Combien de temps faut-il garder les documents d'une entreprise ?
ASSISTANT FREELANCE ? ACCÈS CLIENT

Garder les documents d’entreprise : combien de temps ?

Quelles que soit la forme de l’entreprise et l’activité pratiquée, il existe toujours des documents précieux et qui méritent d’être bien conservés. C’est la raison laquelle on y trouve souvent une branche d’archivage. Toutefois la garde d’un tel ou tel dossier doit suivre certains critères comme le nombre d’années à respecter. Ce dernier doit être bien cerné en se référant à la loi prescrite.

duree-garder-docs-entreprise

La durée de conservation des documents comptables d’entreprise

Selon le code du commerce, les livres et registres comptables doivent être gardé au moins 10 ans, à partir de la clôture de ces derniers. Ces documents sont relatifs à des documents d’investissements tels que :

  • les contrats d’investissements,
  • les contrats d’acquisition et de cession de biens fonciers et immobiliers,
  • les contrats et documents relatifs aux participations,
  • les Contrats d’acquisition des autres immobilisations.

Ils sont également attribués à des dossiers reliés aux contrats variés ordre comme :

  • les Contrats d’assurance,
  • les Contrats de prêt, d’emprunt et d’avance, les Marchés,
  • les Contrats de leasing,
  • les factures fournisseurs et clients,
  • les bons de commande, de réception et de livraison.

Tout ce qui est dossier de fiscalité doit également être archivé au moins sur une durée minimale de 10 ans. Ces dossiers se rapportent aux pièces justificatives de TVA et aux documents concernant les taxes, les impôts et les droits.

Les dossiers bancaires, que ce soit les remises en banque, les ordres de virement, les avis de débits et crédit, les relevés bancaires, les avis de débit d’agios, les échelles d’intérêts et toutes les autres pièces bancaires doivent être classés.

La durée légale pour les documents sociaux

De nombreux dispositifs se rapportant aux classements et conservations des documents administratifs ont été élaborés.

  • Le premier concerne les dossiers du personnel comme les pièces comptables sur les salaires, les honoraires et le livre de paie. Il s’agit de l’article L3245-1 du Code du travail qui stipule une durée de 5 ans pour les garder.
  • Pour les pièces liées aux statuts de la société, l’article 2224 du Code Civil prévoir cinq années pour la sauvegarde de ces éléments. Il est à noter que cela prend effet au moment du retrait de la société RCS.
  • Tous les registres des procès–verbaux peuvent, pour leur cas, être conservés également pendant cinq ans selon l’article 2224 du Code Civil.
  • Les différents rapports comme celui du gérant, du Conseil d’administration ainsi que des commissaires en compte ont trois ans de durée de conservation. L’article L235-9 du Code de Commerce en stipule.

Pour tous les autres documents sociaux comme les registres des titres nominatifs ainsi que les rapports divers, ils peuvent être gardés pendant 30 ans.

Nombre d’années de conservation des pièces de la comptabilité

En général, tous les documents qui touchent ce domaine sont à conserver pendant 10 ans. L’article 123-22 du Code du Commerce révèle de plus amples détails sur cette durée.

En tout cas, parmi les pièces qui peuvent être gardées pendant cette durée, on peut citer :

  • le livre journal
  • la balance générale annuelle
  • les comptes auxiliaires
  • les inventaires
  • les bilans et comptes de résultats

Concernant les documents sur les activités commerciales

En se référant à l’article L 123-22 du Code du Commerce, on parvient à une durée légale de 10 ans pour les pièces se rattachées aux activités commerciales. C’est le cas notamment des :

  • commandes des clients
  • accords industriels
  • commandes des fournisseurs
  • contrats commerciaux
  • documents des douanes

Quant à tous les documents relatifs aux actions et parts sociales, et selon l’article 2224 du Code Civil, il y a possibilité de les garder de 5 à 20 ans tout au plus.

La durée sur laquelle garder les autres documents

duree-conservation-documents-entrepriseLes dossiers concernant les actions et parts sociales doivent être mis de côté au moins 5 ans après leur cession ou de leur placement et au plus après 20 ans. Pour les documents commerciaux, il faut compter 10 ans de classement.

Tout ce qui est contrats, copies de lettres envoyées et reçues de nature commerciale demandent 10 ans de classement minimum dans la loi des archives des entreprises.

Les documents qui sont relatifs au personnel comme le registre et état du personnel, les livres de paies, les documents comptables des traitements de salaire, les reçus pour solde de tout compte, les certificats de travail, les bordereaux de paiement des cotisations sociales, les journaux récapitulatifs des charges sociales et les fiches fiscales par salarié demandent 5 ans de conservation.

Les bulletins de paie demandent 10 ans, les fiches individuelles de répartition de la participation et de l’intéressement 30 ans et les dossiers d’accidents du travail ou de maladie professionnelle donnant lieu à réparation sont gardés à durée illimitée.


Officéo s’occupe de vos tâches bureautiques et administratives

Vous développez votre entreprise ? TPE, startup, PME ou encore grande entreprise, la gestion administrative est devenue lourde et très chronophage ? Officéo a mis en place une solution d’externalisation flexible, experte et à la mise en oeuvre rapide. Nous mettons à votre disposition des assistants qualifiés pour se charger de vos tâches administratives.

Vous avez un service à externaliser ? N’hésitez plus ! Contactez-nous au 01 49 70 98 63 ou laissez-nous vos coordonnées via ce formulaire.

Nous avons bien reçu votre demande d’information.
Notre conseiller clientèle vous rappellera conformément à votre souhait.
Nous vous remercions de votre confiance !

L’équipe Officéo

En poursuivant votre navigation, vous acceptez que des cookies soient utilisés à des fins d'analyse, de personnalisation et de reciblage publicitaire.


En savoir plus et paramétrer les cookies.

Nous avons bien reçu votre demande d’information.
Notre conseiller clientèle vous rappellera conformément à votre souhait.
Nous vous remercions de votre confiance !

L’équipe Officéo