SMA France met l’intérim et l’externalisation administrative au défi et tire sa conclusion !

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Enjeux stratégiques et objectifs fixés

Suite à un arrêt maladie se prolongeant au sein de son service ADV, SMA France (filiale française de SMA Solar Technology AG, leader mondial sur le marché des onduleurs photovoltaïques), se trouve confrontée à trois problématiques auxquelles elle doit faire face :

Discontinuités de service au sein du département ADV ;
Surcharge d’activité à assumer en interne par des équipes déjà débordées ;
Difficultés de recrutement sur ce poste.

La DRH recherche donc, en urgence, une solution rapide et agile qui s’adapte à leur besoin et qui permet d’activer des ressources opérationnelles pour libérer les équipes internes sans rentrer dans des processus de recrutement chronophage.

Missions rendues

SMA vise l’excellence opérationnelle. Pour cela, elle décide de confier à Officéo 4 missions principales en ADV / Relation client :

Gestion des commandes
Déclenchement de l’ordre d’expédition des produits
Gestion des factures
Suivi des règlements

Solution et déploiement opérationnel

Pour répondre à ces enjeux et ce besoin d’assistance urgent, Officéo a proposé à SMA France une solution clé en main de flexibilisation du volet administratif de ses fonctions ADV en se conformant aux souhaits du client d’assurer un travail collaboratif avec l’intervenant à mi-temps en intérim.

Pour relever ce défi et assurer une action “commando” et se portant garant de la réussite du projet auprès de SMA France, Officéo a déployé une solution qui s’appuie sur un service à la carte et qui s’adapte aux besoins fluctuants du client.

La solution intègre une ressource experte (3 jours/semaine). Elle travaille en binôme avec l’intérimaire à mi-temps (2 jours/semaine) qui n’a, finalement, pas donné satisfaction au client pour manque d’expertise.

La mission a donc été réajustée par la suite pour s’appuyer sur un squad de 2 ressources Officéo (pour un équivalent temps plein) tout de suite opérationnelles afin de combler un besoin urgent. Les interventions se sont déroulées à 100% sur site, selon le souhait du client.

La solution est pilotée par un Account Manager dédié, accompagné d’un Customer Success Manager, assurant à la fois la conformité aux exigences du cahier des charges, le suivi des missions et donc la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Ultra-flexibilité

Management fluide sur les prestations et ajustement des missions à la hausse comme à la baisse pour s’adapter aux besoins fluctuants du client. En passant d’un ETP de 7 mois à un mi-temps pendant 1 mois en fin d’année (période creuse), puis à nouveau à un ETP pendant 4 mois.

Expertise

Des ressources aux expertises adaptées, autonomes et polyvalentes, avec une expérience de plus de 10 ans dans les grands groupes internationaux. Elles ont une parfaite maîtrise du logiciel SAP comme exigé par le client.

Rapidité

Proposition de deux profils sous 72 heures, une mise en œuvre instantanée de la solution et ressources tout de suite opérationnelles pour combler un besoin urgent.

Résultats

Difficultés de recrutement, besoin urgent et surplus d’activité : Officéo s’impose face à I’intérim.

Continuité de service : aucune perte de temps dans la formation et transfert de compétences rapide et efficace grâce à des profils proactifs et experts. Prise en charge immédiate des sujets ADV en toute autonomie et absorption d’une grande surcharge de travail jusqu’au recrutement en interne.
Solution d’urgence et de transition (initialement d’une durée d’1 mois) s’ancre dans les métiers du client et devient une stratégie d’externalisation à long terme (pendant 1 an) sur un poste en pénurie de recrutement.
Client échaudé par l’intérim, entièrement satisfait de la solution Officéo pendant 8 mois, il a prolongé le contrat pendant 4 mois et a repoussé le recrutement en interne.