CRÉER UN CAFÉ ASSOCIATIF : 4 étapes, démarches, etc.

Les cafés associatifs ont fleuri dans de nombreuses communautés, offrant un espace unique où la convivialité, la culture et l’engagement se rencontrent. Ils servent de points de rencontre où les membres de la communauté se retrouvent pour discuter, se détendre, lire ou travailler.

[VIDEO] Ouvrir un café associatif en 4 étapes

 Vous êtes une association, et vous souhaitez créer un café associatif, mais vous ne savez pas comment faire, ni quelles démarches entreprendre. Quel budget prévoir, les réglementations à respecter ? Officéo vous guide dans la création de votre lieu culturel associatif.

Un café associatif est un lieu à but non lucratif, géré par une association. Il a pour objectif la rencontre et le partage entre individus. On peut y déguster des boissons et différentes gourmandises. Des activités sont également proposés de façon régulière.

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Qu’est-ce qu’un café associatif ou social ?

Un café associatif, aussi appelé « bar associatif » ou « café culturel associatif « , « café littéraire », « café solidaire » ou encore « café associatif artistique » est un café à but non lucratif. Il s’agit d’un lieu de rencontre, de partage et de convivialité.

Certains établissement sont déclarés en tant que « salon de thé associatif » mais ils fonctionnent de la même manière qu’un café associatif classique.

Lancement d’un café culturel ou associatif

Contrairement à un bar ordinaire dont la visée est la vente d’alcool, le café associatif va chercher à développer la vie culturelle du quartier où il se trouve.

Trouver le lieu adéquat

Avant de pouvoir ouvrir son café associatif il faut trouver le meilleur lieu possible afin de maximiser les chances de son succès. Trouver un local assez grand pour pouvoir accueillir un nombre conséquent de participants est un des premiers prérequis. En effet, le but d’un café associatif étant le partage, le débat, et l’organisation d’ateliers divers, il faut éviter d’organiser tout cela dans un espace trop réduit.

De préférence, il doit se trouver en centre-ville et dans un quartier fréquenté. Le café doit aussi être facile d’accès afin de réunir le plus de monde possible.

Une fois le local choisi, il vous restera à mettre en place quelques rénovations si nécessaires et la mise en place d’une nouvelle décoration pour attirer les futurs visiteurs.

Monter une équipe

Utilisez les aptitudes de chacun pour mener à bien votre projet associatif. Les membres qui composent votre association ont chacun des compétences différentes qu’il faut pouvoir mettre à profit.

Vous avez un graphiste parmi vous ? Parfait ! Il pourra créer des flyers que chacun distribuera dans le quartier pour promouvoir le café. Chaque personne compte !

Se former

Quiconque se lance dans un nouveau projet, doit savoir où il met les pieds au préalable. Il convient de ne pas partir la fleur au fusil et de ne pas se précipiter. Prenez le temps de voir et d’observer les nombreux bars et cafés associatifs de votre région. N’hésitez pas à leur demander une pléthore de conseils et recommandations. Dans la plupart des cas, ils seront ravis de pouvoir vous aider et vous présenter leur café.

Demandez-leur les activités qu’ils organisent, la façon dont ils gèrent l’association et les différentes aides possible.Toute information est bonne à prendre et pourra se révéler utile.

Faire connaître le projet

Même le meilleur des projets est condamné à rester dans l’ombre si on ne lui fait pas un minimum de promotion. Parlez-en autour de vous; vos amis, vos voisins, les écoles, les associations, sont idéaux pour commencer. Le bouche à oreille est simple, mais diablement efficace.

Par la suite, vous pouvez coller des affiches et distribuer des tracts dans votre quartier pour en faire la promotion à plus grand échelle. Vous serez surpris de l’impact qu’un bon visuel peut produire sur les comportement des individus, alors faites en sorte que vos affiches soient le plus attrayantes possible.

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Votre trésorier est débordé, le président est sur dix chantiers à la fois, et le secrétaire général n’a pas le temps de trouver un adjoint ponctuel pour ouvrir votre café associatif ? Soufflez un peu, déléguez vos tâches administratives chronophages, faites une équipe d’enfer, et changez le monde !

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Réglementation : Quel statut pour un café associatif ?

Les cafés associatifs représentent un espace unique, car ils contribuent à tisser des liens sociaux, à promouvoir toutes les bonnes volontés, et à soutenir toutes les causes nobles. Mais avant de se lancer pleinement dans l’activité de votre café associatif, il convient de prendre connaissance de la loi. Tout bar ou café associatif doit respecter la réglementation quant au débit des boissons alcoolisées.

Café associatif réservé aux adhérents

Le café associatif sera dispensé de démarches si il n’est destiné qu’à ses membres. La condition étant que celui-ci n’ai pas pour but la réalisation de bénéfices et que les boissons proposées à la consommation ne comportent pas ou très peu d’alcool. Si cette condition n’est pas respectée, l’association sera considérée comme exerçant une activité commerciale et devra posséder une licence en débit des boissons.

Café associatif ouvert au public

Si le café associatif permet une ouverture aux personnes qui ne sont pas seulement ses adhérents, alors elle doit obtenir une licence de restaurant ou de débit de boissons. Elle doit par ailleurs, respecter les obligations relatives à l’exploitation d’un débit de boissons.

• L’affichage qui est la liste des boissons, ses prix..
• La protection des mineurs, interdiction d’exploiter la licence si vente d’alcool à un mineur.
• Hygiène et salubrité, obligation à l’évacuation, éclairage, sécurité…

Café ouvert à l’occasion d’un évènement associatif

À l’occasion d’un évènement associatif, l’association a la possibilité de mettre en place une buvette, si cette fois encore, les boissons ne contiennent que peu d’alcool. De plus, l’association doit informer 15 jours avant l’ouverture de la buvette, le maire qui décide ou non de concéder une autorisation temporaire.

Beaucoup de préparatifs à gérer, vous n’avez pas le temps de vous consacrer pleinement à votre activité associative ? Offcéo vous propose un coup de main. Sans embauche, en 48h, dans vos locaux ou à distance, nous vous apportons une assistance administrative appropriée pour libérer vos ressources sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Café associatif ouvert pendant les expositions

 Si une foire est organisée par une association reconnue d’utilité publique ou par les pouvoirs publics, vous avez la possibilité de proposer aux visiteurs de se rencontrer autour d’un café ou d’un verre à cette occasion. Il suffit de prévenir les organisateurs de l’exposition et la commune concernée en adressant un courrier de déclaration.

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Témoignage de Reouven Saksik, président de « Les Amis de Solid’aide »

O. : Officéo a-t-elle su répondre à votre demande ?

R.S. : Pour une petite structure comme la mienne (association), la solution Officéo est idéale. En me laissant le choix du volume horaire tout juste nécessaire à mes besoins, Officéo me permet de réduire de façon considérable mes dépenses sur le secrétariat. De plus, la qualité des prestations de ma secrétaire a toujours été au rendez-vous. D’un profil polyvalent, elle a su répondre à chacune de mes demandes. Et parfois au-delà même de ce qui était attendu. Mon assistante a mis en place un système de gestion qui m’a permis de minimiser mes éventuels nouveaux frais, ce qui m’a fait faire un gain d’argent considérable. Une véritable professionnelle !

Lire la suite du témoignage

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Les avantages Officéo

Officéo répond à vos questions et vous fait bénéficier d’une solution d’externalisation administrative flexible, experte, et à la mise en œuvre rapide. Vous pouvez nous joindre à votre convenance du lundi au vendredi de 9h à 19h.

Je souhaite être rappelé(e

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Le budget de votre café associatif

Gérer le budget

Il est très difficile d’obtenir des financements pour une activité tel qu’un café associatif. Les banques demandent un apport personnel des membres de 25% à 50%. Sans apport, l’ouverture d’un café semble donc être compromise.

Pour ouvrir votre café il faudra prévoir notamment :

• Le loyer du local, et les travaux d’aménagement.
• Un budget suffisant, une fourchette allant de 10 000 à 15 000 euros sera à prévoir.
• Les dépenses pour l’équipement (meubles, décorations…)

Pour arriver au point d’équilibre financier, vous pourrez notamment organiser des sources de financement tels que les adhésions, la vente de boisson, nourriture et produits…

Obtenir un financement ou subventions d’associations

Pour financer votre café associatif, vous disposez de plusieurs moyens : 

• L’emprunt : qui est une source essentielle pour plusieurs cafés, et une méthode courante pour obtenir des fonds nécessaires à la création, à l’expansion ou la gestion d’un café. Vous pouvez demander cet emprunt soit auprès d’une Banque Classique ou auprès de France Active qui propose des solutions de financement spécifiquement conçues pour les entreprises sociales et solidaires y compris les bars associatifs.
  
  
• Les subventions : en obtenant un agrément « Espace de vie sociale », votre café associatif sera reconnu comme un lieu associatif de proximité où se déroulent des activités collectives renforçant les liens sociaux et familiaux et les solidarités de voisinage.
  Cet agrément vous permettra de bénéficier d’une subvention de la CAF. En effet, cette dernière accompagne les associations dans leurs projets de développement de l’espace de la vie sociale; elle peut apporter ses compétences en ingénierie sociale et peut engager des moyens financiers importants.
  Ainsi, une subvention pourra vous être accordée, financée sur la dotation d’action sociale. Vous avez également la possibilité de demander plusieurs subventions publiques du Conseil régional, du Départemental et de l’Etat. 
• Le financement par le biais de mécénat : il s’agit d’une option prometteuse pour vos initiatives associatives. De nombreuses fondations privées affiliées à des entreprises telles que la Fondation SNCF, ou la Fondation de France sont prêtes à soutenir ce type de projet en fournissant des financements.
  
  
• Initier une campagne de financement participatif : souvent appelée campagne de crowdfunding, c’est une initiative visant à recueillir des fonds pour une cause ou un projet associatif, en sollicitant la contribution financière de nombreuses personnes généralement via des plateformes en ligne dédiées.

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Fiscalité de votre café associatif :

Même si votre café associatif n’a pas vocation à réaliser des bénéfices, il est essentiel de se familiariser avec les aspects fiscaux avant de se lancer dans un tel projet. Du moment que votre structure générera des revenus grâce à la vente de boissons et/ou de nourriture, vous serez obligés de soumettre une déclaration de revenus dans les situations suivantes :

• Si les revenus provenant de l’exploitation de votre café représentent une part significative des recettes de votre association, quel que soit leur montant.
• Si ces revenus excèdent le seuil annuel de 60 540€ en recettes.
  

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Checklist des étapes essentielles pour créer un bar associatif

1. Formez-vous à l’essentiel, sur le tas ensuite ;
2. Trouvez le concept de votre café associatif, faites une étude de marché pour savoir où vous installer, quand, comment, et avec quels moyens ;
3. Mettez en place un plan financier à présenter à la banques et organismes pouvant subventionner le projet ;
4. Mobilisez les aides et financements nécessaires (Crowfunding, aides sociales, crédits à taux intéressants) ;
5. Trouvez le local, signez le bail commercial ;
6. Lancez le travaux si nécessaire, décorez le bar associatif ;
7. Immatriculez le café associatif au Registre des métiers si vous prévoyez de faire de la vente à emporter ;
8. Déclarez les statuts du café associatif ;
9. Lancez les opérations de communication.

 

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Associations : libérez vous des tâches administratives, Officéo vous apporte son aide !

Besoin d’anticiper l’organisation d’événements associatifs ? Face à un gros projet, vous avez besoin de faire le point avec les autres membres ? Ces articles peuvent vous intéresser :

• Organiser une assemblée générale (AGE ou AGO) ;
• Faire une demande de mise à disposition de personnel communal ;
• Tenir un bar associatif ;
• Ouvrir un restaurant associatif ;
• Pratiquer le travail collaboratif à distance.

Pour créer un café associatif, Avec Officéo, vous pourrez par exemple recevoir un coup de main sur :

• La comptabilité et trésorerie ;
• La rédaction et le suivi de documents destinés aux membres ou administrations externes ;
• Les bilans comptables lors des exercices de clôture ;
• Le règlement des factures fournisseurs, la gestion des devis, les relances de paiement ;
• La réception des appels, la gestion des plannings, le suivi du courrier ou la gestion de votre base contact mail …

Et bien plus encore !

En plus de pouvoir vous soulager de la paperasse administrative en association, avec Officéo vous pouvez déléguer les déclarations sociales et bien plus encore.

• Gestion administrative d’association ;
• Gestion comptable d’association ;
• Déclarations fiscales.

Pour découvrir nos autres services ou toute question, n’hésitez pas à nous appeler au 01 49 70 98 63. Pas le temps pour un coup de fil ? Cliquez sur « NOUS CONTACTER« , nous vous rappelons selon vos disponibilités.

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Comment ça marche ?

Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

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En bref