HSBC trouve en Officéo l’outsourcer qui coche toutes les cases !

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Enjeux stratégiques et objectifs fixés

Suite à la profusion des sujets administratifs au sein de la direction IT et à une désorganisation interne au sein de plusieurs équipes de sa division HOST, le groupe HSBC (réseau bancaire anglo-saxon et leader international) se trouve confronté à une surcharge de travail énorme au sein de plusieurs départements de plus en plus éloignés de leur coeur d’activité.

HSBC doit ainsi trouver rapidement une solution flexible qui puisse fournir des ressources opérationnelles et expertes pour apporter un soutien administratif à la direction IT et soulager plusieurs équipes et managers submergés.

Ayant une vision stratégique de l’externalisation ainsi qu’une culture interne forte et établie sur ce sujet et dans une optique de sourcer des prestataires outsourcing innovants, le besoin exprimé par la direction achats, avec l’aval du VP Procurement France :

Ne plus recruter en interne sur des fonctions administratives. Connaissant déjà le modèle de l’externalisation, il cherche à moderniser d’avatange leur service ;
Opter pour une solution experte et reconnue dans son domaine, en mesure de répondre aux besoins spécifiques d’équipes techniques internationales ;
Avoir une solution innovante leur permettant d’accéder à un assistanat de direction partagé entre plusieurs directeurs et leur apportant de la flexibilité opérationnelle ;
Trouver un partenaire de confiance avec qui co-construire, main dans la main, ce service d’OM. Bénéficier d’une vraie collaboration, d’un accompagnement et d’un suivi avérés.

Besoins exprimés

Office Management et assistance de direction : gérer le quotidien administratif au sein de la division HOST qui englobe : l’IT, les Opérations, les Achats et l’Immobilier. Le besoin consiste à gérer l’Office Management de l’IT ainsi que d’assurer l’assistanat de direction d’équipes techniques internationales (COO, secrétaire général de HOST, directeurs IT, managers fonctionnels IT, managers opérationnels IT).

Organisation d’événements
Rédaction de CRs de réunions
Suivi de projets et reporting
Gestion des appels et de l’agenda
Gestion des commandes et facturation
Gestion des notes de frais

Solution et déploiement opérationnel

Face à ces enjeux et ce besoin récurrent d’assistance de direction et d’Office Management, Officéo a proposé à HSBC une solution clé en main de flexibilisation de son Office Management en se conformant aux souhaits du client de co-construire ce service en binôme tout en assurant une vraie collaboration, un suivi de projet pointu et un réel accompagnement.

HSBC trouve en Officéo le 1er outsourceur crédible et novateur sur un périmètre nouveau : l’Office Management. Officéo assure une permanence, les assistants sont toujours en astreinte afin de permettre aux directeurs opérationnels et aux managers IT de toujours avoir quelqu’un de disponible pour répondre à leurs besoins.

Se portant garant de la réussite du projet auprès de HSBC, Officéo a déployé une solution qui s’appuie sur un service à la carte s’ajustant à la hausse comme à la baisse à l’activité du client. Elle intègre un squad de 2 ressources expertes pour un équivalent temps plein de 48 heures/semaine. Les interventions se sont déroulées selon une organisation souhaitée par le client alternant le travail sur site et à distance.

La solution est pilotée par un Account Manager Officéo dédié, faisant partie du projet pour suivre les missions et les ajuster selon les besoins fluctuants du client. Il assure, par ailleurs, la conformité aux exigences du cahier des charges et donc la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Fiabilité

Fiabilité du service Officéo côté intervenants (discrétion professionnelle et respect des process du client) en accord avec les exigences de HSBC du fait de la sensibilité du secteur bancaire. Une relation client basée sur la confiance assurant un suivi sécurisé et minutieux des missions.

Expertise

Office Managers experts, high level, bilingues en anglais pour travailler avec le siège à Londres et ayant une longue expérience dans l’assistanat de direction à l’international.

Flexibilité

Management fluide sur les prestations et service à la carte avec une fréquence d’intervention irrégulière selon les besoins fluctuants du client pour toujours assurer une permanence aux directeurs et managers.

Résultats

Un gain de flexibilité opérationnelle au sein des directions, une culture d’entreprise davantage renforcée ➡️ Fruits d’une collaboration de 4 ans

Gain de confort et de flexibilité opérationnelle en interne grâce à un assistanat de direction partagé (in-situ et ex-situ) et à une disponibilité continue d’assistants en astreinte pour répondre à toutes les demandes urgentes à n’importe quel moment et 365 jours/an. Directions IT soulagées de toute la partie administrative et refocussées sur des sujets à plus forte valeur ajoutée ;
Participation au renforcement de la culture interne du groupe : création de cohésion d’équipes grâce à des events, garantie d’un meilleur onboarding et d’un meilleur offboarding des consultants contribuant à l’amélioration de l’image de HSBC ;
Satisfaction totale du client qui trouvait en Officéo un allié tout au long de la collaboration (depuis la création de ce service jusqu’à la fin de la mission) en externalisant la gestion admin. d’équipes internationales elles-mêmes externalisées. Une collaboration d’une durée de 4 ans basée sur des valeurs communes : la confiance et le sens du service.