Durée conservation dossier médical : la solution Officéo

Quel est la durée de conservation des dossiers médicaux ?

Le médecin est dans l’obligation de tenir pour chaque patient une fiche d’observation confidentielle comportant tous les éléments nécessaires aux décisions thérapeutiques. Ces documents sont conservés sous la responsabilité du médecin et la durée conservation dossier médical est strictement encadrée par loi.

Les 3 avantages de conserver des dossiers médicaux :

• assurer la continuité des soins du patient,
• permettre l’accès au dossier médical en cas de demande du patient ou de ses ayants droits,
• et se protéger en cas d’action de recherche en responsabilité civile.

C’est pour cette raison qu’il est d’une importance capitale de conserver ces documents avec un soin tout particulier à la fois dans l’intérêt du médecin et du patient.

Durée de conservation de dossier médical : ce que dit la loi

La durée de conservation des dossiers médicaux dans les établissements de santé publics et privés sont identiques quel que soit leur statut juridique.

Depuis le décret n° 2006-6 du 4 janvier 2006, l’article R1112-7 du Code de la Santé publique prévoit désormais que le dossier médical du patient doit être conservé pendant une durée de 20 ans à compter de la date de son dernier séjour dans l’établissement ou de sa dernière consultation.

Cette règle comporte un certain nombre d’exceptions :

• les dossiers des mineurs dont le dernier séjour est intervenu avant l’âge de 8 ans sont conservés jusqu’à ce qu’ils aient atteint l’âge de 28 ans,
• si le patient meurt moins de dix ans après son dernier passage dans l’établissement, son dossier ne sera conservé que pendant dix ans à compter de la date du décès, 
• la mention des transfusions pratiquées est conservée pendant 30 ans à partir de la date de l’acte transfusionnel (instruction interministérielle du 14 août 2007),
• en cas de recours contentieux mettant en cause la responsabilité de l’établissement ou du professionnel de santé, le délai est suspendu,
• les textes sont silencieux concernant les délais de conservation des dossiers médicaux des professionnels exerçant en cabinet mais la recommandation est de 30 ans.

Les différents modes d’archivage

Tout comme la durée conservation dossier médical, l’archivage des dossiers médicaux est aussi très strictement réglementé et d’une importance capitale pour votre cabinet médical. Les dossiers médicaux doivent être conservés dans des conditions optimales et sécurisés afin d’assurer leurs confidentialité.

Les dossiers « papier » doivent être triés, classés et archivés. Le médecin peut faire appel à une société privée d’archivage mais doit en informer le Conseil départemental.

Les documents médicaux électroniques ne valent preuve qu’à condition que leur auteur puisse être aisément identifié. Ils doivent être établis, numérisés et conservés dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité et pérennité :

• La copie doit être fidèle visuellement à l’original avec la signature de l’expéditeur,
• Le système de stockage des documents doit être non réinscriptible,
• le document n’a de valeur que s’il a été créé, stocké et horodaté sous forme numérique le jour de son établissement,
• les documents doivent rester lisibles le plus longtemps possible. Il convient donc d’adopter des formats électroniques standardisés (XML, PDF…),
• quand les documents archivés ne sont plus conformes, il peut être nécessaire de les convertir. Le support utilisé pour l’archivage doit lui aussi offrir des garanties de pérennité.

La durée conservation dossier médical étant extrêmement longue, le classement et l’archivage des dossiers médicaux peuvent se révéler être une tâche chronophage. Ne perdez pas un temps précieux que vous pouvez consacrer à votre patientèle et optez pour la solution Officéo. Vous aurez à disposition sous 48H et partout en France, un(e) secrétaire médical(e) expérimenté(e) qui se chargera pour vous de la numérisation, du classement et de l’archivage des dossiers médicaux de votre cabinet.

En choisissant la solution Officéo, vous optez pour une solution souple, rapide et experte et gagnez ainsi en productivité.

Les assistant(e)s administratif(ive)s peuvent intervenir sur les services administratifs suivants :

• Installation en libéral
• Gestion cabinet médical
• Rédaction et transcription de compte rendu médical
• Rédiger un compte rendu médical
• Préparation de la comptabilité
• Suivi de dossier médical
• Classement et l’archivage de documents médicaux
• Archivage des documents en entreprise
• Permanence téléphonique médicale

Pour toutes questions, n’hésitez pas à nous contacter via ce formulaire ou au 01 49 70 98 70.

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