir qu’il soit réalisé dans les délais et conformes à la demande client, la gestion de commandes clients se doit d’être irréprochable. 57% des entreprises doivent faire face à une activité avec de fortes variations du volume de commandes. 82 % traitent des commandes urgentes et plus de 80 % sont amenées à reprendre contact avec les clients pour préciser le contenu de la commande.

Vous l’aurez compris, les performances du processus de gestion des commandes clients ne sont pas toujours optimisés.

  • Réception multicanale ;
  • Variation importante de l’activité ;
  • Commandes urgentes ;
  • Prise de contact nécessaire avec le client ;
  • Envoi d’une confirmation.

Processus clé pour les entreprises, ce type de processus encore très manuel pâtit d’un manque de visibilité et d’un pilotage en temps réel. Vos objectifs de croissance méritent un suivi irréprochable, en toutes circonstances. Une mutation, un départ en retraite, les congés de vos collègues : répondez à ces écarts avec une assistance administrative externalisée appropriée. Faites le choix d’Officéo.

Une commande, une demande de devis par téléphone et des petites notes qui disparaissent… Officéo vous permet de libérer du temps pour améliorer la qualité de votre service client et accélérer la transmission des commandes reçues. Ainsi, vos bénéfices multiples se réalisent en un temps record :

  • Gagnez un temps précieux sur les tâches à faible valeur ajoutée ;
  • Obtenez une meilleure visibilité sur le processus ;
  • Améliorez le pilotage de votre service ;
  • Absorbez beaucoup plus rapidement les pics d’activité ;
  • Réduisez le délai moyen du traitement des commandes ;
  • Effectuez un traitement prioritaire des commandes de produits / services d’urgence plus stratégique.

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Un devis bien rédigé pour une meilleure relation client

Votre assistant(e) assure chaque jour la gestion des devis. La demande de votre client est enregistrée pour garantir une réactivité en toutes circonstances grâce aux outils informatiques parfaitement maîtrisés. Votre assistant(e) administratif/-ive établit un devis dans les règles de l’art, rédige pour vous un devis précis sur toutes les prestations que vous serez amené à réaliser pour votre client. Toutes les mentions obligatoires apparaissent afin de vous protéger en cas de litige :

  • Intitulé du devis ;
  • Date de rédaction ;
  • Nom et l’adresse de l’entreprise ;
  • Somme globale à payer HT et TTC ;
  • Identification du client (nom, raison sociale, adresse) ;
  • Conditions de livraison ou de réalisation ;
  • Frais de déplacement éventuels ;
  • Délai de validité du devis ;
  • Décompte de chaque prestation en quantité et en prix unitaire ;
  • Mentions : « Devis reçu avant exécution des travaux » et « Bon pour accord » ;
  • Conditions générales de service après-vente ;
  • Votre signature ainsi que celle de votre client.

Parce que savoir comment établir un devis peut se révéler compliqué, gagnez du temps pour vous consacrer à votre cœur de métier en déléguant la gestion des devis à un assistant Officéo. De plus, une gestion des devis efficace permet d’optimiser les actions de votre service commercial.

Les garanties Officéo

Unifier, tracer, mesurer.

Transmettre le bonne commande à la bonne personne.

Supprimer les tâches à faible valeur ajoutée et maîtriser les enjeux.

Mesurer les résultats et optimiser continuellement le processus.

Pour chaque corps de métier, nous avons la solution adaptée

DAF

administratif-financier

  • Réduisez les coûts de traitement.
  • Diminuez votre DSO.
  • Assurez la conformité des réglementations.

Jeune entrepreneur(e)

jeune-entrepreneur

  • Restez libre dans la gestion de votre activité.
  • Facilitez la rédaction de vos devis.
  • Préparez des dossiers d’appels d’offres.

Gérant d’association

gerant-association

  • Ayez les réponses aux questions budgétaires, contrats d’assurance et gestions du personnel salariés.
  • Répondez à toutes les demandes de l’administration fiscale.
  • Une rédaction et un archivage de vos factures complète et exhaustive.

Responsable ADV

responsable-adv

  • Coordonnez les différents services de l’entreprise.
  • Assurez la diffusion de 100% des factures et devis.
  • Dirigez un cycle de vente optimal.

gestion-suivi-devisChaque envoi de devis ou de commande est accompagné d’un courrier circonstancié pour personnaliser le service envisagé auprès de vos clients.

Dans le cadre d’un devis pour une association, votre assistant(e) administratif/-ive vérifie que figurent sur la facture les mentions relatives à l’association et au client, les mentions relatives aux opérations réalisées et le prix final. L’instruction fiscale de référence est utilisée. Un exemplaire pour le client et un exemplaire servant de pièce comptable est délivrée pour vous une gestion en règle.

Après avoir vérifié les possibilités de réponse positive ou non aux exigences de votre client, un tableau de bord de suivi des devis est créé pour un suivi optimal. S’il vous manque du matériel ou des fournitures pour honorer une commande, votre assistant(e) se charge de les obtenir pour vous afin d’assurer la faisabilité de toute demande passée par les clients de votre entreprise.

La solution Officéo gère en toute souplesse tous les mouvements de matériels ou de services, les envois de devis et les réceptions et exécutions de commandes.

En plus de la gestion des devis, Officéo vous propose d’autres solutions pour externaliser votre administration des ventes parmi lesquels :

Libérez vous des tâches administratives à faible valeur ajoutée, concentrez-vous sur ce que vous faites de mieux : votre métier. En faisant le choix d’une externalisation ponctuelle comme régulière, partielle ou complète pour une mission spécifique, notre entreprise d’assistance administrative Officéo vous apporte une expertise fiable, experte et sans engagement. Pour toutes questions n’hésitez pas à nous contacter via ce formulaire ou au 01 49 70 98 63. Nous répondons dans les meilleurs délais pour vous apporter une solution dans les 48h.

gestion des devis

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