[Secrétariat médical externalisé] ▷ 5 Avantages, 1 Solution 💪
Economie, gain de temps, flexibilité, expertise : les bénéfices de l’externalisation du secrétariat médical sont nombreux. Cette pratique représente une solution efficace pour les professionnels de santé souhaitant optimiser la gestion de leurs tâches administratives tout en se concentrant sur l’essentiel : le soin aux patients.
Sommaire
- Qu'est ce que l'externalisation du secrétariat médical ?
- Les avantages de l'externalisation du secrétariat médical
- Quelles tâches confier à un secrétariat médical externalisé ?
- Comment varient les coûts liés à l’externalisation du secrétariat médical ?
- Comment mettre en place un service de secrétariat médical externalisé ?
- Comment choisir le bon prestataire de secrétariat médical externalisé ?
- Choisir Officéo : fiabilité et continuité de service assurées
- Questions récurrentes
[Vidéo] Le secrétariat médical externalisé – Ce qu’il faut retenir
Qu’est ce que l’externalisation du secrétariat médical ?
Les avantages de l’externalisation du secrétariat médical
Plutôt que d’embaucher un secrétaire en interne, les structures de santé peuvent opter pour l’externalisation de ce service et ainsi bénéficier d’un service flexible et adapté à leurs besoins. Cela présente d’ailleurs de nombreux avantages, notamment :
- Ultra-flexibilité : adaptation des ressources aux fluctuations d’activité sans les contraintes d’un contrat de travail.
- Maîtrise des coûts : transformation des coûts fixes (salaire d’une secrétaire, charges sociales, matériel de bureau) en coûts variables.
- Optimisation de la qualité des services : secrétaires qualifiées garantissant une gestion administrative fluide, réduisant les erreurs et améliorant l’image de la structure.
- Gains de temps : les professionnels de santé peuvent se concentrer pleinement sur leurs patients en déléguant la gestion administrative.
- Absence de contingences sociales : aucune gestion RH nécessaire, évitant les démarches liées aux recrutements et aux obligations légales.
Quelles tâches confier à un secrétariat médical externalisé ?
L’externalisation ne signifie pas perdre le contrôle, mais déléguer intelligemment. Un service de secrétariat médical externalisé peut prendre en charge une vaste gamme de missions, vous permettant de vous recentrer sur votre cœur de métier. Ainsi votre assistant médical peut se charger pour vous de votre secrétariat ou télésecrétariat médical. Il s’occupe de l’ensemble des tâches administratives et RH nécessaires au bon fonctionnement de votre cabinet telles que :
- Gestion des appels entrants : C’est la tâche la plus couramment externalisée. Le service assure une permanence téléphonique professionnelle pendant des plages horaires étendues (souvent plus larges que celles d’une secrétaire sur site), filtre les appels selon vos consignes (urgence, demande d’information, prise de rendez-vous) et évite les interruptions constantes.
- Gestion de rendez-vous : Gestion complète de votre agenda médical (compatible avec les principaux logiciels comme Doctolib, Maiia, etc.), optimisation des plannings, prise de nouveaux rendez-vous, rappels de rendez-vous (envoi de rappels pour limiter les oublis et les rendez-vous non honorés « no-shows ») et confirmations, traitement rapide des annulations pour proposer les créneaux libérés ou encore gestion proactive des reports demandés par les patients.
- Tâches administratives de base : Selon les prestataires, certaines tâches comme la saisie de comptes rendus (si dictée numérique), la rédaction et archivage des documents administratifs, la mise à jour et suivi des dossiers médicaux, la commande et gestion du matériel médical, la gestion simple d’e-mails, la pré-qualification des patients peuvent être incluses ou même fournir une assistance comptable.
Comment varient les coûts liés à l’externalisation du secrétariat médical ?
L’externalisation est souvent perçue comme une source d’économies par rapport à l’embauche d’une secrétaire médicale salariée (salaire, charges sociales, congés, formation, matériel). Les modèles de tarification varient :
- Au forfait : un abonnement mensuel fixe couvrant un certain volume d’appels ou de tâches, ou une disponibilité sur des plages horaires définies. C’est le modèle le plus courant, offrant une bonne prévisibilité des coûts.
- À l’acte (ou à l’appel) : vous payez en fonction du nombre d’appels traités ou de tâches spécifiques réalisées (prise de RDV, etc.). Intéressant pour les faibles volumes ou les besoins ponctuels, mais peut devenir coûteux si l’activité augmente fortement.
- Au temps passé : facturation basée sur le temps réel consacré par le télésecrétariat à votre cabinet. Moins fréquent pour la permanence téléphonique simple.
Facteurs influençant le coût
- Le volume d’appels mensuel ;
- L’amplitude horaire de la permanence souhaitée (soir, week-end ?) ;
- La complexité des consignes et des tâches déléguées ;
- Le niveau de service (options de rappel SMS, intégration logicielle poussée…).
Il est essentiel de comparer les offres en tenant compte du retour sur investissement : temps gagné, réduction des appels manqués (donc potentiellement moins de perte de revenus), amélioration de la satisfaction patient, diminution du stress pour vous et votre équipe.
Comment mettre en place un service de secrétariat médical externalisé ?
Mettre en place un service de secrétariat médical externalisé est un processus qui demande un peu de préparation pour garantir une transition fluide et une collaboration efficace. Voici les étapes clés à suivre :
- Définir vos besoins : Volume d’appels, plages horaires souhaitées, tâches à déléguer, consignes spécifiques.
- Rechercher et comparer les prestataires : Évaluer selon les critères clés (spécialisation, technologie, conformité, prix, références).
- Demander des devis et éventuellement une période d’essai.
- Choisir votre prestataire et signer le contrat.
- Définir et transmettre les consignes détaillées : configurer l’accès à l’agenda, mettre en place le transfert d’appel.
- Assurer une communication régulière avec le prestataire pour suivre l’activité et adapter les consignes.
Comment choisir le bon prestataire de secrétariat médical externalisé ?
Le choix de votre partenaire est crucial pour une externalisation réussie. Voici les critères essentiels à évaluer :
- Spécialisation médicale : Le prestataire comprend-il les spécificités du secteur médical (terminologie, gestion de l’urgence, confidentialité) ? Son personnel est-il formé aux enjeux de la santé ?
- Technologie et compatibilité : Le service utilise-t-il des outils modernes et sécurisés ? Est-il compatible avec votre logiciel de gestion d’agenda et de dossier patient ? Propose-t-il une interface claire pour suivre l’activité ?
- Flexibilité et personnalisation : Le service peut-il s’adapter à vos horaires, à vos consignes spécifiques de prise d’appels et de gestion d’agenda ? Les offres sont-elles modulables ?
- Conformité RGPD et HDS : La protection des données de santé est primordiale. Assurez-vous que le prestataire respecte scrupuleusement le RGPD et, idéalement, dispose de la certification Hébergeur de Données de Santé (HDS) si des données sensibles sont traitées ou stockées.
- Qualité de la communication et transparence : Comment les informations vous sont-elles transmises ? Les processus sont-ils clairs ? La communication avec l’équipe distante est-elle fluide ?
- Disponibilité et réactivité : Quelles sont les plages horaires couvertes ? Comment la continuité du service est-elle assurée (absences, pannes) ? Quel est le temps moyen de réponse ?
- Références et réputation : N’hésitez pas à demander des références ou à consulter les avis d’autres professionnels de santé ayant recours à leurs services.
Pourquoi Officéo est LA solution ?
Rechercher un prestataire d’externalisation fiable pour la gestion du secrétariat médical peut s’avérer complexe, surtout lorsqu’il s’agit du premier contact avec les patients. Officéo, leader de l’Office Management, propose une solution clé en main, fiable, experte et agile. Grâce à une prestation flexible et modulable, vous bénéficiez d’un accompagnement professionnel et d’une qualité de service optimale, adaptée à vos besoins. Voici, en quelques points, pourquoi vous devez opter pour Officéo :
Fiabilité accrue
- Service plus fiable que le freelance, plus économique que l’intérim et plus agile que le salariat.
- Assistants indépendants sélectionnés rigoureusement via des tests de compétences.
Déploiement rapide
- Mise en place de la prestation en 48 heures, selon le besoin (sur site ou à distance).
- Flexibilité totale du contrat, ajustable à tout moment en fonction des imprévus ou des pics d’activité.
Accompagnement professionnel
- Accounts Managers dédiés assurant le suivi et la qualité de la mission.
- Feedbacks réguliers via téléphone, email ou application dédiée.
- Compte-rendu détaillé accessible dans un espace sécurisé après chaque mission.
Modularité et adaptabilité
- Prestations adaptées selon le volume de travail (de 70h par semaine à 70h par mois).
- Horaires flexibles, ponctuels ou durables, selon les besoins de l’entreprise.
- Remplacement immédiat en cas d’absence de l’assistant pour assurer la continuité du service.
Maîtrise des coûts
- Aucun frais RH caché (pas de recrutement, ni de charges patronales).
- Coûts entièrement variables et ajustés selon la consommation réelle du service.
Comment ça marche ?
Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier et vos patients.
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.
Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !
Témoignage de Philippe Sulzer, médecin et client Officéo
O. : Qu’avez-vous particulièrement apprécié dans notre service ?
P.S. : Le gain de temps. Un médecin doit avant tout s’occuper de ses patients ! Mon assistante m’a fait gagner un temps fou. De plus, j’ai apprécié le fait de ne pas m’occuper des contingences RH inhérente à un recrutement, ce qui aurait été également chronophage.
-> Lire la suite du témoignage <-
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Vous êtes assistante médicale
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Déjà assistante spécialisée dans le médical, vous souhaitez donner un nouveau souffle à votre vie professionnelle ? Officéo vous aide à développer votre activité, sans prospecter !
Questions récurrentes
↗️ Quelle évolution après avoir été secrétaire médicale ?
Après le poste de secrétaire médical, l’évolution professionnelle peut mener à des rôles tels que coordinateur de services de santé, gestionnaire de pratique médicale ou responsable administratif dans un établissement de santé.
🤑 Quel est le salaire net d’une secrétaire médicale ?
Le salaire net mensuel moyen d’un secrétaire médical en 2025 est de 1480€. Il peut cependant varier en fonction de l’expérience, de la localisation, mais aussi de la taille de l’établissement de santé. Bon à savoir : un employeur aura tendance à s’exprimer en brut ; ce qui équivaudra, peu ou prou, à un salaire mensuel moyen de 2100€/mois.
On se charge de votre administratif.
